Actions rapides pour vos utilisateurs

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Expliquer comment les actions aident vos utilisateurs
  
• Présenter la différence entre actions spécifiques à l'objet et actions globales
  
• Créer une action et l'ajouter à une présentation de page
  

Accessibilité

Cette unité nécessite des instructions supplémentaires pour les utilisateurs de lecteurs d’écran. Pour accéder à une version détaillée du lecteur d’écran de cet appareil, cliquez sur le lien ci-dessous :

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Actions rapides

Vous connaissez le dicton : il faut juger les individus d'après leurs actes. Il se vérifie dans Salesforce, vos utilisateurs vous jugeront positivement si vous leur accordez l’accès à des actions personnalisées extraordinaires.

Les actions permettent à vos utilisateurs d'effectuer rapidement des tâches telles que créer des enregistrements, consigner des appels, envoyer des e-mails, et plus encore. Grâce aux actions personnalisées, vous pouvez simplifier la navigation et le flux de travail de vos utilisateurs en leur offrant un accès rapide aux informations les plus importantes.

Lorsque vous réfléchissez aux actions que vous envisagez de créer, demandez aux utilisateurs ce qu'ils souhaitent vraiment faire. Par exemple, vous pouvez créer une action Commande d'urgence pour votre société de restauration qui permet de passer immédiatement des commandes pour les aliments manquants ou supplémentaires. La création d'actions dont vos utilisateurs ont besoin peut favoriser l'adoption au sein de votre organisation et être très appréciée par vos utilisateurs !

Dans les unités précédentes, nous avons esquivé les sections d'actions de la présentation de page d'objet. Dans cette unité, nous explorons ces zones de la page de présentation et nous montrons comment les actions peuvent optimiser l'expérience Salesforce de vos utilisateurs.

Il existe deux types d’actions rapides.

Actions propres à un objet

Les actions spécifiques à un objet ont des relations automatiques aux autres enregistrements et permettent aux utilisateurs de créer ou de mettre à jour rapidement des enregistrements, de consigner des appels, d'envoyer des e-mails, etc., dans le contexte d'un objet donné. Par exemple, vous ajoutez une action spécifique à un objet dans l'objet Compte qui crée des contacts. Si un utilisateur crée un contact avec cette action dans la page de détail du compte Acme, ce nouveau contact est associé à Acme. Les actions spécifiques à un objet se trouvent dans la présentation de page de l'objet.

Il existe plusieurs types d'action spécifique à un objet.

• Les actions de création créent des enregistrements qui sont automatiquement liés à des enregistrements associés.
  
• Les actions « Mettre à jour un enregistrement » permettent aux utilisateurs de modifier facilement des enregistrements. Vous pouvez définir les champs qui peuvent être mis à jour.
  
• Les actions « Consigner un appel » permettent aux utilisateurs de saisir des notes sur des appels, des réunions ou d’autres interactions associées à un enregistrement spécifique.
  
• Les actions personnalisées invoquent des composants Lightning, des flux, des pages Visualforce ou des applications de zone de dessin qui permettent aux utilisateurs d’interagir avec des enregistrements ayant une relation avec un enregistrement d’objet ou d’en créer. Si vous découvrez Visualforce, ne vous inquiétez pas. Nous présentons Visualforce dans un autre module. Pour le moment, retenez que les pages Visualforce permettent de personnaliser vos actions de façon innovante.
  
• Les actions « Envoyer un e-mail », disponibles uniquement dans les requêtes, permettent aux utilisateurs d’accéder à une version simplifiée de l’action E-mail de fil de requête dans l’application mobile Salesforce. Vous pouvez utiliser l’action Envoyer un e-mail spécifique aux requêtes dans Salesforce Classic, Lightning Experience, et l’application mobile Salesforce.
  

Actions globales

Dans Configuration, l'emplacement de création d'actions globales est différent de celui relatif aux actions spécifiques à un objet. Elles s'intitulent actions globales, car elles peuvent être positionnées partout où les actions sont prises en charge. Utilisez les actions globales pour permettre aux utilisateurs de consigner les détails d’un appel, de créer des enregistrements, ou d’envoyer un e-mail, le tout sans quitter la page où ils se trouvent.

Les actions globales figurent dans une présentation spéciale appelée présentation d’éditeur globale. Elle n'est associée à aucun objet et contrôle le menu d'actions globales de Lightning Experience. Les utilisateurs peuvent accéder au menu d’actions globales en cliquant sur  dans l’en-tête de Salesforce.

Si une présentation de page de l'objet n'est pas personnalisée avec des actions, les actions de ces pages d'enregistrement d'objet sont héritées de la présentation d'éditeur globale.

Les actions ne se limitent pas à ces deux types, mais certain types ne sont pas personnalisables. Dans cette unité, nous allons nous contenter d'explorer les actions spécifiques à un objet et globales.

Les actions seront parfois décrites comme des « actions rapides » dans Salesforce. C'est le cas, elles sont rapides et vos utilisateurs vont les adorer. La notion de rapidité renvoie à une catégorie et signifie que l'action est spécifique à un objet ou globale, pas un autre type d'action Salesforce.

Création d'une action spécifique à un objet

Maria souhaite permettre à ses utilisateurs de créer aisément des enregistrements d'audit énergétique. Elle va créer une action spécifique à un objet permettant aux utilisateurs de créer des audits énergétiques directement depuis les enregistrements de compte. Comme il s'agit d'une action spécifique à un objet, les nouveaux enregistrements d'audit seront directement associés aux comptes à partir desquels ils sont créés.

Le panneau de présentation des enregistrements d'audit énergétique contient déjà quelques actions. Elles correspondent aux actions par défaut, héritées de la présentation d'éditeur globale par défaut. Maria va créer son action spécifique à un objet, l'ajouter à la présentation de page Compte, puis personnaliser les actions que les utilisateurs affichent dans les enregistrements de compte.

1. Dans Setup (Configuration), cliquez sur Object Manager (Gestionnaire d'objet), puis sur Account (Compte).
   
2. Cliquez sur Buttons, Links, and Actions (Boutons, liens et actions), puis sur New Action (Nouvelle action).
   
3. Maria souhaite que cette action crée des enregistrements d'audit. Par conséquent, sélectionnez le type d'action Create a Record (Créer un enregistrement).
   
4. Sélectionnez Energy Audit (Audit énergétique) comme objet cible.
   Il s’agit du type d’enregistrement créé par l’action.
   
5. Nommez l’action New Energy Audit (Nouvel audit énergétique).
   Il s’agit du texte que voient les utilisateurs pour l’action.
   
6. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Après avoir créé l'action, vous pouvez personnaliser sa présentation dans l'éditeur de présentation d'action. Il est semblable à l'éditeur de présentation de page, mais pour les actions. Avec l'éditeur de présentation d'action, vous pouvez personnaliser les champs que les utilisateurs doivent renseigner pour effectuer l'action.

Comme l'éditeur de présentation de page, la partie supérieure de l'éditeur de présentation d'action comprend une palette, au-dessus de la présentation d'action. La palette contient les champs de l'objet cible de l'action que vous pouvez ajouter à la présentation d'action.

Chaque champ de cette présentation d'action a un astérisque rouge, qui indique que le champ est obligatoire. Les champs obligatoires sont ajoutés par défaut à une présentation d'action lorsque vous créez l'action. Si vous retirez un champ obligatoire d'une présentation d'action, les utilisateurs ne peuvent pas exécuter l'action avec succès. Dans ce cas, les utilisateurs ne peuvent pas créer d'enregistrement d'audit énergétique.

Les champs Audit Notes (Notes d'audit) et Type of Installation (Type d'installation) peuvent être renseignés après la création de l'enregistrement d'audit. Par conséquent, laissez-les inchangés et passez à l'étape suivante : rendre l'action accessible aux utilisateurs.

Ajout d'une action spécifique à un objet à une présentation de page

Pour rendre l'action Nouvel audit énergétique accessible aux utilisateurs à partir d'un enregistrement de compte, Maria doit ajouter l'action à la présentation de page Compte.

1. Cliquez sur Page Layouts (Présentations de page).
   
2. Cliquez sur Account Layout (Présentation de compte).
   On trouve deux sections d’action sur une présentation de page. La section Quick Actions (Actions rapides) de l’éditeur Salesforce Classic contrôle les actions affichées dans les pages d’enregistrement de l’interface utilisateur de Salesforce Classic. La section Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions (Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience) contrôle les actions affichées dans les pages d’enregistrement de Lightning Experience et de l’application mobile Salesforce. Si vous ne personnalisez pas la section des actions d’une présentation de page, les actions affichées dans l’application Salesforce et dans Lightning Experience correspondent à un ensemble d’actions par défaut défini par Salesforce.
   
3. Dans la section Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions (Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience), cliquez sur  pour remplacer les valeurs par défaut.
   Lorsque vous remplacez les valeurs par défaut, les actions affichées combinent les actions par défaut de l’objet ainsi que tous les boutons personnalisés et standard de la présentation de page. Lorsque la section Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions (Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience) n’est pas personnalisée, la page Lightning de l’objet reçoit les boutons personnalisés et standard des sections de bouton respectives de la présentation à afficher dans la page. Cependant, une fois les actions par défaut remplacées, tous les boutons standard et personnalisés que vous souhaitez afficher dans votre page Lightning doivent être inclus en tant qu’actions dans la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience.
   
4. Dans la palette, sélectionnez Actions Mobile et Lightning, puis faites glisser l’action Nouvel audit énergétique vers la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience.
   

Vous pouvez réorganiser les actions en les faisant glisser.

5. Faisons un peu de ménage. Faites glisser ces actions hors de la présentation, puis vers la palette.
   

• Thanks (Merci)
  
• Question
  
• Sharing (Partage)
  
• Change Record Type (Modifier le type d'enregistrement)
  
• Get Contacts (Obtenir des contacts)
  
• Send Text (Envoyer un SMS)
  

6. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Excellent ! Désormais, les utilisateurs de Maria peuvent aisément créer un enregistrement d'audit énergétique qui est automatiquement associé à un compte. Ses utilisateurs affichent la nouvelle action dans le menu d'actions de la page. Examinons-la de plus près.

Les actions du menu sont affichées selon l'ordre défini dans la présentation de page. Par exemple, cette présentation de page avec l’action New Energy Audit (Nouvel audit énergétique)…

Ressemble à ceci sur l’enregistrement de compte…

Bien qu'elles correspondent à des actions, Envoyer un e-mail, Consigner un appel, Nouvel événement et Nouvelle tâche ne sont pas affichées ici. Puisqu'elles sont associées à des activités, elles sont affichées sous l'onglet Activité. Les actions Chatter standard telles que Publication et Sondage sont affichées sous l'onglet Chatter.

Création d'une action globale

L'équipe commerciale a demandé à Maria de créer une action permettant aux utilisateurs de créer des campagnes où qu'ils soient dans Salesforce. Une action globale est la solution idéale, car le menu d'actions globales est affiché en haut de chaque page.

La création d'une action globale ressemble à la création d'une action spécifique à un objet, à la différence que nous commençons sur une autre page dans Setup (Configuration).

1. Dans Setup (Configuration), cliquez sur l'onglet Home (Accueil).
   
2. Saisissez Global Actions (Actions globales) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis cliquez sur Global Actions (Actions globales).
   
3. Cliquez sur New Action (Nouvelle action).
   
4. Sélectionnez le type d'action Create a Record (Créer un enregistrement).
   
5. Sélectionnez l'objet cible Campaign (Campagne).
   
6. Saisissez l’étiquette New Campaign (Nouvelle campagne) pour l’action. 
   

7. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   
8. Dans la présentation d’action, retirez le champ Parent Campaign (Campagne parent) et ajoutez les champs Expected Revenue in Campaign (Chiffre d’affaires attendu dans la campagne) et Campaign Owner (Propriétaire de la campagne).
   

9. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Ajout d'une action globale au menu d'actions globales

Comme nous l’avons évoqué plus haut dans cette unité, les actions globales figurent dans une présentation spéciale appelée présentation d’éditeur globale. La présentation d'éditeur globale remplit le menu d'actions globales.

L'ajout d'une action au menu d'actions globales ressemble à l'ajout d'une action à une page d'enregistrement. Il suffit de faire glisser une action depuis la palette vers la présentation d'éditeur globale.

1. Dans Setup (Configuration), cliquez sur l'onglet Home (Accueil).
   
2. Saisissez Publisher (Éditeur) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis cliquez sur Publisher Layouts (Présentations d’éditeur).
   
3. Cliquez sur Edit (Modifier) en regard de Global Layout (Présentation globale).
   
4. Si la section Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions (Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience) n’est pas personnalisée, cliquez sur  pour la remplacer.
   
5. Cliquez sur la catégorie Mobile & Lightning Actions (Actions Mobile et Lightning) dans la palette.
   
6. Faites glisser l’élément New Campaign (Nouvelle campagne) de la palette vers la section Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions (Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience).
   
7. Enregistrez la présentation.
   
8. Actualisez le navigateur, puis cliquez sur  pour vérifier le menu d’actions globales.
   

Voilà l'action New Campaign (Nouvelle campagne). Vous avez bien travaillé ! Désormais, tout le monde chez Ursa Major Solar peut créer une campagne depuis n’importe où dans Salesforce.

Ressources

• Aide Salesforce : Actions rapides
• Aide Salesforce : Types d’actions
• Aide Salesforce : Actions dans Lightning Experience
• Aide Salesforce : Ordre des actions dans Lightning Experience