Recherche des bons bénévoles
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Rechercher des bénévoles ayant des compétences spécifiques
- Attribuer un bénévole à un quart de travail
- Vérifier si un bénévole est inscrit à un quart de travail
Recherche de bénévoles
Notre organisation sans but lucratif (fictive) No More Homelessness (NMH) a un problème : le bénévole qui cuisine régulièrement dans son centre de logement à court terme Bullard House est malade et ne sera pas disponible pour son prochain quart de travail en semaine.
Le coordinateur des bénévoles de NMH, Enoch, sait que d’autres bénévoles ont des compétences en cuisine, mais il ne se souvient pas du nom de chacun d’entre eux, ni de leurs disponibilités les matins en semaine.
C’est l’occasion d’avoir recours aux fonctionnalités de recherche des bénévoles de Volunteers for Salesforce (V4S) !
(Si vous n’avez pas saisi de données relatives aux compétences et à la disponibilité des bénévoles pour au moins un contact, faites-le maintenant pour pouvoir effectuer la même recherche qu’Enoch).
- Dans l’application Volunteers, cliquez sur l’onglet Trouver des bénévoles.
- Vous remarquerez que vous pouvez effectuer une recherche en utilisant les champs personnalisés relatifs aux bénévoles suivants : Statut du bénévole, Disponibilité du bénévole et Compétences du bénévole. Sélectionnez vos critères de recherche. Enoch recherche des bénévoles répondant aux critères suivants :
- Statut des bénévoles : Actif
- Disponibilité des bénévoles : Semaine, Matin
- Compétences des bénévoles : Cuisine
- Cliquez sur Rechercher pour afficher la liste des contacts correspondants. Enoch trouve des contacts sachant cuisiner et disponibles le matin les jours de la semaine. Vive notre ami Peter Delauranti !
Remarque
Votre administrateur peut également étendre les critères de recherche pour inclure davantage de champs de l’enregistrement de contact, si nécessaire. Pour en savoir plus, consultez la documentation de V4S figurant en lien dans la section Ressources.
Attribution d’un bénévole à partir de la page des résultats de recherche
Maintenant qu’Enoch a trouvé le bon bénévole, il peut l’attribuer à la mission de bénévolat Service de repas de Bullard House.
Nous avons vu comment saisir des campagnes, des missions de bénévolat et des quarts de travail de bénévolat dans le module Inscription des bénévoles dans V4S, dont le lien figure dans la section Ressources. (Si vous n’avez pas saisi les mêmes informations qu’Enoch en ce qui concerne les campagnes, les missions et les quarts de travail, vous pouvez utiliser les données de votre organisation et attribuer le bénévole à la mission de votre choix.)
- Dans la section Bénévoles, sélectionnez les bénévoles que vous avez choisis en cochant la case à côté de leur nom. Enoch sélectionne Peter Delauranti.
- Dans la section Attribuer à une mission ou à un quart de travail, sélectionnez la campagne, la mission de bénévolat, le quart de travail de bénévolat et le statut à partir des listes de sélection. Lorsque vous effectuez la sélection dans cet ordre, cela a pour effet de filtrer la liste suivante de sorte qu’elle affiche les enregistrements associés : voilà l’un des avantages d’avoir des données bien structurées ! Voici les choix d’Enoch :
- Campagne : Services de restauration
- Mission de bénévolat : Service de repas de Bullard House
- Équipe de bénévoles : Le quart de travail prévu pour jeudi prochain
- État : Inscription Web. Ici, nous trichons un peu pour nous assurer que l’e-mail de remerciement automatisé sera bien envoyé. La règle de flux de travail par défaut relative à l’e-mail de remerciement automatisé requiert cette valeur. Nous utilisons donc cette valeur par défaut pour présenter son fonctionnement. Votre administrateur peut (et doit) configurer des règles et des statuts de flux de travail pour éviter d’utiliser une telle technique. (Si vous utilisez un vrai contact, veillez à ce qu’aucun e-mail ne lui soit envoyé maintenant !)
- Heures :
3
- Cliquez sur Attribuer.
Enoch a inscrit Peter pour remplacer le cuisinier habituel de Bullard House jeudi. La catastrophe a été évitée !
Comme Enoch utilise la fonctionnalité d’envoi d’e-mail automatisé de V4S, il sait que Peter est immédiatement notifié de son nouveau quart de travail de bénévolat. Nous aborderons ce point plus loin.
Vérification de l’inscription
Pour vérifier que Peter est bien inscrit au quart de travail, examinons la liste associée Heures de bénévolat dans son enregistrement de contact.
- Sur la page Recherche de bénévoles, cliquez sur le nom du contact. Enoch clique sur le nom de Peter.
- Dans l’enregistrement de contact, cliquez sur l’onglet Associé.
- Faites défiler la page jusqu’à la liste associée Heures de bénévolat. Le quart de travail que vous venez d’ajouter devrait apparaître dans la liste associée. Vous avez bien travaillé !
Remarque
Si la liste associée Heures de bénévolat n’est pas affichée, il peut s’avérer nécessaire que votre administrateur l’ajoute à la présentation de page de contact.
Maintenant que Peter est inscrit au quart de travail, découvrons comment nous pouvons rester en contact avec lui et d’autres bénévoles. Nous commencerons l’unité suivante en abordant cette thématique.