Amélioration de la qualité des données

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Citer les normes de données définies dans un plan de gestion classique
  • Répertorier les méthodes d’utilisation de Salesforce pour mettre en œuvre un plan de gestion des données

Développement d’un plan de gestion des données

Vous connaissez l’importance de la qualité des données pour la croissance de l’entreprise. Des données de mauvaise qualité entraînent une perte de chiffre d’affaires, un déficit d’information et un préjudice de réputation, pour ne citer que quelques points. Les données de qualité, quant à elles, sont les reines de beauté. Elles permettent à votre société de travailler rapidement et avec précision, notamment de prospecter et de cibler de nouveaux clients, d’identifier des opportunités de vente additionnelle et de planifier des territoires.

Votre directrice commerciale vous a demandé de piloter les efforts d’amélioration de la qualité des données chez Gelato. Il est temps de faire appel à vos connaissances.

Durant vos recherches, vous avez retenu la première étape de l’amélioration de la qualité des données : développer un plan de gestion des données.

Fort heureusement, vous connaissez les données clients nécessaires pour soutenir les objectifs commerciaux de Gelato. Vous savez qui utilise les données et comment. Tout ce qu’il reste à faire, c’est créer un plan.

Un plan de gestion des données classique comprend des normes de création, de traitement et de maintenance des données. Consultez le tableau de référence ci-dessous.

Normes de données Description Exemple
Nommage Définir des conventions de nommage pour les enregistrements. Toujours inclure les suffixes (Inc., Corp.) ? Abréviations ? Vérifier que les noms de société ne sont jamais abrégés, sauf lorsque l’abréviation fait partie du nom standard.
Mise en forme Déterminer comment représenter les dates et les valeurs financières. Utiliser jj/mm/aaaa pour tous les formats de date.
Flux de travail Déterminer les processus de création, de révision, de mise à jour et d’archivage des enregistrements. Déterminer toutes les étapes qu’un enregistrement suit pendant son cycle de vie. Orienter les requêtes de service associées à des sociétés implantées en Californie vers les commerciaux qui couvrent l’état de Californie.
Qualité

Définir des normes de qualité des données appropriées, avec la possibilité de mesurer ou d'évaluer les enregistrements. Attribuer une valeur à l’ancienneté, à l’exhaustivité, à l’utilisation, à la précision, à la cohérence, aux duplications et à toute autre mesure de qualité ou de valeur spécifique à votre activité.

Mettre à jour les listes actives au moins une fois par mois.
Rôles et propriété Définir le propriétaire des enregistrements, le responsable des modifications des données et le destinataire des notifications de changements de données. Attribuer les pistes associées à des entreprises basées en Californie aux commerciaux qui couvrent cet état.
Sécurité et autorisations Définir des niveaux de confidentialité des données appropriés. Vérifier que les obligations réglementaires, juridiques et contractuelles sont satisfaites. S’assurer que seuls les membres régionaux de l’équipe peuvent consulter les informations confidentielles de leurs pistes.
Surveillance Exposer un processus de contrôle de la qualité des données. Déterminer la fréquence, l’étendue, la propriété et les vérifications, en indiquant comment mettre à jour les données, empêcher les doublons, fusionner les enregistrements, ajouter des enregistrements et archiver les enregistrements. Déterminer des mesures faciles à suivre dans un tableau de bord. Réviser les pistes sans indication du secteur d’activité le premier jour de chaque mois.

Vous présentez votre plan à la directrice commerciale. Elle adore, mais elle a une question : « Comment ce processus peut-il améliorer nos données ? ».

Mise en œuvre de votre plan de gestion des données dans Salesforce

Le compte à rebours. Vous avez découvert l’importance de la qualité des données pour une entreprise. Vous avez évalué la qualité des données au sein de votre société. Enfin, vous avez élaboré un plan efficace de gestion des données. Parfait, mais les meilleures connaissances et les stratégies les plus fines ne valent pas mieux qu’un parapluie dans un sous-marin si elles ne sont pas traduites en actions.

Comment procéder ?

La réponse : Salesforce.

La puissance de Salesforce repose sur sa flexibilité. Vous pouvez aisément personnaliser Salesforce pour gérer le plan de gestion des données de votre société.

Faites travailler Salesforce pour vous ! Plus précisément, simplifiez la création, la mise à jour et la maintenance des données clients avec quelques fonctionnalités clés de Salesforce (pour découvrir comment configurer ces fonctionnalités, consultez la section Ressources).

Champs obligatoires

Vous connaissez les champs nécessaires pour soutenir les objectifs commerciaux de Gelato. Ils sont définis dans votre plan de gestion des données. Définissez ces champs comme obligatoires. Pour les pistes de Gelato, vous définissez plusieurs champs personnalisés obligatoires, notamment les champs associés aux dates importantes et au secteur d’activité. Vous pouvez ensuite noter, attribuer et convertir les pistes correctement.

Nouveau champ personnalisé

Règles de validation : vous souhaitez que les numéros de téléphone respectent un format particulier ? Configurez des règles de validation pour n’importe quel champ. Ensuite, lors de la sauvegarde des enregistrements, le format des données est contrôlé pour s’assurer qu’il respecte la règle définie. Les règles de validation sont très modulables. Par exemple, pour rendre obligatoire un champ standard, vous pouvez utiliser une règle de validation qui vérifie si le champ est renseigné. Vous configurez des règles de validation pour les champs de téléphone, de carte de crédit et d’ID client. Vous configurez également des règles de validation pour rendre obligatoires les champs de coordonnées des pistes standard. Règles de workflow

Les règles de workflow sont la baguette magique de votre mise en œuvre Salesforce. Elles permettent d’automatiser les procédures et les processus internes standard afin de gagner du temps au sein de votre société. Vous configurez des règles de workflow qui orientent les pistes vers le commercial le plus proche. Elles peuvent également attribuer des requêtes de service. Les commerciaux de Gelato peuvent ainsi concentrer leurs efforts sur le développement de l’activité, sans se soucier de l’attribution d’enregistrements.

Présentations de page : certains enregistrements contiennent une multitude de champs que vos commerciaux n’utilisent pas. Éliminez les ! Correct, supprimez-les de la présentation de page pour vos commerciaux. En fait, vous créez des présentations de page personnalisées pour différents types de commercial et de responsable chez Gelato afin d'adapter les champs à leurs besoins. Profitez-en pour placer les champs obligatoires et importants en haut de la page. Tableaux de bord

Pourquoi égarer les commerciaux et les responsables dans un dédale de rapports et d’enregistrements ? Créez à la place de simples tableaux de bord qui soulignent les objectifs de l’entreprise. Par exemple pour Gelato, créez une série de tableaux de bord dans lesquels les responsables peuvent détecter les données d’attribution de pistes et de campagnes manquantes.

Rapport sur la qualité des données

Outils d’enrichissement des données : dès leur saisie, les données sont presque déjà obsolètes. Il est par conséquent important d’actualiser régulièrement vos données avec une source de confiance. Plusieurs produits dans Data Apps sur AppExchange facilitent cette tâche. Gestion des duplications : les enregistrements dupliqués sont la hantise de tout commercial ! Quel enregistrement est le bon ? Assurez-vous que chaque client de Gelato n’a qu’un seul enregistrement de compte. Utilisez ensuite la Gestion des duplications, les outils intégrés de gestion des doublons de Salesforce, pour empêcher les duplications. Types de champs personnalisés : vous connaissez les formats de date et de devise que votre société souhaite utiliser. Par conséquent, vous employez des types de champ dans des champs personnalisés. Faites en sorte de paramétrer tous les champs de date personnalisés sur Type = Date, et tous les champs de devise personnalisés sur Type = Devise. Pour les champs contenant une liste de valeurs standard, utilisez Type = Liste de sélection. Vous configurez des listes de sélection Région/Province et Pays. Ainsi, en saisissant des adresses, les commerciaux peuvent sélectionner dans des listes de régions/provinces et de pays standard.

Une fois votre plan de gestion des données en place, vous rencontrez la directrice commerciale. Elle examine tous les nouveaux processus, puis pose une dernière question en arborant un grand sourire : « Une promotion ? »

Conclusion

Après le concert de louanges qui récompense vos efforts, vous profitez de deux semaines de vacances bien méritées sur une île tropicale loin du tohu-bohu de Gelato. Vous êtes frappé(e) de voir que le sable s’immisce dans tout ce que vous touchez. Vous faites l’analogie avec vos données. Elles touchent tout, chaque détail de votre activité, dans les endroits les plus improbables.

Il est primordial de développer une culture d’entreprise orientée vers les données. Heureusement, Salesforce vient à votre aide. Vous avez obtenu des succès importants. La directrice commerciale a admiré votre mise en œuvre, les commerciaux et les responsables de Gelato vous couvrent de lauriers et vous obtenez cette promotion tant rêvée. Fantastique ! Pour autant, l'amélioration de la qualité des données n'est jamais terminée. En fait, vous avez d'autres idées à mettre en œuvre.

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