Création et utilisation des niveaux avec les plans d’engagement
Objectifs de formation
- Définir les niveaux d’engagement dans Nonprofit Success Pack
- Créer des niveaux pour des contacts
- Utiliser les niveaux avec les plans d’engagement
Des bénévoles remarquables
Certains ambassadeurs bénévoles de No More Homelessness (NMH) se sont montrés créatifs : ils ont organisé des événements dans des lieux intéressants ou ont personnalisé avec originalité les ressources distribuées. Michael et l’équipe de NMH sont ravis de ce niveau d’engagement et souhaitent trouver un moyen de saluer le travail de ces bénévoles remarquables pour les aider à aller encore plus loin.
Même si toutes les personnes qui ont participé à l’atelier de formation ont utilisé les ressources de planification d’événements de la NMH, les efforts restent globalement irréguliers. Certains bénévoles déclarent avoir organisé une douzaine de réunions et d’événements ou plus, tandis que d’autres ont du mal à planifier des événements régulièrement et enregistrent une faible fréquentation. Il est normal de constater des différences d’un bénévole à l’autre – ce sont des personnes à part entière qui interviennent dans des endroits différents. Ceci étant, Michael souhaite que tous les bénévoles réussissent à faire parler des actions de NMH.
L’efficacité d’une campagne de sensibilisation dépend de tellement de facteurs qu’il est difficile d’expliquer ces différences. Quoi qu’il en soit, les bénévoles ayant peu de résultats ont probablement besoin d’un tout autre soutien que les bénévoles qui organisent régulièrement des événements.
Pour fournir des informations pertinentes et des ressources utiles à tous les bénévoles, Michael souhaite définir une série d’étapes correspondant au niveau d’engagement d’un bénévole pour lui apporter le soutien et l’encouragement dont ce bénévole a besoin pour progresser jusqu’au niveau suivant.
Et continuer de progresser.
Classement et regroupement des contacts avec les niveaux
Grâce aux niveaux de Nonprofit Success Pack (NPSP), vous pouvez créer différents classements et les attribuer aux contacts, organiser les contacts en groupes à partir de ces classements, puis déplacer et regrouper automatiquement les contacts si les critères que vous définissez changent. C’est un peu abstrait, non ? Voyons comment cela fonctionne concrètement (c’est parti pour le classement !).
Aniyah a travaillé dur : elle a créé des tâches pour cibler des donateurs potentiels et les encourager à s’engager dans le cadre de son plan d’engagement. Elle s’est également penchée sur les donateurs actuels de NMH. Observons comment elle utilise les niveaux pour attribuer et réattribuer automatiquement les donateurs aux groupes, en fonction de leur historique de dons.
Les donateurs chez NMH sont regroupés en trois catégories distinctes : Bronze pour ceux qui donnent entre 1 $ et 100 $, Silver pour ceux qui donnent entre 101 $ et 199 $ et Gold pour ceux qui donnent 200 $ ou plus. Les donateurs se voient automatiquement attribuer un niveau selon le montant de leur premier don. Ils seront déplacés par la suite, lorsqu’ils feront des dons supérieurs à leur niveau actuel. Si une personne du groupe Bronze a fait un premier don de 75 $, puis un autre don de 100 $, le montant total de son don s’élève à 175 $ et le place dans le groupe Silver.
In-cro -yable ! Aniyah et son équipe ont utilisé les niveaux pour gérer les donateurs (bravo, l’équipe de développement !). Les niveaux sont particulièrement utiles pour renforcer l’implication. Michael vient d’avoir une autre idée d’utilisation des niveaux (l’équipe de NMH est vraiment géniale !) : il propose de créer différents niveaux pour les ambassadeurs bénévoles, selon le nombre total d’événements qu’ils organisent. Il pourra ensuite créer des ressources spécifiques en fonction des besoins des bénévoles de chaque niveau.
Définition des niveaux
Gorav, l’excellent administrateur de NMH, reconnaît que les niveaux offrent une super solution pour organiser les ambassadeurs bénévoles et mieux comprendre le secret de leur réussite. Dans NPSP, un niveau se définit à partir d’une valeur numérique. Michael et Gorav doivent donc se mettre d’accord sur un point de données permettant d’apprécier les performances d’un bénévole. Le nombre total d’événements organisés conviendrait parfaitement.
Michael fait preuve de créativité pour nommer les niveaux. Ensuite, il les mappe sur des plages correspondant au nombre total d’événements :
- Ambassadeur génial : 0-3 événements
- Ambassadeur incroyable : 4-6
- Ambassadeur expert : 7-9
- Ambassadeur modèle : > 10
Pendant que Michael s’occupait de définir les plages (et les noms) des niveaux, Gorav a mobilisé ses compétences d’administrateur en personnalisant l’objet de contact. Désormais, lorsqu’une personne est ambassadeur bénévole de la communauté de NMH, son enregistrement de contact affiche les champs Niveau d’ambassadeur, Nombre total d’événements de sensibilisation et Précédent niveau d’ambassadeur.
Gorav a également ajouté le champ Niveau d’ambassadeur à la zone de présentation. Il est donc facile pour Michael (et toute l’équipe) de repérer le niveau d’engagement d’un bénévole :
C’est magique ! Votre administrateur peut ajouter vos propres champs de niveau à votre présentation de page, en fonction des préférences de votre équipe.
Ajout de plans d’engagement et changement de niveau
Les niveaux peuvent aider le personnel de NMH à comprendre les actions de sensibilisation menées par les bénévoles et le soutien apporté par les donateurs, et à mieux en rendre compte dans leurs rapports. Néanmoins, l’objectif de Michael n’est pas de classer les bénévoles dans des catégories. Le regroupement et le classement des donateurs ne sont utiles qu’à l’équipe de développement. Comme nous l’avons vu plus tôt, Michael souhaite utiliser les niveaux pour fournir une aide et des ressources personnalisées, en fonction des besoins de chaque groupe.
Les ambassadeurs de la communauté de NMH qui ont déjà organisé de nombreux événements pourraient, par exemple, trouver utile d’avoir des informations ou des ressources plus détaillées sur la façon de soutenir l’action des autres. Les ambassadeurs qui animent des réunions de façon irrégulière ou qui enregistrent une faible fréquentation ont peut-être davantage besoin d’idées d’événements ou d’aide pour susciter un intérêt.
Les personnes avec le niveau Ambassadeur incroyable, par exemple, ont organisé au moins 4 événements de faible portée. Michael veut saluer le travail que ces bénévoles ont accompli jusqu’à présent, tout en les inspirant et en les motivant pour organiser des événements plus grands. Il aimerait envoyer à tous les bénévoles de ce niveau l’article 10 conseils pour organiser un événement de NMH et une infographie sur les dernières données sur le sans-abrisme en ville. L’envoi de ces deux ressources devrait motiver ce groupe et lui fournir des conseils pratiques pour augmenter la fréquentation de leurs événements. En guise de remerciement, Michael souhaite envoyer à chacun une carte manuscrite et un sac en tissu aux couleurs de NMH.
Ces trois tâches sont identiques pour chaque ambassadeur bénévole. Au lieu d’ajouter manuellement les tâches et les dates d’échéance à chaque contact, Michael demande à Gorav de transformer la liste des tâches en modèle de plan d’engagement. Après avoir demandé à Michael ce dont il avait exactement besoin, Gorav configure le plan d’engagement et le nomme « Devenir Ambassadeur expert », car son but est d’encourager les Ambassadeurs incroyables à devenir des Ambassadeurs expert.
Michael et Gorav vérifient ensemble que toutes les tâches apparaissent bien dans le modèle de plan d’engagement « Devenir Ambassadeur expert » avec les bonnes dates d’échéance et attributions, et que les enregistrements de contact passent d’un niveau à l’autre.
Dès que tout semble fonctionner, Gorav crée d’autres modèles de plan d’engagement pour que les ambassadeurs puissent accéder à d’autres niveaux. Il rappelle également à Michael que les niveaux sont calculés par lot toutes les nuits, et non immédiatement. Si un enregistrement est mis à jour et que la personne devrait passer au niveau suivant, ce changement apparaîtra dans NPSP le lendemain seulement. Toutefois, Michael peut aussi demander à Gorav de tout recalculer manuellement si l’équipe a besoin d’afficher ce changement immédiatement.
Affichage des niveaux
NMH est ravi d’utiliser les niveaux avec les plans d’engagement pour renforcer l’implication des ambassadeurs. Tous les membres du personnel adorent la façon dont les tâches sont attribuées automatiquement en toute cohérence et efficacité. De plus, les bénévoles réagissent favorablement aux encouragements et à la communication mise en place. En s’entraînant à mieux utiliser Salesforce, Michael a d’ailleurs découvert deux astuces qui facilitent encore plus la gestion des niveaux et des plans d’engagement :
les vues de liste. Lorsqu’il a rejoint l’équipe NMH, Michael a appris à créer des vues de liste qui organisent les enregistrements en listes, en fonction des critères choisis. Maintenant, il les utilise pour trier les ambassadeurs selon leur niveau. En appliquant une vue à chaque type d’ambassadeur dans les contacts, il peut afficher tous les bénévoles d’un seul niveau sur la même page.
Les rapports. Dans l’onglet Rapports, Michael a trouvé le rapport NPSP standard intitulé Tâches du plan d’engagement. En ouvrant le rapport d’un simple clic, il peut afficher toutes les tâches en cours, les personnes à qui elles sont attribuées et le statut de chacune d’entre elles.
Paré de tous ces outils, Michael a l’impression d’avoir amené sa stratégie d’engagement des ambassadeurs bénévoles à un tout autre niveau. En suivant son exemple, vous verrez que, vous aussi, vous pouvez y arriver.