Création de quarts de travail et attribution de bénévoles

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Créer des postes de travail de bénévolat
• Attribuer des bénévoles à des postes de travail
• Rapprocher les heures des bénévoles une fois l’événement terminé

Création de postes de travail

Jusqu’ici, nous avons créé les deux premiers niveaux de notre structure d’enregistrements de bénévoles :

• Notre campagne, qui constitue le niveau supérieur de la structure. Dans le cas de notre organisation sans but lucratif (fictive) No More Homelessness (NMH), il s’agit de l’événement Bienvenue chez vous.
• Les missions de bénévolat, qui constituent le deuxième niveau de la structure. Dans notre exemple, celles-ci concernaient les équipes de mise en place, de service en salle, de service au bar et de nettoyage.

Il nous reste maintenant à créer le troisième niveau de la structure : les postes de travail de bénévolat.

Les postes de travail de bénévolat correspondent aux dates et aux heures auxquelles la présence de vos bénévoles est nécessaire. Voici les postes de travail de l’événement Bienvenue chez vous de NMH.

Dans Volunteers for Salesforce (V4S), les postes de travail se trouvent dans leurs enregistrements de mission de bénévolat associés, alors ouvrons un enregistrement de mission pour créer notre premier poste de travail.

1. Dans la page de détail de la campagne, cliquez sur l’onglet Associé pour afficher la liste associée Missions de bénévolat.
2. Cliquez sur Bienvenue chez vous – Équipe de mise en place dans la liste associée.
   
   
3. Cliquez sur l’onglet Associé dans l’enregistrement de mission de bénévolat.
4. Cliquez sur Nouveau dans la liste associée Postes de travail de bénévolat.
   
   
5. Renseignez les champs obligatoires. Vous pouvez utiliser les choix d’Enoch, le coordinateur des bénévoles, si vous réalisez les étapes décrites.
   • Date et heure de début : 16 h le jour de l’événement
   • Durée (heures) : 2,00
   • Nombre de bénévoles souhaité : 2. Cette valeur détermine le nombre de personnes qui peuvent s’inscrire à ce poste de travail sur votre site Web et est rattachée aux enregistrements de mission de bénévolat et de campagne.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Le poste de travail de bénévolat de l’équipe de mise en place s’affiche dans la liste associée Quarts de travail de bénévolat de l’enregistrement de mission de bénévolat. Cliquez dessus pour consulter les détails du poste de travail.

Nous avons créé notre premier poste de travail ! Créons maintenant les autres quarts de travail de notre événement.

Création d’équipes supplémentaires

Nous allons créer les quarts de travail de chaque équipe de service (18 h à 20 h et 20 h à 22 h) séparément.

Cette fois, au lieu de rechercher les activités de bénévolat sur la page de détail de la campagne, recherchons-les au sein de l’onglet Activités de bénévolat. Vous pouvez employer la méthode de votre choix pour accéder aux missions.

1. Cliquez sur l’onglet Missions de bénévolat dans l’application Volunteers. Les missions que vous avez créées sont répertoriées dans la vue de liste Missions de bénévolat récentes.
2. Cliquez sur la mission de bénévolat Service en salle.
3. Cliquez sur l’onglet Associé.
4. Cliquez sur Nouveau dans la liste associée Quarts de travail de bénévolat.
5. Renseignez les champs obligatoires. Voici les informations d’Enoch.
   1. Date et heure de début : 18 h le jour de l’événement
   2. Durée (heures) : 2,00
   3. Nombre de bénévoles souhaité : 2
6. Cliquez sur Enregistrer.

À présent, pour le deuxième poste de travail se déroulant de 20 h à 22 h, nous allons cloner le poste de travail comme nous l’avions fait pour les missions de bénévolat.

1. Cliquez sur l’enregistrement de poste de travail de bénévolat que vous venez de créer dans la liste associée de l’enregistrement de mission de bénévolat.
2. Cliquez sur la flèche de menu () dans la barre Actions rapides, puis cliquez sur Cloner.
3. Définissez la date et l’heure de début sur 20 h le jour de l’événement.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour afficher les quarts de travail que vous avez créés, revenez à la mission de bénévolat Service en salle, puis cliquez sur l’onglet Associé.

Vous avez bien travaillé ! Enoch suit le même processus pour créer deux quarts de travail pour le service au bar et un poste de travail relatif à l’équipe de nettoyage.

Confirmation de vos équipes dans le calendrier des équipes

Après avoir créé tous les quarts de travail pour l’événement Bienvenue chez vous, nous pouvons les consulter sur le calendrier des bénévoles dans l’application Volunteers. Ce calendrier est un moyen pratique de voir tous vos quarts de travail de bénévolat au même endroit. Étudions-le de plus près.

1. Dans l’application Volunteers, cliquez sur l’onglet Calendrier des bénévoles.
2. Utilisez les flèches pour faire défiler les mois jusqu’à celui où figurent les quarts de travail que vous avez créés.
3. Cliquez sur le bouton jour pour examiner les quarts de travail de plus près.
   
   
4. Passez votre souris sur les différents postes de travail pour visualiser le nombre de bénévoles confirmés et le nombre de postes de bénévoles encore disponibles. Étant donné que nous venons de configurer ces quarts de travail de bénévolat, le nombre de bénévoles confirmés est partout égal à 0.

Félicitations ! Vous avez créé des enregistrements pour réaliser le suivi de votre événement de levée de fonds, de vos missions de bénévolat et de vos quarts de travail. Maintenant, il est temps de trouver des bénévoles.

Attribution de bénévoles à des équipes

Vous pouvez utiliser V4S pour communiquer au sujet des missions et des quarts de travail sur votre site Web et permettre ainsi aux bénévoles de s’inscrire par eux-mêmes. Nous expliquons comment procéder dans le module Intégration de la gestion des bénévoles à un site Web avec V4S (consultez le lien figurant dans la section Ressources si vous ne voulez pas attendre). Pour l’instant, découvrons comment saisir manuellement des bénévoles.

Lorsque vous attribuez un bénévole à un poste de travail, Salesforce crée un enregistrement d’heures de bénévolat associé aux enregistrements de poste de travail de bénévolat et de contact. Vous pouvez utiliser l’enregistrement d’heures de bénévolat pour assurer le suivi de la durée d’engagement d’un bénévole et notamment indiquer s’il s’est réellement présenté, ce qui, vous en conviendrez, constitue une information plutôt importante.

Le groupe de bénévoles de NMH est si exceptionnel que les quarts de travail sont souvent immédiatement pourvus. Avant même que NMH n’annonce l’événement Bienvenue chez vous sur son site Web, les bénévoles suivants avaient déjà indiqué leur intention de participer :

• Équipe de mise en place : Peter Delauranti et Tiffany Chan
• Service en salle : Jan O’Toole, Chris O’Toole, Mario Gonzales et Dylan Fernandez
• Service au bar : Claire Henry et Mitch Krohn
• Équipe de nettoyage : Shin Shin Hsia et Nathan Booker

Nous devons maintenant associer ces merveilleux bénévoles aux quarts de travail avec des enregistrements d’heures de bénévolat. Utilisons la fonctionnalité Modifier les heures de bénévolat en masse pour procéder à l’inscription de ces personnes. Si vous réalisez les étapes en même temps qu’Enoch, vous pouvez utiliser les noms de ses bénévoles ou saisir des bénévoles de votre propre organisation.

1. Dans le calendrier des bénévoles, cliquez sur le poste de travail de bénévolat Équipe de mise en place.
2. Dans l’enregistrement du poste de travail de bénévolat Équipe de mise en place, cliquez sur l’onglet Associé.
3. Cliquez sur Modifier les heures de bénévolat en masse dans la liste associée Heures de bénévolat.
   
   
4. Vous êtes maintenant sur la page Modification de masse des heures de bénévolat. Saisissons notre équipe de mise en place. Sur la première ligne de la colonne Contact, saisissez le nom Peter Delauranti. Vous pouvez également cliquer sur l’icône de recherche pour retrouver Peter ou un autre contact. Rappelez-vous que si vous ne disposez pas d’enregistrements de contact pour vos bénévoles, vous devez commencer par les créer.
5. Changez le statut de Peter sur Confirmé. NMH utilise le statut Confirmé pour toute personne qui s’inscrit en tant que bénévole. Lorsque le bénévole a réalisé sa mission, NMH remplace le statut par Terminé.
6. Dans la ligne suivante, saisissez (ou recherchez et sélectionnez) le nom Tiffany Chan.
7. Définissez le statut de Tiffany sur Confirmé.
8. Cliquez sur Enregistrer. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer à chaque fois que vous terminez de réaliser vos modifications.

Notre équipe de mise en place est attribuée ! Il est temps de saisir l’équipe de service en salle. La fonctionnalité Modifier les heures de bénévolat en masse peut également vous permettre d’attribuer des heures à différents quarts de travail sans avoir à quitter la fenêtre. Étudions-le de plus près.

1. Dans la liste déroulante Mission de bénévolat, sélectionnez votre mission Service en salle.
2. Dans la liste déroulante Poste de travail de bénévolat, sélectionnez le poste de travail de 18 h.
   
   
3. Sur la première ligne de la colonne Contact, saisissez (ou recherchez et sélectionnez) le nom Jan O’Toole.
4. Changez le statut de Jan sur Confirmé.
5. Sur la deuxième ligne de la colonne Contact, saisissez (ou recherchez et sélectionnez) le nom Chris O’Toole.
6. Définissez le statut de Chris sur Confirmé.
7. Cliquez sur Enregistrer.
8. Dans la liste déroulante Poste de travail de bénévolat, sélectionnez le poste de travail de 20 h.
9. Répétez ces étapes pour ajouter Mario Gonzalez et Dylan Fernandez en tant que bénévoles pour ce poste de travail avec le statut Confirmé.
10. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Attribuez maintenant les bénévoles chargés du service en salle (Claire Henry et Mitch Krohn) et appartenant à l’équipe de nettoyage (Shin Shin Hsia et Nathan Booker). Utilisez tout ce que vous avez appris jusqu’à présent sur la fonctionnalité Modifier les heures de bénévolat en masse pour sélectionner les missions et quarts de travail appropriés dans les menus déroulants. Pensez bien à cliquer sur Enregistrer après avoir terminé de saisir des bénévoles pour un poste de travail.

Les bénévoles sont inscrits. Nous pouvons maintenant organiser le gala Bienvenue chez vous !

Rapprochement des heures de bénévolat

Faisons un saut dans le temps. L’événement est terminé et il a été un franc succès. Les invités ont passé une excellente soirée et NMH a recueilli beaucoup d’argent.

Enoch doit maintenant procéder au rapprochement des heures pendant lesquelles les bénévoles ont travaillé afin de disposer d’une trace précise de leurs efforts.

Vous pouvez suivre les étapes ci-après en utilisant les informations d’Enoch ou en saisissant vos propres données. Encore une fois, utilisons la fonctionnalité bien utile de V4S, Modifier les heures de bénévolat en masse.

1. Dans l’application Volunteers, cliquez sur l’onglet Calendrier des bénévoles.
2. Cliquez sur le poste de travail Équipe de mise en place. La page de détails de l’équipe de bénévoles Mise en place s’ouvre.
3. Cliquez sur l’onglet Associé.
4. Cliquez sur Modifier les heures de bénévolat en masse.
5. Ajustez les heures de travail effectives. Par exemple, si un bénévole a travaillé pendant 2,25 heures au lieu de 2 heures (comme c’est le cas de notre ami Peter Delauranti dans cet exemple), procédez à la modification adéquate.
6. Changez le statut des bénévoles qui étaient présents sur Terminé.
   
   
7. Cliquez sur Enregistrer.

Répétez le processus pour les autres missions et quarts de travail de bénévolat. Cliquez sur Enregistrer après avoir modifié chaque élément.

Mission accomplie !

Avant de vous déconnecter, consultons la campagne pour examiner toutes les heures de bénévolat associées à cet événement important.

1. Dans l’application Volunteers, cliquez sur l’onglet Campagne.
2. Sélectionnez votre campagne dans la liste Campagnes récentes. Enoch choisit l’enregistrement Gala Bienvenue chez vous.
3. Cliquez sur l’onglet Détails et faites défiler l’écran jusqu’à la section Bénévoles pour consulter le cumul des missions de bénévolat, des quarts de travail et des heures effectuées pour l’ensemble de la campagne.
   
   
4. Cliquez sur l’onglet Associé.
5. Dans la liste associée Missions de bénévolat, cliquez sur Afficher tout pour examiner le nombre d’heures effectuées par mission.
   
   
6. Pour afficher les détails d’une mission particulière, cliquez dessus. Les détails affichés comprennent le nombre de quarts de travail, le nombre de bénévoles et le nombres d’heures réalisées.
   
   

Maintenant que vous comprenez les concepts de base de la gestion des campagnes, des missions de bénévolat, des quarts de travail de bénévolat et des heures de bénévolat pour un événement ponctuel dans V4S, découvrons un autre domaine dans lequel l’application peut vous aider : la gestion des événements de bénévolat récurrents.

Nous allons nous y intéresser dans l’unité suivante.

Ressources

• Aide Salesforce : Création d’équipes pour des missions
• Aide Salesforce : Suivi et identification de vos bénévoles
• Aide Salesforce : Gestion, suivi et attribution des bénévoles
• Trailhead : Intégration de la gestion des bénévoles à un site Web avec V4S