Création et utilisation des niveaux avec les plans d’engagement

Objectifs de formation

• Définir les niveaux d’engagement dans Nonprofit Success Pack
  
• Créer des niveaux pour des contacts
  
• Utiliser les niveaux avec les plans d’engagement
  

Classement et regroupement des contacts avec les niveaux

Grâce aux niveaux de Nonprofit Success Pack (NPSP), vous pouvez créer différents classements et les attribuer aux contacts, organiser les contacts en groupes à partir de ces classements, puis déplacer et regrouper automatiquement les contacts si les critères que vous définissez changent.

Par exemple, Aniyah, directrice du développement de NMH, a travaillé dur pour créer des tâches permettant de cibler et d’encourager les donateurs potentiels à s’engager dans le cadre de son plan d’engagement. Elle se concentre également sur la gestion des donateurs actuels de NMH. Elle utilise les niveaux pour attribuer et réattribuer automatiquement les donateurs aux groupes, en fonction de leur historique de dons. 

Les donateurs chez NMH sont regroupés en trois catégories distinctes :

• Bronze pour ceux qui donnent entre 1 et 100 $
  
• Argent pour ceux qui donnent entre 101 et 199 $
  
• Or pour ceux qui donnent 200 $ ou plus
  

Les donateurs se voient automatiquement attribuer un niveau selon le montant de leur premier don. Ils seront déplacés par la suite, lorsqu’ils feront des dons supérieurs à leur niveau actuel. Si une personne du groupe Bronze a fait un premier don de 75 $, puis un autre don de 100 $, le montant total de son don s’élève à 175 $ et le place dans le groupe Silver. 

Michael, spécialiste de la communication de NMH, pense à une autre façon d’utiliser les niveaux : il peut créer des niveaux pour les ambassadeurs bénévoles en fonction du nombre d’événements qu’ils ont organisés. Il pourra ensuite créer des ressources spécifiques en fonction des besoins des bénévoles de chaque niveau.

Définition des niveaux

L’administrateur de NMH reconnaît que les niveaux offrent une bonne solution pour organiser les ambassadeurs bénévoles et mieux comprendre le secret de leur réussite. Dans NPSP, un niveau se définit à partir d’une valeur numérique. Michael doit donc décider d’un point de données permettant d’apprécier les performances d’un bénévole. Le nombre total d’événements organisés conviendrait parfaitement. 

Michael crée des noms et des plages pour le nombre total d’événements au fil du temps : 

• Awesome Advocate (Ambassadeur génial) : 0-3 événements
  
• Amazing Advocate (Ambassadeur incroyable) : 4-6
  
• Ace Advocate (Ambassadeur expert) : 7-9
  
• A1 Advocate (Ambassadeur modèle) : > 10
  

Pendant que Michael s’occupait de définir les plages des niveaux, l’administrateur de NMH a personnalisé l’objet de contact. Désormais, lorsqu’une personne est ambassadeur bénévole de la communauté de NMH, son enregistrement de contact affiche les champs Niveau d’ambassadeur, Nombre total d’événements de sensibilisation et Précédent niveau d’ambassadeur. 

L’administrateur de NMH a également ajouté le champ Advocate Level (Niveau d’ambassadeur) à la zone de présentation. Il est donc facile pour Michael (et toute l’équipe) de repérer le niveau d’ambassadeur d’un contact :

Votre administrateur peut ajouter vos propres champs de niveau à votre présentation de page, en fonction des préférences de votre équipe.  Consultez la page Configuration des niveaux dans l’aide Salesforce pour obtenir plus de détails.

Ajout de plans d’engagement et changement de niveau

Les niveaux peuvent aider le personnel de NMH à comprendre les actions de sensibilisation menées par les bénévoles et le soutien apporté par les donateurs, et à en rendre compte dans leurs rapports. Néanmoins, l’objectif de Michael n’est pas uniquement de classer les bénévoles dans des catégories. Michael souhaite utiliser les niveaux pour offrir une assistance et des ressources personnalisées en fonction des besoins uniques de chaque groupe. 

Les personnes avec le niveau Amazing Advocate (Ambassadeur incroyable), par exemple, ont organisé au moins quatre événements de faible portée. Michael veut saluer le travail que ces bénévoles ont accompli jusqu’à présent, tout en les inspirant et en les motivant pour organiser des événements plus grands. Il aimerait envoyer à tous les bénévoles de ce niveau des conseils pour organiser un événement de NMH et une infographie sur les dernières données sur le sans-abrisme en ville. En guise de remerciement, Michael souhaite aussi envoyer à chacun une carte manuscrite et un sac en tissu aux couleurs de NMH.

Ces trois tâches sont identiques pour chaque ambassadeur bénévole. Il s’agit du cas d’utilisation parfait pour les plans d’engagement. NMH en a créé un nommé Ace Advocate Avenue (Devenir Ambassadeur expert), car son but est d’encourager les Amazing Advocates (Ambassadeurs incroyables) à devenir des Ace Advocates (Ambassadeurs experts). NMH crée également d’autres modèles de plans d’engagement pour faire progresser les ambassadeurs entre d’autres niveaux.

Lorsque vous commencez à travailler dans votre propre organisation, souvenez-vous que les niveaux sont calculés en lot nocturne, et non immédiatement. Si le dossier d’une personne a été mis à jour et que cette personne est prête à passer au niveau suivant, la modification ne sera pas reflétée dans NPSP avant le lendemain. Les administrateurs peuvent recalculer manuellement les niveaux si votre équipe a besoin de voir les modifications immédiatement. 

Affichage des niveaux

NMH est ravi d’utiliser les niveaux avec les plans d’engagement pour renforcer l’implication des ambassadeurs. Tous les membres du personnel apprécient la cohérence et l’efficacité de l’attribution automatique des tâches. Les bénévoles sont satisfaits des récompenses et de la communication régulière.

En s’entraînant à mieux utiliser Salesforce, Michael a d’ailleurs découvert deux astuces qui facilitent encore plus la gestion des niveaux et des plans d’engagement.

Vues de liste

Lorsqu’il a rejoint l’équipe NMH, Michael a appris à créer des vues de liste qui organisent les enregistrements en listes, en fonction des critères choisis. Maintenant, il les utilise pour trier les ambassadeurs selon leur niveau. En appliquant une vue à chaque niveau d’ambassadeur dans les contacts, il peut afficher tous les bénévoles d’un même niveau sur une page. 

Rapports

Dans l’onglet Rapports, Michael a trouvé le rapport NPSP standard intitulé Tâches du plan d’engagement. Dans le rapport, il peut afficher toutes les tâches en cours, les personnes à qui elles sont attribuées et le statut de chacune d’entre elles.

Paré de tous ces outils, Michael a l’impression d’avoir amené sa stratégie d’engagement des ambassadeurs bénévoles à un tout autre niveau. En suivant son exemple, vous verrez que, vous aussi, vous pouvez y arriver. 

Maintenant que vous comprenez comment fonctionnent les niveaux, vous pouvez vous familiariser avec l’outil suivant : les scores d’engagement.

Ressources

• Aide Salesforce : Création et gestion des niveaux
• Trailhead : Identification des prospects cible
• Aide Salesforce : Guide des rapports NPSP
• Trailhead : Création et personnalisation de vues de liste