Organisation de vos données avec NPSP
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Décrire comment Salesforce organise les données en objets, enregistrements et champs
- Expliquer les enregistrements NPSP pour le suivi des personnes, des organisations, des dons et de votre travail
Présentation des objets, des champs et des enregistrements Salesforce
Dans Salesforce, les données sont organisées par objets, champs et enregistrements.
Si vous n’avez pas l’habitude des systèmes de gestion de la relation client (CRM) tels que Salesforce, le fait de considérer ces différents éléments comme faisant partie d’une feuille de calcul peut vous aider.
Supposons que vous disposiez d’un fichier de classeurs avec plusieurs feuilles de calcul, une pour les contacts, une pour les dons, etc. Vous enregistrez différents types d’informations dans différentes feuilles, par exemple les informations sur les donateurs dans l’une, celles sur les dons dans l’autre. Dans Salesforce, chacune de ces feuilles serait un objet, soit un moyen de stocker des informations standard sur quelque chose.
Sur votre feuille de calcul de contacts, certaines colonnes ont des en-têtes standard et des lignes qui contiennent des informations sur chaque contact. Dans Salesforce, chacune de ces colonnes serait un champ qui stocke des informations spécifiques à propos d’une entité. Chaque rangée serait un enregistrement, utilisé pour stocker les détails d’un contact spécifique.
Voici une feuille de calcul de contacts.
Découvrez à présent les mêmes données organisées dans un enregistrement Salesforce.
Chaque enregistrement Salesforce peut également être lié à d’autres enregistrements d’autres objets. Ainsi, notre contact peut être automatiquement lié à un compte de foyer (ces enregistrements sont détaillés plus bas), à des dons, à des paiements, à d’autres contacts, à d’autres comptes, etc.
Maintenant que nous avons abordé les bases des CRM, intéressons-nous aux objets que vous utilisez le plus dans NPSP.
Suivi des personnes et des organisations dans NPSP
Commençons par les objets que vous utilisez pour suivre les individus et les organisations. Après tout, NPSP est conçu pour établir des relations qui favorisent le changement et vous mettent en contact avec les personnes qui se soucient de votre cause.
Les informations sur vos donateurs, bénévoles et autres parties prenantes individuelles sont stockées dans les enregistrements d’objets Contact. Il s’agit d’enregistrements standard inclus dans n’importe quelle instance Salesforce. Chaque enregistrement de contact représente une personne et suit les détails sur la façon de la contacter. Les contacts peuvent être liés à d’autres enregistrements pour suivre leurs dons et d’autres interactions et détails. De plus, avec NPSP, des champs cumulatifs spéciaux vous montrent combien chaque donateur a donné au cours de sa vie et sur d’autres périodes.
Remarque
Vous pouvez également stocker des informations sur des personnes dans les enregistrements d’objets Piste, qui suivent les personnes intéressées par votre cause, mais qui ne sont pas encore des contacts. Par exemple, vous pouvez choisir d’utiliser des pistes pour les personnes qui vous donnent leurs coordonnées afin de recevoir un bulletin d’information. Lorsqu’elles font un don, deviennent bénévoles ou entreprennent une autre action, vous pouvez convertir leur enregistrement de piste en enregistrement de contact.
Dans Salesforce, l’objet Compte est principalement utilisé pour suivre des entreprises ou d’autres organisations. Dans NPSP, nous étendons l’objet Compte afin qu’il en existe deux types.
- Les enregistrements Compte de foyer suivent un groupe d’enregistrements de contact. Ils représentent une ou plusieurs personnes vivant dans le même logement ou faisant partie de la même famille. Les comptes de foyer incluent des fonctionnalités de gestion des adresses et des champs qui génèrent automatiquement des salutations formelles et informelles pour les appels par courrier direct et autres types de communication. Un enregistrement de compte de foyer est automatiquement créé pour un nouveau contact lorsque celui-ci n’est pas associé à un compte. Cette fonctionnalité est propre à NPSP.
- Les enregistrements Compte d’organisation fonctionnent comme des enregistrements de compte dans presque toute l’interface Salesforce, en suivant les entreprises et d’autres groupes. Vous pouvez utiliser des comptes d’organisation pour gérer vos relations avec des fondations, des entreprises donatrices, des écoles, des gouvernements ou d’autres organisations sans but lucratif.
NPSP inclut également deux objets personnalisés supplémentaires pour vous aider à suivre les connexions des parties prenantes. Les enregistrements Relation suivent les relations des contacts individuels entre eux, comme les conjoints, les parents, les enfants, les frères et sœurs ou encore les amis. Les enregistrements Affiliation relient les contacts aux organisations, vous permettant de savoir si quelqu’un travaille dans une organisation, siège au conseil d’administration d’une autre organisation sans but lucratif ou est membre d’une congrégation religieuse particulière.
Pour en savoir plus sur tous ces objets et enregistrements, consultez le lien Gestion des données sur les parties prenantes à l’aide de Nonprofit Success Pack dans Ressources.
Suivi des dons dans NPSP
Une fois que vos contacts et vos comptes sont dans Salesforce, il est temps de se mettre au travail et de collecter des fonds.
NPSP utilise l’objet standard Salesforce Opportunité pour suivre les dons et les revenus de toutes sortes. Six types d’enregistrements d’opportunité sont inclus dans NPSP (dons, subventions, dons importants, dons en nature, dons jumelés et adhésions) et vous pouvez en ajouter d’autres si nécessaire. Chaque type d’enregistrement d’opportunité peut être personnalisé avec les champs, le processus et les conseils requis pour ce type de don. Par exemple, un processus compliqué, comme une subvention ou un don important, peut être suivi différemment d’un simple don annuel en une seule étape.
Lorsqu’un donateur fait un don ou une promesse de don, vous suivez ce revenu à l’aide d’un enregistrement d’objet Paiement. Un ou plusieurs paiements peuvent être associés à une seule opportunité afin de suivre la façon dont un donateur souhaite payer et peuvent être utilisés pour suivre les remboursements si nécessaire.
NPSP comprend également un objet Don récurrent pour suivre les dons réguliers. Les enregistrements de dons récurrents créent automatiquement des enregistrements d’opportunité et de paiement lorsqu’un donateur est censé faire un don.
Vous pouvez également suivre la manière dont un don doit être dépensé en utilisant les enregistrements d’objets Unité de comptabilité générale (UCG) et Allocation UCG. À l’aide des UCG et des allocations, vous pouvez suivre les revenus de vos fonds annuels, d’une campagne de financement et de tout autre fonds spécial que vous utilisez.
Enfin, en utilisant des objets tels que Rôle du contact de l’opportunité, Crédit indirect partiel et d’autres, vous pouvez suivre automatiquement ce qui a influencé un don, une collecte de fonds bénévole, par exemple, même si l’argent n’a pas été donné directement par le contact.
Suivez le parcours Collecte de fonds avec Salesforce pour les organisations sans but lucratif afin d’acquérir de l’expérience avec ces outils.
Suivi de votre travail et vos processus
Il y a beaucoup de travail avant qu’un don ne soit fait, et NPSP comprend plusieurs outils pour vous aider à gérer vos tâches quotidiennes et à échanger avec les parties prenantes.
L’objet Campagne est utilisé pour créer des enregistrements qui regroupent les contacts et les pistes, puis pour suivre leur implication dans un ensemble planifié de communications (numériques ou analogiques) qui amènent vers un objectif spécifique. Il peut s’agir de dons, d’inscriptions de bénévoles ou de ventes de sacs en tissu.
L’objet Niveau vous aide à segmenter ces campagnes. Les niveaux sont utilisés pour évaluer et regrouper le niveau d’engagement d’un contact ou d’un compte en fonction de critères que vous déterminez. Par exemple, vous pouvez créer un niveau Donateur important pour vos principaux soutiens.
Vous pouvez également utiliser NPSP et Salesforce pour suivre vos tâches, événements et e-mails dans la chronologie des activités. Ensuite, utilisez l’objet Plan d’engagement pour attribuer automatiquement des tâches à votre équipe lorsqu’une partie prenante atteint un certain niveau d’engagement, afin que vous puissiez la faire passer à l’étape suivante.
Consultez le parcours Mobilisation des membres avec Salesforce pour les organisations sans but lucratif pour plus de détails sur ces outils.
Il est utile de voir comment tous les objets fonctionnent en pratique pour mieux comprendre NPSP. Ainsi, dans l’unité suivante, nous rencontrons nos amis de l’organisation sans but lucratif fictive No More Homelessness (NMH) et observons comment ils utilisent NPSP pour gérer leurs relations.
