Gestion des rôles de contact et des crédits indirects

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire la manière dont NPSP utilise les rôles de contact pour les crédits directs et indirects
  
• Ajouter et modifier des rôles de contact
  
• Ajouter et éditer des crédits indirects
  

De précieux soutiens issus d’horizons variés

La soirée organisée par Robert Bullard, membre du conseil d’administration de l’organisation sans but lucratif fictive No More Homelessness (NMH), a rencontré un franc succès ! Tout le personnel de NMH était impressionné de voir des parties prenantes issues d’horizons variés (parmi lesquelles d’anciens bénéficiaires de NMH, des bénévoles dévoués également devenus donateurs, des membres du conseil d’administration et des membres de la communauté) partager ce moment ensemble. Ce moment très convivial a renforcé la conviction de NMH que tous les membres de l’équipe ont un rôle à jouer pour améliorer le niveau d’engagement des donateurs et collecter des fonds. 

En repensant à la soirée organisée chez Robert, l’équipe s’est rendu compte que NMH comptait en son sein de nombreux prescripteurs et ambassadeurs. Un tel éventail de personnes peut solliciter des dons auprès de nombreux donateurs potentiels, par exemple à travers des ateliers de sensibilisation, des conférences avec d’anciens bénéficiaires de NMH et des événements comme la soirée de Robert destinés à collecter des fonds.

C’est pourquoi toutes les équipes de NMH (communication et sensibilisation, développement et gestion de programme) doivent être familiarisées avec le processus de gestion des crédits indirects relatifs à des dons. Grâce aux crédits indirects, NMH peut remercier ces influenceurs d’avoir sollicité les dons versés par d’autres personnes ou organisations. 

Suivons Sofia Rivera, la chargée de développement de NMH, pour voir comment elle utilise les crédits indirects lorsqu’elle saisit dans Nonprofit Success Pack (NPSP) les dons recueillis lors de la soirée de Robert.   

Concepts de base du crédit indirect

Sofia a enregistré dans Salesforce plusieurs dons effectués à la suite de la soirée de Robert en utilisant NPSP. Bien que Robert n’ait pas personnellement fait tous les dons, NMH veut le remercier d’avoir sollicité ces dons.

Les crédits indirects permettent à Sofia de reconnaître à la fois Robert et le donateur à proprement parler sans comptabiliser une même contribution à deux reprises. Les organisations sans but lucratif utilisent également des crédits indirects pour les dons effectués en l’honneur ou à la mémoire d’une personne autre que le donateur, ou sollicités par cette dernière. Dans le cas présent, Sofia veut être sûre de conserver une trace de tous les dons influencés par Robert, puisque chaque membre du conseil a un objectif annuel « donner ou obtenir ». Les crédits indirects dans NPSP permettent à Sofia et au reste de l’équipe de NMH de suivre facilement les totaux de Robert et de créer des rapports à leur sujet.

Dans NPSP, les crédits indirects et les cumuls de crédits indirects, à savoir les totaux cumulés de différentes catégories de crédits indirects, sont suivis au sein de l’enregistrement de contact. Beaucoup de cumuls de crédits indirects sont inclus par défaut dans NPSP. Si vous utilisez des cumuls personnalisables, votre administrateur peut ajouter encore davantage de cumuls de crédits indirects, selon les nécessités, notamment des cumuls qui agrègent les crédits indirects de tous les contacts d’un foyer et qui les cumulent au compte de foyer.

Ainsi, les crédits indirects vous donnent une vision plus globale de l’engagement des donateurs. Cependant, comment faire pour attribuer des crédits indirects ? À qui peut-on en attribuer ? Et sous quelles conditions ?

NMH bénéficie d’un grand nombre d’intervenants qui jouent des rôles de prescripteurs et d’ambassadeurs. Les choses peuvent donc être difficiles à gérer lorsque des événements plus complexes sont organisés, comme des séries d’événements ou d’ateliers que plusieurs personnes animent ou organisent. Pour répondre à cette question et mieux comprendre le fonctionnement des crédits indirects dans NPSP, vous devez bien comprendre les rôles de contact de l’opportunité.

Crédits indirects et rôles de contact de l’opportunité

Un rôle de contact de l’opportunité est tout simplement un rôle que vous attribuez à un contact dans un enregistrement d’opportunité précis. Si Candace Evans, une bénévole, ambassadrice et donatrice dévouée de NHM a assisté à la fête de levée de fonds de Robert Bullard et a fait un don, elle est la donatrice dans l’opportunité, mais Robert peut également être considéré comme le solliciteur.

NMH souhaite garder une trace de ces deux contacts et de leurs différentes contributions dans l’enregistrement d’opportunité, car Candace et Robert ont tous deux joué un rôle dans l’obtention du don. Qu'avons-nous défini ici ?

NPSP comprend plusieurs rôles de contact d’opportunité, tels que Decision Maker (Décideur), Donor (Donateur), Household Member (Membre du foyer) et Influencer (Prescripteur). Consultez la liste complète dans l’article Configuration de crédits indirects automatisés et manuels dans l’aide Salesforce.

Pour garantir une utilisation cohérente des crédits indirects et l’exactitude des données, l’équipe de NMH a mis au point une procédure pour définir et attribuer ces rôles. Votre organisme sans but lucratif doit faire de même. Votre administrateur peut également créer d’autres rôles personnalisés pour répondre à tous les besoins spécifiques à l’organisation. NMH, par exemple, a créé un rôle de contact intitulé Foundation Program Officer (Chargé de programme de la Fondation) afin que l’organisation puisse suivre les activités du chargé de programme en lien avec des opportunités de subvention spécifiques.

Dans NPSP, plusieurs contacts et plusieurs opportunités peuvent se connecter indépendamment au compte de foyer ou d’organisation. C’est pourtant le rôle de contact de l’opportunité qui relie une opportunité et un contact. Cette connexion est essentielle, car elle nous permet de relier des informations de l’opportunité aux enregistrements de contact et de foyer. Sans rôle de contact de l’opportunité, ces informations sont uniquement associées à l’enregistrement de compte (ou dans NPSP, au foyer).

Les crédits indirects sont attribués en fonction du rôle de contact de l’opportunité. NPSP utilise les rôles de contact et non les contacts lors de la création de crédits indirects. C’est là que la configuration de crédit indirect peut se révéler quelque peu complexe. Si votre administrateur a défini qu’un rôle de contact de l’opportunité donné doit recevoir un crédit indirect, alors tout contact auquel ce rôle de contact de l’opportunité est attribué recevra un crédit indirect. Si votre administrateur ne définit pas de rôle de contact de l’opportunité pour recevoir un crédit indirect, alors tout contact auquel ce rôle de contact de l’opportunité est attribué ne recevra aucun crédit indirect.

Retrouvons Sofia alors qu’elle saisit le don de 100 $ de Candace pour voir comment se présente la liste associée Rôles des contacts dans l’enregistrement d’opportunité.

Sofia attribue :

• Candace Evans dans le rôle de Donor (Donateur) (crédit direct)
  
• Robert Bullard en tant que Solicitor (Solliciteur) (crédit indirect)
  
• Calvin Wong en tant que Membre du foyer de Candace (crédit indirect).
  

La section Cumul total de crédit indirect de la page Contact de Robert comprend désormais le don de Candace. NPSP calcule les cumuls de crédits indirects dans le cadre du processus de lot nocturne. Par conséquent, vous ne pourrez pas consulter les mises à jour des cumuls de crédits indirects en temps réel, à moins que vous ne demandiez à votre administrateur de forcer manuellement le recalcul. Vous pouvez également lui demander d’ajouter le bouton Recalculer des cumuls sur le contact, qui permet de recalculer le cumul d’un enregistrement.

Dans ce cas, il est essentiel de s’assurer que le rôle de contact Solicitor (Solliciteur) est configuré pour recevoir un crédit indirect. Si ce n’est pas le cas, les champs de crédits indirects de Robert ne contiendront aucune donnée. Si vous estimez que vos crédits indirects ne fonctionnent pas comme prévu, demandez à votre administrateur de vérifier les paramètres.

Il se peut parfois qu’il existe un rôle de contact pour lequel vous ne souhaitez pas reconnaître des crédits indirects. Il est également possible que vous souhaitiez exclure des calculs de crédit indirect un type d’enregistrement d’opportunité (par exemple les dons en nature). Encore une fois, c’est votre administrateur qui maîtrise ces paramètres. Il pourra déterminer quels rôles et quels types d’enregistrements reçoivent ou non des crédits indirects.

Prenons une minute pour revoir ces points clés :

• NPSP calcule les crédits indirects en fonction des rôles de contact de l’opportunité.
  
• Votre administrateur définit si un rôle de contact de l’opportunité doit bénéficier (ou non) d’un crédit indirect dans les paramètres NPSP.
  
• Votre administrateur peut exclure certains types d’enregistrements d’opportunité ou types d’opportunités des calculs de crédit indirect.
  

Maintenant que vous avez compris les bases, vous apprendrez dans l’unité suivante à créer et à gérer un crédit indirect.

Ressources

• Aide Salesforce : Présentation des crédits indirects
• Aide Salesforce : crédits indirects automatisés
• Rubriques de la Trailblazer Community : Crédits indirects