Gestion des e-mails et des rapports de participation des bénévoles

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Comprendre le fonctionnement des e-mails automatisés dans Volunteers for Salesforce (V4S)
Envoyer manuellement des e-mails en masse à vos bénévoles à l’aide de modèles.
Utiliser un tableau de bord pour comprendre l’activité de vos bénévoles

Automatisation de l’envoi d’e-mails aux bénévoles

Comme vous souhaitez que vos bénévoles puissent facilement apporter leur aide, il est extrêmement important de leur fournir les informations dont ils ont besoin, et ce, quand ils en ont besoin.

Cependant la gestion de tous ces e-mails prend du temps. Heureusement, Volunteers for Salesforce (V4S) propose des modèles d’e-mail préconfigurés pour tous les messages adressés habituellement aux bénévoles.

V4S inclut également une automatisation qui déclenche l’envoi des e-mails aux moments opportuns. Votre administrateur peut désactiver ou modifier l’automatisation pour l’adapter aux besoins de votre organisation.

Tout d’abord, examinons l’ensemble des modèles d’e-mails que propose V4S.

Dans Configuration, saisissez Modèles d’e-mail dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Modèles d’e-mail Classic.
Dans la liste déroulante Dossier, sélectionnez Modèles d’e-mail pour bénévoles. La liste complète des modèles de V4S s’affiche.
Étant donné qu’Enoch, le coordinateur des bénévoles de notre organisation sans but lucratif (fictive) No More Homelessness (NMH), vient d’attribuer son bénévole, Peter, à un quart de travail au centre Bullard House de NMH, il clique sur Remerciement pour l’inscription à une mission de bénévolat.

Examinons ce modèle d’e-mail.

Aperçu HTML de l’e-mail avec des champs de fusion

Le modèle contient un texte et des champs de fusion qui extraient les données des objets et des champs V4S. L’e-mail que reçoit Peter se présente comme suit. L’e-mail de rappel que reçoit Peter avec une description de la mission de bénévolat, l’horaire de son quart de travail et le lieu où se déroule la mission

Bien entendu, vous pouvez créer vos propres modèles pour n’importe quelle notification par e-mail. Vous pouvez également modifier les modèles d’e-mails existants pour ajouter entre autres des images et des mises en forme afin de rendre vos e-mails encore plus efficaces et captivants. Consultez Configuration des notifications par e-mail et des modèles d’e-mail dans la section Ressources pour en savoir plus.

Remarque

Si vous souhaitez modifier la règle de flux de travail qui envoie cet e-mail (ou en créer une), consultez la documentation et les liens d’aide figurant dans la section Ressources.

Envoi manuel d’e-mails aux bénévoles

L’automatisation est très utile, mais parfois, vous avez besoin d’envoyer immédiatement un e-mail aux bénévoles. Par exemple, NMH envoie des e-mails aux bénévoles lorsqu’un événement est annulé, pour leur communiquer des informations supplémentaires ou pour leur rappeler que leur quart de travail approche. V4S permet d’envoyer tous ces types de messages.

Observons comment Enoch envoie des e-mails à ses bénévoles pour les informer que leur quart de travail aura bientôt lieu.

Une nouvelle fois, si vous souhaitez suivre les étapes que nous énonçons mais que vous n’avez pas saisi les mêmes données de contact, de campagne, de mission et de quart de travail que celles de notre exemple, vous pouvez utiliser les données correspondantes de votre propre organisation. Cependant, ne vous précipitez pas ! Si vous suivez ces étapes et cliquez sur Envoyer, Salesforce enverra un e-mail à tous les bénévoles que vous avez sélectionnés et qui disposent d’une adresse e-mail valide. Vous avez bien lu : ils recevront un véritable e-mail dans leurs boîtes de réception réelles. Alors, soyez prudent !

Cliquez sur l’onglet Calendrier des bénévoles dans l’application Volunteers.
Cliquez sur un quart de travail auquel des bénévoles sont attribués pour ouvrir l’enregistrement du quart de travail de bénévolat.
Dans l’enregistrement du quart de travail de bénévolat, cliquez sur la flèche de menu () dans la barre Actions rapides, puis sur Envoi e-mail aux bénévoles en masse. Vous pouvez retrouver cette option au sein de l’enregistrement de mission de bénévolat, mais, dans ce cas, l’e-mail sera envoyé à tous les bénévoles attribués à tous les quarts de travail associés à la mission.
La page Envoi e-mail aux bénévoles en masse permet d’ajuster tous les détails relatifs à l’e-mail que vous allez envoyer. Vérifions chaque champ et renseignons quelques détails.
1. De : sélectionnez la personne destinataire des réponses envoyées par les bénévoles. Comme Enoch est le coordinateur des bénévoles de NMH, il sélectionne son nom.
2. E-mail aux bénévoles avec statut : vous pouvez limiter l’envoi de l’e-mail aux bénévoles associés à un statut spécifique, par exemple Confirmé ou Prospect. Enoch sélectionne Confirmé.
3. Inclure les contacts une fois seulement : cette option empêche que le même e-mail soit envoyé plusieurs fois aux contacts. Elle est utile lorsque vous utilisez la fonctionnalité Envoi e-mail aux bénévoles en masse à partir d’un enregistrement de mission de bénévolat, car il se peut qu’un même contact se soit inscrit à plusieurs quarts de travail de bénévolat. Enoch ne sélectionne pas cette option pour l’instant.
4. Saisir une activité pour chaque e-mail : cette option crée un enregistrement d’activité lié à l’enregistrement de contact du bénévole. Comme Enoch souhaite suivre les e-mails envoyés et leurs destinataires, il sélectionne cette option.
5. Choix du type de modèle : l’objet que vous sélectionnez doit correspondre à l’objet sur lequel s’appuie le modèle d’e-mail. Enoch choisit Quart de travail de bénévolat.
6. Modèle d’e-mail : choisissez le modèle d’e-mail que vous souhaitez envoyer. Enoch choisit le modèle Rappel de quart de travail de bénévolat et un aperçu apparaît sous ce champ.
Cliquez sur Envoyer.

Grâce à seulement quelques actions, tous vos bénévoles sont maintenant informés.

Affichage des rapports et des tableaux de bord sur les bénévoles

V4S propose des rapports et des tableaux de bord qui fournissent divers types d’informations sur vos programmes de bénévolat. Vous pouvez utiliser ces rapports et tableaux de bord pour analyser les tendances des bénévoles et choisir où investir les efforts de vos bénévoles.

V4S fournit plus de 25 rapports différents, avec notamment des listes des missions disponibles, des principaux bénévoles, des quarts de travail à venir et des personnes qui ont participé à des missions de bénévolat le mois dernier. (Pour découvrir la liste complète des rapports, reportez-vous au lien de documentation figurant dans la section Ressources.)

V4S offre également un tableau de bord pratique qui contient une multitude de données pertinentes. Examinons le tableau de bord Bénévoles.

Cliquez sur l’onglet Tableaux de bord.
Cliquez sur Tous les tableaux de bord.
Recherchez et sélectionnez le tableau de bord Bénévoles.

Le tableau de bord s’affiche.

Le tableau de bord Bénévoles avec un tableau de classement des bénévoles, un tableau des meilleurs bénévoles par heures récentes, un graphique à barres des heures de bénévolat par mois et des jauges indiquant le nombre total d’heures cette année, le nombre total de bénévoles cette année et le nombre de bénévoles uniques cette année

Vous pouvez consulter les informations. Vous avez découvert comment V4S peut simplifier l’ensemble des tâches administratives en lien avec la gestion des bénévoles. Alors, commencez à utiliser V4S dans votre propre organisation et voyez par vous-même les incroyables avantages qu’il peut apporter.