Création et gestion d’engagements de dons
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Créer et planifier un engagement de don
- Ajouter une désignation à un engagement de don
- Gérer les modifications apportées aux engagements de don
Définition de vos types d’engagements de don
Les engagements de don correspondent à une promesse de don, à savoir à un don planifié, mais qui n’est pas entièrement payé d’emblée. Vous pouvez utiliser les engagements de don pour suivre de nombreux types de promesses, notamment les suivants :
- Les dons récurrents, comme les dons mensuels
- Les propositions de subventions acceptées, telles qu’une subvention pluriannuelle de la part d’une fondation ou d’un gouvernement payée sous forme de versements annuels.
- Les dons planifiés, comme un legs à payer à partir de la succession d’un donateur après son décès.
- Les promesses de dons, comme les dons importants qui sont payés en plusieurs versements ou après que certains critères ont été remplis.
Dans Collecte de fonds, vous pouvez suivre chacun de ces engagements de don à l’aide de types d’enregistrements. Dans Salesforce, les types d’enregistrements vous aident à utiliser différentes valeurs de liste de sélection et présentations de page sur le même objet. Lorsque vous configurez Collecte de fonds, travaillez en collaboration avec votre équipe pour déterminer comment vous souhaitez suivre les différents types d’engagements de don et configurez un type d’enregistrement pour chacun d’entre eux.
Ajout d’un engagement de don
Eddie reçoit un don de Brandy Lozano, qui soutient depuis longtemps HNMI. Brandy souhaite mettre en place un don récurrent afin de donner 25 $ le premier jour de chaque mois au profit du programme de distribution alimentaire de HNMI, son programme de prédilection.
Suivez Eddie lors du processus de création de l’engagement de don.
- Dans l’outil App Launcher (Lanceur d’application) (
), cherchez et sélectionnez Dashboards Gift Commitments (Engagements de don).
- Cliquez sur Nouveau.
- Spécifiez les détails suivants.
- Donor (Donateur) : Brandy Lozano
- Status (Statut) : Brouillon
- Name (Nom) :
Brandy Lozano - Recurring Donation(Brandy Lozano – Don récurrent)
- Description :
A recurring $25 monthly donation.(Don récurrent mensuel de 25 $.) - Type de planification : Recurring (Récurrent)
- Campagne : Giving Tuesday
- Donor (Donateur) : Brandy Lozano
- Enregistrez votre travail.
Le champ Campaign (Campagne) est utile pour établir des rapports, dans la mesure où il indique la source des dons et l’activité qui génère le plus de dons parmi celles que vous menez.
Ajout d’une désignation à un engagement de don
L’enregistrement de l’engagement de don ne contient pas encore toutes les informations dont Eddie a besoin. Gardez à l’esprit que Brandy souhaite soutenir spécifiquement le programme de distribution alimentaire de HNMI.
Pour associer un engagement de don et une désignation de don, utilisez l’objet Gift Default Designation (Désignation par défaut de don). Créez des désignations par défaut de don à l’aide du flux sur l’enregistrement de l’engagement de don pour automatiser la création d’enregistrements et les mises à jour de données nécessaires. Lancez le flux dans le composant Gift Commitment Setup (Configuration de l’engagement de don) ou utilisez un bouton d’action rapide. Suivons Eddie dans l’utilisation du bouton d’action rapide.
- Sur l’enregistrement Brandy Lozano - Recurring Donation (Brandy Lozano - Don récurrent), cliquez sur Manage Gift Default Designations (Gérer les désignations par défaut de don).
- Dans le champ Designation (Désignation), cliquez sur
, puis recherchez et sélectionnez Food Distribution (Distribution alimentaire), à savoir la désignation de don que vous avez paramétrée dans l’unité précédente.
- Laissez la valeur du champ Percentage (Pourcentage) sur
100.00%(100,00 %).
- Enregistrez votre travail.
Vous avez la possibilité de répartir l’engagement de don entre plusieurs désignations de don et d’indiquer le pourcentage qui revient à chacune d’elles. Brandy se limite exclusivement au programme de distribution alimentaire, mais certains dons sont répartis entre les distributions du programme ou bien entre les distributions non affectées et les distributions réalisées dans le cadre de la campagne de financement.
Les désignations par défaut de don peuvent provenir d’autres enregistrements. Si une campagne est par exemple associée à un engagement de don, ce dernier récupère les désignations par défaut de don de la campagne. De la même manière, les transactions de don récupèrent les désignations par défaut de don d’un engagement de don associé. Reportez-vous à la page Présentation des désignations de don dans l’aide Salesforce pour obtenir plus de détails.
Planification d’un engagement de don
La date à laquelle le don sera effectué est un aspect important lorsque l’on parle d’engagement de don. Celle-ci fait l’objet d’un suivi à l’aide de l’objet Gift Commitment Schedule (Planification de l’engagement de don). L’objet comprend des informations relatives à la date d’effet du don récurrent, à la valeur de chaque paiement, ainsi qu’aux modalités et à la fréquence à laquelle il est effectué. Brandy veut effectuer un don mensuel de 25 $ le premier jour de chaque mois. Suivez Eddie lors de l’élaboration de la planification de l’engagement de don afin de suivre ces informations.
- Sur l’enregistrement Brandy Lozano - Recurring Donation (Brandy Lozano - Don récurrent), cliquez sur Manage Gift Commitment Schedules (Gérer les planifications d’engagement de dons).
- Spécifiez les détails suivants :
- Date de début : le premier jour du mois suivant.
- Date de fin : laissez vide. L’engagement de Brandy correspond à un don récurrent à durée indéterminée qui ne prend fin que lorsque le donateur le demande.
- Gift Transaction Period (Période de la transaction de don) : Monthly (Mensuelle)
- Gift Transaction Interval (Intervalle de la transaction de don) : 1, pour indiquer que le don récurrent est effectué chaque mois.
- Gift Transaction Amount (Montant de la transaction de don) :
25
- Gift Transaction Day (Jour de la transaction de don) : 1, pour le premier jour du mois.
- Mode de paiement : Check (Chèque)
- Campagne : ce champ est déjà rempli, car il récupère la valeur figurant dans l’engagement de don.
- Date de début : le premier jour du mois suivant.
- Enregistrez votre travail.
Dans le composant Upcoming Gift Transactions (Transactions de don à venir) sur la page de l’enregistrement, cliquez sur 
. L’engagement de don planifie automatiquement plusieurs transactions de don à venir. Vous allez découvrir ces transactions de don dans la prochaine unité.
Avant de continuer, il reste encore une chose à faire. Sur l’enregistrement Brandy Lozano - Recurring Donation (Brandy Lozano - Don récurrent), changez le statut en Active (Actif). Maintenant que vous disposez de l’ensemble des informations, Eddie et son équipe peuvent se servir de cet engagement de don.
Collecte de fonds comprend une automatisation permettant de traiter des engagements de don en fonction de la planification d’engagement de don et des transactions de don associées. Reportez-vous à la page Traitement des engagements de don dans l’aide Salesforce pour obtenir plus de détails.
Gestion des engagements de don
Pour une meilleure visibilité sur les revenus futurs, les engagements de dons incluent des champs qui affichent les revenus attendus pour le mois, le trimestre et l’année en cours, ainsi que pour l’année suivante. Vous pouvez retrouver l’ensemble de ces champs dans la section Projected Committed Revenue Information (Informations sur le revenu engagé projeté) d’un engagement de don.
Ces champs de revenus partent du principe qu’aucune modification du calendrier d’engagement des dons ne sera effectuée, mais vous savez que les donateurs doivent parfois revoir leurs plans.
Brandy peut par exemple décider qu’elle souhaite augmenter ou diminuer le montant qu’elle donne chaque mois. Elle peut également décider qu’elle souhaite effectuer son don le troisième jour de chaque mois, et non le premier. Elle peut aussi suspendre son don récurrent à HNMI ou y mettre fin.
Collecte de fonds comprend des flux permettant de gérer un engagement de don et de traiter rapidement ces demandes. Passons en revue quelques-uns de ces flux.
Mettre à niveau / Rétrograder
Utilisez Upgrade | Downgrade (Mettre à niveau / Rétrograder) pour modifier la fréquence, le montant et le mode de paiement d’un engagement de don, à partir d’une date spécifique.
Pause (Suspendre)
Utilisez Pause (Suspendre) pour suspendre les transactions liées à un engagement de don. Vous pouvez sélectionner une période spécifique pendant laquelle l’engagement de don sera suspendu et indiquer la raison de cette interruption (par exemple, une difficulté financière temporaire). Si un engagement de don est suspendu, utilisez Resume (Reprendre) pour le relancer.
Fermer l'engagement de don
Il est difficile de dire au revoir, mais il est simple de mettre fin à un engagement de don. Utilisez Close Gift Commitment (Fermer l’engagement de don) pour mettre fin à l’engagement et faire passer toutes les transactions de don impayées ou ayant échoué associées au statut Canceled (Annulé) ou Written Off (Radié).
Vous pouvez également utiliser certains de ces flux à partir du compte personnel d’un donateur à l’aide du profil d’assistance du donateur. Si un donateur vous appelle et demande une modification, il peut être plus facile de trouver l’enregistrement de compte personnel du donateur qu’un engagement de don spécifique.
En outre, si vous apportez l’une de ces modifications, les champs correspondant aux revenus prévus seront automatiquement recalculés afin de correspondre aux nouveaux revenus prévus de l’engagement de don.
Maintenant que vous comprenez les principes de base des engagements de don ainsi que leur fonctionnement, il est temps de passer aux transactions et à la manière dont vous suivez les paiements en fonction des engagements et des dons ponctuels.