Utilisation d’un enregistrement de contact
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Décrire l’objectif de l’enregistrement de contact
- Modifier les détails d’un contact
- Communiquer avec le contact à partir de l’enregistrement de ce dernier
- Passer en revue les interactions passées avec le contact
Présentation des enregistrements de contact
Dans une organisation Salesforce, chaque contact (personne) dispose d’une liste individuelle qui contient des informations concernant ce dernier et les relations associées. Les contacts peuvent être associés à des comptes (entreprises), des opportunités (affaires en cours), des requêtes, etc. Vous pouvez effectuer de nombreuses actions telles que modifier les détails, établir et consigner des communications (nous vous épargnons la formulation « contacter votre contact ») et consulter l’activité passée à partir de l’enregistrement de contact.
Modification des détails
- Recherchez les détails de l’enregistrement de contact ouvert.
- Cliquez sur l’icône de crayon à droite du champ Title (Titre).
- Saisissez un nouveau titre pour ce contact.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
- Cliquez sur le bouton Edit (Modifier) en haut de l’enregistrement de contact.
- Ajustez les champs.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Comme vous pouvez le voir, il existe plusieurs façons de modifier votre enregistrement de contact. Plus les informations de l’enregistrement de contact seront précises, plus votre relation avec ce contact sera intéressante.
Communication avec le contact
- Dans la section Activity (Activité), cherchez les onglets New Event (Nouvel événement) et Log a Call (Consigner un appel), puis sélectionnez Email (E-mail).
- Saisissez du texte dans la zone de texte Subject (Objet). Notez que les champs From (De), To (À) et Bcc (Cci) sont renseignés automatiquement, mais qu’ils peuvent néanmoins être modifiés.
- Dans la section sous l’objet, saisissez le texte de l’e-mail que vous souhaitez envoyer à ce contact.
- Si ce contact est associé à un autre enregistrement (compte, requête, commandes, etc.), sélectionnez l’enregistrement dans le champ Related To (Associé à) en bas. Le fait d’associer cette communication l’enregistre également sous forme d’activité sur l’objet associé.
- Cliquez sur la flèche à côté de l’icône pour modifier l’objet.
- Dans le cas d’un test, évitez de cliquer sur Send (Envoyer), car cette opération enverrait réellement un e-mail à votre contact. Si vous envoyez cet e-mail, il sera automatiquement ajouté au journal des activités passées pour cet enregistrement de contact.
Consignation d’une communication
Outre les e-mails, il peut arriver que vous deviez enregistrer une communication hors ligne, afin de pouvoir vous y référer ultérieurement.
- Cliquez sur Log a Call (Consigner un appel).
- Saisissez ou sélectionnez l’objet de votre communication.
- Saisissez les commentaires, notes ou récapitulatifs pertinents de votre communication avec ce contact.
- Sélectionnez l’objet associé, le cas échéant.
- Cliquez sur Save (Enregistrer). Pas d’inquiétude, cette entrée pourra être supprimée ultérieurement.
Examen des activités passées
- Dans la section Activity (Activité), cherchez la chronologie. La communication que vous avez consignée a maintenant été ajoutée à la chronologie de ce contact.
Remarque : tout autre utilisateur disposant de l’autorisation d’accéder à cet enregistrement de contact peut voir cette chronologie. Si vous envoyez un e-mail à ce contact depuis l’onglet Email (E-mail), l’activité de communication par e-mail est également automatiquement ajoutée à cette chronologie. - Cliquez sur la flèche à gauche de l’entrée que vous avez consignée pour développer et afficher les détails de la communication.
- Pour supprimer cette communication consignée, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de votre entrée et sélectionnez Delete (Supprimer).
- Confirmez la suppression.
Comme vous pouvez le voir, l’enregistrement de contact est très utile pour gérer la relation avec un contact. Poursuivez votre exploration pour découvrir tout ce que vous pouvez faire d’autre dans l’enregistrement de contact.