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Exportation de données

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Présenter et comparer deux méthodes d'exportation de données depuis Salesforce
  • Exporter manuellement des données à l'aide de l'Assistant d'exportation de données
  • Configurer l'exportation automatique de données selon un planning hebdomadaire ou mensuel

Présentation de l'exportation de données

Vous pouvez aisément exporter des données à partir de Salesforce, manuellement ou via un planning automatique. Les données sont exportées dans une série de fichiers CSV (valeurs séparées par une virgule). Les outils d’exportation de données facilitent l'obtention d'une copie de vos données en vue de les sauvegarder ou de les importer dans un autre système.

Salesforce offre deux méthodes principales d'exportation de données.

  • Assistant d'exportation de données : cet assistant intégré au navigateur est accessible via le menu Configuration. Il permet d'exporter manuellement des données tous les 7 jours (exportation hebdomadaire) ou tous les 29 jours (exportation mensuelle). Vous pouvez également exporter automatiquement des données à une fréquence hebdomadaire ou mensuelle. Les exportations hebdomadaires sont disponibles dans les éditions Enterprise, Performance et Unlimited. Dans Professional Edition ou Developer Edition, vous pouvez générer des fichiers de sauvegarde seulement tous les 29 jours, ou automatiquement à intervalle mensuel.
  • Data Loader : cette application cliente doit être installée séparément. Il peut être exécuté via l'interface utilisateur ou la ligne de commande. La dernière option est utile pour automatiser le processus d'exportation ou utiliser des API pour l'intégration à un autre système.

Utilisation de l'assistant d'exportation de données

Get Cloudy est une société de consultation en haute technologie qui se spécialise dans les implémentations CRM. Charnice Jones-Bauer, analyste financier de Get Cloudy, sait que la perte de données peut avoir des conséquences financières importantes pour l'entreprise. Par conséquent, elle organise une réunion avec l'administrateur Salesforce Chinua Toure, dans la cafétéria des employés, pour évoquer les sauvegardes. Chinua explique qu'il automatise des sauvegardes hebdomadaires avec l'Assistant d'exportation de données.

Charnice et Chinua discutent des sauvegardes de données

Pour exporter des données à l'aide de l'assistant, procédez comme suit :

  1. Dans Configuration, saisissez Export de données dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Export de données, et Exporter maintenant ou Planifier l’exportation.
    • L'option Exporter maintenant prépare les fichiers à une exportation immédiate. Cette option est disponible uniquement si suffisamment de temps s'est écoulé depuis votre dernière exportation.
    • L'option Planifier l'exportation permet de programmer le processus d'exportation une fois par semaine ou une fois par mois.
  2. Sélectionnez le codage souhaité pour votre fichier d'exportation.
  3. Si vous souhaitez inclure des images, des documents et des pièces jointes dans vos données, sélectionnez les options appropriées.
  4. Sélectionnez Remplacer les retours à la ligne par des espaces pour insérer des espaces à la place des retours à la ligne ou des sauts de ligne dans les fichiers d’exportation. Cette option est utile si vous envisagez d'utiliser vos fichiers d'exportation pour importer des données ou effectuer d'autres intégrations.
  5. Si vous planifiez votre exportation, sélectionnez la fréquence (disponible uniquement pour les organisations avec des exportations mensuelles), les dates de début et de fin ainsi que l'heure de lancement de l'exportation.
  6. Sous Données exportées, sélectionnez les types de données à inclure dans votre exportation. Nous vous recommandons de sélectionner Inclure toutes les données si vous ne maîtrisez pas la terminologie propre à certains types de données.
  7. Cliquez sur Démarrer l'exportation ou sur Enregistrer. Salesforce crée une archive zip de fichiers CSV et vous l'envoie par e-mail lorsqu'elle est prête. Les exportations seront terminées dès que possible, mais nous ne pouvons pas garantir une date et une heure de fin. Les exportations volumineuses sont divisées en plusieurs fichiers. Suivez le lien de l'e-mail ou cliquez sur Exportation de données pour télécharger le fichier zip. Les fichiers zip sont supprimés 48 heures après l'envoi de l'e-mail.