Évaluez la qualité des données

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Indiquer comment les données sont utilisées pour la prise en charge des objectifs professionnels
  • Indiquer comment mesurer la qualité des données
  • Installer l'application Data Quality Analysis Dashboards et interpréter les tableaux de bord

Découverte de l’utilisation des données dans votre entreprise

En tant qu’administrateur Salesforce de votre société, vous êtes le gardien des données clients. Dans la société Terre où les données représentent l’environnement, vous êtes Captain Planet ! Cette tâche est très importante, elle vaut bien une cape et une ceinture multifonctions. Par conséquent, vous êtes sur la défensive lorsque le directeur vous demande « À quel point nos données sont-elles mauvaises ? »

En véritable héros, en guise de réponse : vous retournez à votre bureau pour exécuter quelques rapports.

Malheureusement, les rapports sont à peu près aussi utiles pour expliquer les problèmes de vos données que cette vidéo d’un chat sur un Roomba qui vous laisse perplexe. Vous réalisez que vous ignorez comment évaluer la qualité des données de votre société. Les champs vides ? Les doublons ? Les informations incorrectes ? Par où commencer... ?

Un conseil vous revient soudainement à l’esprit : La première étape de l’évaluation de la qualité des données consiste à déterminer comment la société utilise les données clients pour atteindre ses objectifs. Cela semble être un bon début.

Vous réunissez des gestionnaires et des commerciaux Gelato pour leur demander :
  • Quels sont vos objectifs commerciaux ?
  • De quelles données clients avez-vous besoin pour soutenir ces objectifs ?
  • Comment utilisez-vous les données clients ?
  • Où sont stockées vos données clients ?

Vous découvrez que chaque service a défini ses propres objectifs, mais que de nombreux services utilisent les mêmes données clients. Malheureusement, chaque service suit son propre processus de création et de gestion des données. Par exemple, la plupart des services ont besoin des coordonnées des clients. Chaque service Gelato a ses propres habitudes pour gérer les coordonnées. Le service commercial utilise Salesforce, la comptabilité a un système complexe de feuilles de calcul et le support client n’a quasiment aucun système. Il en de même pour toutes les informations au sein de la société.

Vous essayez de trouver deux services s’appuyant sur le même processus de création d’enregistrements. Autant chercher une aiguille dans une botte de foin. Vous interrogez plusieurs directeurs commerciaux. La première vous informe que son équipe enregistre toutes ses informations clients dans une feuille de calcul partagée. En fin de mois, son assistant transfère les informations vers Salesforce. Plus exactement, jusqu’à la démission de l’assistant il y a trois mois. Un autre directeur a demandé à son équipe de ne pas se soucier de la saisie de données dans Salesforce (même si cela répond à la stratégie de la société !).

Avec de telles pratiques, nul besoin de chercher pourquoi les rapports sont envahis de doublons, d’enregistrements incomplets et de données périmées. La magie des données ne tombe pas du ciel pour exaucer vos vœux. Si aucune ressource de l’entreprise ne se charge de la qualité des données, comment les améliorer ?

Vous rassemblez et organisez vos découvertes dans un tableau de référence pratique.

Objectifs Services Données requises
Annoncer les nouveaux services Marketing Nom, Société, E-mail, Adresse, Téléphone, Secteur d’activité, Nombre d’employés, Chiffre d’affaires annuel
Noter et orienter les pistes Ventes Nom, Société, E-mail, Adresse, Téléphone, Nombre d’employés, Chiffre d’affaires annuel, Secteur d’activité, Statut, Propriétaire, Source de la piste
Rechercher et convertir des pistes Ventes Nom, Société, E-mail, Adresse, Téléphone, Nombre d’employés, Chiffre d’affaires annuel, Secteur d’activité, Statut, Propriétaire, Date de dernière modification, Source de la piste, Étapes suivantes
Planifier et adapter les territoires Ventes, Marketing, Support client Nom, Société, E-mail, Adresse, Téléphone, Nombre d’employés, Chiffre d’affaires annuel, Secteur d’activité, Propriétaire
Suivre les requêtes de service Support client, Ventes, Juridique Nom, Société, E-mail, Adresse, Téléphone, Priorité, Raison, Détails d’escalade, Type de requête, Indicateur SLA, Origine de la requête, Description
Identifier les opportunités de vente additionnelle et de montée en gamme Ventes, Marketing Société, Secteur d’activité, Chiffre d’affaires annuel, Nombre d’employés
Facturer les clients Support client, Ventes, Juridique, Finance Nom, Société, E-mail, Adresse Téléphone, Produits détenus
Communiquer avec les clients Ventes, Marketing, RH, Support client, Juridique Nom, Société, E-mail, Adresse Téléphone, Produits détenus

Plutôt fier de vous, vous transmettez ce tableau à la directrice commerciale. Elle vous félicite pour ce travail rondement mené, mais elle a une question : « Quel est le problème avec nos données ? »

Examen des rapports et des tableaux de bord de qualité des données

Découvrir comment votre société utilise les données pour atteindre ses objectifs est très intéressant, mais si les données ne sont pas présentées dans un format accessible et pratique (à savoir, dans Salesforce !), elles seront aussi utiles qu’une cassette VHS dans un lecteur Roku.

« Quel est le problème avec nos données ? » vous a demandé la directrice commerciale. C’est au fruit que l’on juge l’arbre, n’est-ce pas ? Pour évaluer la qualité des données, le meilleur moyen consiste à examiner... les données (ou leurs lacunes). Chaque service de Gelato a été chargé d’utiliser Salesforce en tant que source de confiance pour les données. Pour en avoir parlé avec les responsables et les commerciaux des différents services, vous pouvez confirmer ce point. Donc, pour étayer votre démonstration, le mieux est d’examiner les données dans Salesforce. Lorsque les dirigeants s'aperçoivent que les données sont manquantes dans Salesforce, ils font de la qualité des données une priorité. Donc, si la qualité de l’arbre est dans le fruit, comment faire pousser l’arbre ?

La qualité des données s'appuie sur plusieurs attributs importants. Vous devez comprendre ces dimensions avant d'essayer de corriger les problèmes de données (nous abordons la correction des problèmes dans l'unité suivante).

Dimension qualitative des données Description Comment l’évaluer
Ancienneté Les données ne vieillissent pas comme le bon vin. À quelle date remonte la dernière mise à jour de chaque enregistrement ? Exécutez un rapport sur la Date de dernière modification des enregistrements. Quel pourcentage d’enregistrements a été récemment mis à jour ?
Exhaustivité Du pain sans confiture ? Pas question ! De même, vous ne trouverez pas d’opportunités de montée en gamme sans connaître la hiérarchie complète d’une société et le secteur d’activité. Les champs importants sur les enregistrements sont-ils tous renseignés ? Liste des champs requis pour chaque métier au sein de votre société. Générez ensuite un rapport qui montre le pourcentage de champs vides. Vous pouvez également utiliser une application de qualité des données disponible sur AppExchange.
Précision Vous ne gagnez pas la médaille d’or en manquant la cible. Vos données sont-elles aussi précises que possible ? Ont-elles été mappées avec une source de confiance ? Installez une application de qualité des données depuis AppExchange. Cette application va mapper vos enregistrements avec une source de confiance et suggérer des solutions pour les améliorer.
Cohérence Les enregistrements se présentent-ils sous le même format, avec la même orthographe et dans la même langue ? Exécutez un rapport qui affiche les valeurs utilisées pour les champs de date, de devise, d’état, de pays, de région et de langue. Combien de variations sont utilisées pour une même valeur ?
Duplication Parfois 2 n’est pas mieux que 1. La duplication des données est souvent source d’inefficacité. Avez-vous des enregistrements et des données dupliqués dans votre organisation ? Utilisez les fonctionnalités de gestion des données dans Salesforce et installez une application de détection des doublons depuis AppExchange.
Utilisation Utilisez-les ou perdez-les ! Vos données sont-elles exploitées dans des rapports, des tableaux de bord et des applications ? Examinez les ressources et les outils disponibles utilisés par votre société. L’utilisation des données est-elle optimale ?

Songer au travail nécessaire pour générer ces rapports donne le tournis. Vous terminez votre troisième Frappuccino de la journée lorsque vous tombez sur AppExchange de Salesforce. Vous découvrez une panoplie de packages qui évaluent la qualité des données dans diverses dimensions. En quelques clics, vous avez accès à quantité de rapports et de tableaux de bord.

L'application Data Quality Analysis Dashboards est un package AppExchange très apprécié. Pour accéder à d’autres packages AppExchange utiles, consultez la section Ressources.

Installation et exécution de l'application Data Quality Analysis Dashboards

Voici les étapes d'installation de l'application Data Quality Analysis Dashboards dans AppExchange. Pour des instructions détaillées, reportez-vous au guide d’installation de l’application.

Pour suivre et mettre en pratique les étapes de ce module, vous devez installer le package dans votre Trailhead Playground. Procédez comme suit pour lancer un Trailhead Playground et installer le package. Vous utilisez également ce package et le Playground au moment de relever le défi pratique.

Lancez votre Trailhead Playground en faisant défiler cette page jusqu’en bas et cliquez sur Lancer. Si vous voyez un onglet dans votre organisation intitulé Installer un package, c’est parfait. Suivez les étapes indiquées.

Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Lanceur d’application pour lancer le lanceur d’application, puis cliquez sur Démarreur de Playground et suivez les étapes. Si vous ne voyez pas l’application Démarreur de Playground, copiez ce lien d’installation et consultez Installer un package ou une application pour relever un défi Trailhead dans l’aide de Trailhead.

  1. Cliquez sur l’onglet Installer un package.
  2. Copiez 04t20000000D24R dans le champ.
  3. Cliquez sur Installer.
  4. Sélectionnez Installer pour les administrateurs seulement, puis cliquez sur Installer.

Une fois l’installation de votre package terminée, une page de confirmation s’affiche et vous recevez un e-mail à l’adresse associée à votre Trailhead Playground. Dans le menu des applications de votre Trailhead Playground, cliquez sur Tableaux de bord. Pour afficher tous les tableaux de bord du package, cliquez sur Tous les tableaux de bord.

Lorsque vous exécutez le tableau de bord High Level Data Quality Analysis, les informations suivantes s'affichent : Tableau de bord High Level Data Quality Analysis, avec la majorité des rapports indiquant une bonne qualité des données

Lorsque vous ouvrez le tableau de bord Qualité des données de compte, de contact et d’opportunité, les informations suivantes s’affichent :Tableau de bord Account, Contact & Opportunity Data Quality présentant des rapports sur la qualité générale de données et les données manquantes par objet

D'après les tableaux de bord, les données de Gelato sont relativement bonnes, mais nécessitent toutefois votre attention. Examinons de plus près les données d'opportunités de Gelato. Le tableau de bord Account, Contact & Opportunity Data Quality indique des champs métiers importants manquent dans de nombreuses opportunités, notamment la source des pistes et les étapes suivantes. Vous avez déjà identifié les données importantes pour atteindre les objectifs métiers de Gelato. Par conséquent, il est important de mettre ces champs à jour pour les équipes commerciales de Gelato.

Vous communiquez ces résultats à la directrice commerciale. Elle est visiblement stupéfaite et convaincue que Gelato doit améliorer la qualité de ses données. Vous vous dites, mission accomplie, je vais pouvoir m’esquiver et retrouver mon cher bureau. Pas si vite... La directrice charge quelqu’un d’améliorer la qualité des données. Devinez qui ? Évidemment, elle vous confie la responsabilité d’améliorer la qualité des données chez Gelato. Pour savoir comment procéder, passez à l’unité suivante !

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