Gestion des rôles de contact et des crédits indirects
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Décrire la manière dont NPSP utilise les rôles de contact pour les crédits directs et indirects
- Ajouter et modifier des rôles de contact
- Ajouter et éditer des crédits indirects
De précieux soutiens issus d’horizons variés
La soirée organisée par Robert Bullard, membre du conseil d’administration de l’organisation sans but lucratif fictive No More Homelessness (NMH), a rencontré un franc succès ! Tout le personnel de NMH était impressionné de voir des parties prenantes issues d’horizons variés (d’anciens bénéficiaires de NMH, des bénévoles dévoués également devenus donateurs, des membres du conseil d’administration et des membres de la communauté) partager ce moment ensemble. Cet événement a renforcé la conviction de NMH que tous les membres de l’équipe ont un rôle à jouer pour améliorer le niveau d’engagement des donateurs et collecter des fonds (un pour tous et tous pour un !).
En repensant à la soirée organisée chez Robert, l’équipe a réalisé que NMH comptait en son sein de nombreux influenceurs et ambassadeurs. Un tel éventail de personnes peut solliciter des dons auprès de nombreux donateurs potentiels, par exemple à travers des ateliers de sensibilisation, des conférences avec d’anciens bénéficiaires de NMH et des événements destinés à collecter des fonds (comme la super soirée de Robert), entre autres. Les opportunités ne manquent pas ! C’est pourquoi toutes les équipes de NMH (communication et sensibilisation, développement et gestion de programme) doivent être familiarisées avec le processus de gestion des crédits indirects relatifs à des dons. Grâce aux crédits indirects, NMH peut remercier ces influenceurs d’avoir sollicité les dons versés par d’autres personnes ou organisations.
Suivons Sofia Rivera, la chargée de développement de NMH, pour voir comment elle utilise les crédits indirects lorsqu’elle saisit dans Nonprofit Success Pack (NPSP) les dons recueillis lors de la soirée de Robert.
Crédits indirects
Sofia a enregistré dans Salesforce plusieurs dons effectués à la suite de la soirée de Robert en utilisant NPSP. Bien que Robert n’ait pas personnellement fait tous ces dons, NMH veut le remercier de les avoir sollicités (c’est le processus de crédit indirect dont nous venons de parler !).
Les crédits indirects permettent à Sofia de reconnaître à la fois Robert et le donateur à proprement parler sans comptabiliser une même contribution à deux reprises. Les organisations sans but lucratif utilisent également les crédits indirects pour des dons effectués « en l’honneur de », « en mémoire de » ou « sollicités par », c’est-à-dire tous les dons que les différentes personnes ayant participé à la soirée de Robert peuvent solliciter. Dans le cas présent, Sofia veut être sûre de conserver une trace de tous les dons influencés par Robert, puisque chaque membre du conseil a un objectif annuel « donner ou obtenir ». Les crédits indirects dans NPSP permettent à Sofia et au reste de l’équipe de NMH de suivre facilement les totaux de Robert et de créer des rapports à leur sujet.
Dans NPSP, les crédits indirects et les cumuls de crédits indirects (c’est-à-dire les totaux cumulés de différentes catégories de crédits indirects) sont suivis au sein de l’enregistrement de contact. Il existe de nombreux cumuls de crédits indirects déjà prêts à l’emploi ; ils ressemblent à l’image ci-dessous. Si vous utilisez des cumuls personnalisables, votre administrateur peut ajouter encore davantage de cumuls de crédits indirects, selon les nécessités, notamment des cumuls qui agrègent les crédits indirects de tous les contacts d’un foyer et qui les cumulent au compte de foyer.
Les crédits indirects vous donnent une vision plus globale de l’engagement des donateurs. Cependant, comment faire pour attribuer des crédits indirects ? À qui peut-on en attribuer ? Et sous quelles conditions ? Comme nous l’avons appris, NMH bénéficie d’un grand nombre d’intervenants qui jouent des rôles d’influenceurs et d’ambassadeurs. Les choses peuvent donc être difficiles à gérer lorsque des événements plus complexes sont organisés (comme des séries d’événements ou d’ateliers que plusieurs personnes animent ou organisent). Pour répondre à cette question et mieux comprendre le fonctionnement des crédits indirects dans NPSP, penchons-nous quelques instants sur les rôles de contact de l’opportunité.
Crédits indirects et rôles de contact de l’opportunité
Un rôle de contact de l’opportunité est tout simplement un rôle que vous attribuez à un contact dans un enregistrement d’opportunité (don) précis. Si Candace Evans, une bénévole, ambassadrice et donatrice dévouée de NHM a assisté à la fête de levée de fonds de Robert Bullard et a fait un don, elle est la donatrice dans l’opportunité, mais Robert peut également être considéré comme le solliciteur. NMH souhaite garder une trace de ces deux contacts et de leurs différentes contributions dans l’enregistrement d’opportunité, car Candace et Robert ont tous deux joué un rôle dans l’obtention du don (c’est ce que nous avons fait ici).
NPSP comporte, déjà prêts à l’emploi, les rôles de contact de l’opportunité suivants :
- Décideur
- Donateur (il s’agit d’un rôle de crédit ferme, par défaut)
- Représentant honoraire
- Membre du foyer
- Influenceur
- Destinataire de la notification
- Crédit indirect
- Solliciteur
- Donateur jumelé
Pour garantir une utilisation cohérente des crédits indirects et l’exactitude des données, l’équipe de NMH a mis au point une procédure pour définir et attribuer ces rôles (votre organisation devrait en faire de même !). Votre administrateur peut également créer d’autres rôles personnalisés pour répondre à tous les besoins spécifiques à l’organisation. NMH, par exemple, a créé un rôle de contact intitulé Chargé de programme de la Fondation afin que l’organisation puisse suivre les activités du chargé de programme en lien avec des opportunités de subvention spécifiques.
Restez avec nous un instant tandis que nous examinons le modèle de données NPSP. Dans NPSP, plusieurs contacts et plusieurs opportunités peuvent se connecter indépendamment au compte de foyer ou d’organisation. C’est pourtant simplement le rôle de contact de l’opportunité qui relie les données entre une opportunité et un contact. Cette connexion est essentielle, car elle nous permet de relier des informations de l’opportunité aux enregistrements de contact et de foyer. Sans rôle de contact de l’opportunité, ces informations sont uniquement associées à l’enregistrement de compte (ou dans NPSP, au foyer).
Donc, le rôle de contact de l’opportunité permet de connecter les personnes et l’argent (un rôle nécessaire au sein de toutes les équipes, n’est-ce pas ?), mais en quoi un rôle de contact est-il lié à un crédit indirect ?
Il faut savoir que les crédits indirects sont attribués en fonction du rôle de contact de l’opportunité. C’est-à-dire que NPSP réagit aux rôles de contact et non aux contacts, lorsqu’il crée des crédits indirects. C’est là que la configuration de crédit indirect peut se révéler quelque peu complexe. Si votre administrateur a défini qu’un rôle de contact de l’opportunité donné doit recevoir un crédit indirect, alors tout contact auquel ce rôle de contact de l’opportunité est attribué recevra un crédit indirect. Si votre administrateur *ne définit pas* qu’un rôle de contact de l’opportunité donné doit recevoir un crédit indirect, alors les contacts auxquels ce rôle de contact de l’opportunité est attribué *ne recevront pas* de crédit indirect.
Retrouvons Sofia alors qu’elle saisit le don de 100 $ de Candace pour voir comment se présente la liste associée Rôles des contacts dans l’enregistrement d’opportunité. Sofia attribue :
- Candace Evans en tant que Donateur principal (à proprement parler) ;
- Robert Bullard en tant que Solliciteur (crédit indirect) ;
- Calvin Wong en tant que Membre du foyer de Candace (crédit indirect).
La section Cumul total de crédit indirect de la page Contact de Robert comprend désormais le don de Candace. Contrairement aux champs de cumul de dons standard calculés en temps réel, NPSP calcule les cumuls de crédits indirects dans son lot nocturne. Par conséquent, vous ne pourrez pas consulter les mises à jour des cumuls de crédits indirects en temps réel, à moins que vous ne demandiez à votre administrateur de forcer manuellement le recalcul. Vous pouvez également lui demander d’ajouter le bouton Recalculer des cumuls sur le contact, qui permet de recalculer le cumul d’un enregistrement.
Dans ce cas particulier, il est essentiel de s’assurer que le rôle de contact Solliciteur est configuré pour recevoir un crédit indirect. Si ce n’est pas le cas, vous vous retrouverez sans données dans les champs de crédits indirects de Robert. Si vous estimez que vos crédits indirects ne fonctionnent pas comme prévu, demandez à votre administrateur de vérifier les paramètres.
Il se peut parfois qu’il existe un rôle de contact pour lequel vous ne souhaitez pas reconnaître des crédits indirects. Il est également possible que vous souhaitiez exclure des calculs de crédit indirect un type d’enregistrement d’opportunité (par exemple les dons en nature). Encore une fois, c’est votre administrateur qui maîtrise ces paramètres. Il pourra déterminer quels rôles et quels types d’enregistrements reçoivent ou non des crédits indirects.
Prenons une minute pour revoir ces points clés :
- NPSP calcule les crédits indirects en fonction des rôles de contact de l’opportunité.
- Votre administrateur doit définir si un rôle de contact de l’opportunité doit bénéficier (ou non) d’un crédit indirect dans les paramètres NPSP.
- Votre administrateur peut exclure certains types d’enregistrements d’opportunité ou types d’opportunités des calculs de crédit indirect.
