Gestion des adresses

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire la manière dont interagissent les champs d’adresse présents sur les objets de compte, de contact et d’adresse
  
• Rappeler l’impact des paramètres d’adresse de Nonprofit Success Pack (NPSP) sur le comportement de gestion des adresses
  
• Résumer les principales difficultés relatives à la gestion des adresses
  

La destination importe autant que le destinataire

Nonprofit Success Pack (NPSP) comprend une fonctionnalité performante et prête à l’emploi de gestion des adresses qui permet à vos utilisateurs de suivre plusieurs adresses pour un même foyer (telles que les adresses saisonnières) et de vérifier leur exactitude.

Cela est en partie possible parce que les adresses dans NPSP ne sont pas qu’un champ sur un enregistrement de compte de foyer, mais bien des objets à part entière. Avec les enregistrements d’adresse, il est possible de connecter plusieurs adresses au même enregistrement de compte.

La fonctionnalité de gestion des adresses NPSP permet les actions suivantes :

• Prise en charge de plusieurs adresses pour un compte de foyer, telles que des adresses saisonnières
  
• Mise à jour automatique des adresses dans tous les enregistrements de contact d’un foyer en cas de changement de l’adresse de ce foyer ou si elle est marquée comme non livrable
  
• Remplacement des adresses pour des contacts individuels d’un foyer, lorsqu’un contact souhaite recevoir des courriers à une adresse différente de celle du foyer
  
• Prise en charge des services de vérification d’adresse, afin de savoir immédiatement si une adresse est inexacte
  

Bien que cette fonctionnalité de gestion des adresses soit puissante, elle peut également s’avérer complexe à prendre en main. Découvrons-la en détail. 

Paramètres de gestion des adresses de NPSP

Commençons par explorer les paramètres généraux d’adresse, qui ont une incidence sur le comportement de gestion des adresses. Vous pouvez trouver ces paramètres dans Paramètres NPSP en cliquant sur Personnes, puis sur Adresses.

Adresses de compte de foyer désactivées (1) active/désactive la gestion des adresses pour les comptes de foyer. Pour les comptes de foyer, la fonctionnalité de gestion des adresses est activée par défaut, ce qui vous permet de suivre plusieurs adresses et de synchroniser l’adresse actuelle du foyer avec tous les contacts du foyer.

Adresses de compte d’organisation activées (2) active/désactive la gestion des adresses pour les comptes d’organisation. Pour les comptes d’organisation, la gestion des adresses est désactivée par défaut, mais vous pouvez activer plusieurs adresses et d’autres fonctionnalités en sélectionnant ce paramètre.

Simple changement adresse en mise à jour (3) est sélectionné par défaut, ce qui signifie que tout changement mineur met simplement à jour un enregistrement d’adresse existant. Si vous désélectionnez (ou décochez) ce paramètre, toute modification apportée à une adresse sera traitée comme la création d’une adresse. Cela sera le cas pour absolument tous les changements : le simple fait de supprimer une double espace dans une adresse aura pour effet de créer un enregistrement. Cette option est utile si vous souhaitez suivre de près chaque changement ou si vous souhaitez procéder à un audit de votre service de vérification d’adresse. Assurez-vous simplement que vous avez en place une stratégie de gestion des données relative aux doublons.

Champs d’adresse des enregistrements de contact

Examinons maintenant les champs d’adresse d’un contact individuel. 

Salesforce comporte des champs d’adresse standard autres que ceux de NPSP : votre présentation de page peut donc être légèrement différente de ce que nous décrivons ici. Nous vous recommandons de supprimer les autres champs d’adresse de vos présentations de page. Ils ne fonctionnent pas avec les fonctionnalités d’adresse de NPSP et peuvent dérouter les utilisateurs. 

La liste de sélection Type d’adresse principale (1) spécifie le type d’adresse du champ Adresse postale. Dans cet exemple, il s’agit d’une adresse personnelle, mais les adresses professionnelles et autres sont également prises en charge par défaut.

Sélectionnez Remplacement d’adresse (2) pour empêcher la copie de l’adresse du foyer vers l’adresse postale du contact. Utilisez cette option si le contact souhaite recevoir des courriers à une adresse différente de celle de son foyer.

Sélectionnez Adresse postale non livrable (3) pour marquer l’adresse comme non valide si elle est incorrecte, si les informations du donateur sont incomplètes ou si le service postal ne peut pas effectuer la livraison à l’adresse enregistrée.

Le champ de formule Adresse postale du foyer (4) contient la valeur de l’adresse du foyer. En règle générale, elle est identique à l’adresse postale du contact, sauf si vous sélectionnez Remplacement de l’adresse.

Gestion des adresses sur les enregistrements de compte de foyer

La gestion des adresses permet de synchroniser l’adresse d’un compte de foyer avec tous les contacts d’un foyer. En outre, la modification d’une adresse de foyer entraîne la création d’un enregistrement d’adresse. Vous pouvez basculer entre les enregistrements d’adresse en cas de déménagements saisonniers, ou les utiliser pour réaliser un suivi des endroits où un donateur a vécu.

Examinons quelques scénarios typiques pour découvrir les interactions entre différents champs d’adresse, ainsi que la manière dont NPSP effectue un suivi pour déterminer à quel moment utiliser quelle adresse.

Création d’un enregistrement de contact

Vous souvenez-vous que plus tôt dans ce module, nous avons créé un enregistrement de contact pour Roberto Alvarez ? Comme il ne faisait pas partie d’un compte de foyer existant, nous avons créé son contact et son compte de foyer en renseignant ses coordonnées et en laissant vide le nom du compte. Voici ce qui se passe automatiquement ensuite.

1. NPSP crée un compte de foyer pour le contact.
   
2. La gestion des adresses copie l’adresse postale du contact dans l’adresse de facturation du compte de foyer.
   
3. La gestion des adresses crée un enregistrement d’adresse et l’associe au compte de foyer.
   
4. Le type d’adresse principal du nouveau contact est copié dans le champ Type d’adresse de l’enregistrement d’adresse. Si vous laissez le type d’adresse principal vide, il est défini par défaut sur Domicile.
   
5. Le nouvel enregistrement d’adresse est automatiquement défini en tant qu’adresse par défaut.
   

C’est ainsi que NPSP synchronise les adresses sur le contact, le compte de foyer et les enregistrements d’adresses, de sorte que toutes les données concordent. 

Ajout d’un nouveau contact à un foyer existant

Lorsque Sofia Rivera, chargée de développement au sein de l’organisme sans but lucratif (fictif) No More Homelessness (NMH), ajoute Samuel, le fils de Roberto Alvarez, au compte de foyer Alvarez, elle n’a pas non plus à saisir son adresse. Étant donné que l’adresse de tous les membres d’un foyer est généralement la même, la gestion des adresses définit automatiquement l’adresse postale du nouveau contact comme étant la même que l’adresse de facturation du compte de foyer.

Mise à jour de l’adresse d’un foyer

Si une famille déménage, il ne faut pas seulement mettre à jour l’adresse du foyer, mais aussi l’adresse postale de chaque contact du foyer. La gestion des adresses automatise cette tâche en synchronisant la nouvelle adresse entre le compte de foyer et chacun des contacts associés. Sofia commence toujours par mettre à jour l’adresse du compte de foyer : cette méthode est la plus efficace et permet de garder les données de contact de NMH à jour.

De même, si Sofia sélectionne Adresse postale non livrable sur les contacts de la famille, le compte du foyer ou l’enregistrement d’adresse, l’adresse est également marquée comme non livrable sur tous les enregistrements associés.

Cependant, si l’option Remplacement d’adresse est sélectionnée pour un contact, l’adresse postale de ce contact ne sera pas synchronisée avec l’adresse du foyer, que ce soit pour une nouvelle adresse ou une adresse marquée comme non livrable.

Gestion des adresses des comptes d’organisation

La gestion des adresses se comporte différemment en ce qui concerne les comptes d’organisation et est désactivée par défaut pour ceux-ci. Afin d’activer la gestion des adresses pour les comptes d’organisation, sélectionnez le champ Adresses de compte d’organisation activées dans Paramètres NPSP > Personnes > Adresses.

Lorsque l’adresse du compte est mise à jour, la fonctionnalité de gestion des adresses sur les comptes d’organisation crée un enregistrement d’adresse ainsi qu’un historique des modifications d’adresse dans la liste associée Adresse.

L’activation de la gestion des adresses pour les comptes d’organisation est également obligatoire pour utiliser un service de vérification d’adresse. C’est d’ailleurs à ces services que nous allons tout de suite nous intéresser.

Vérification des adresses

NPSP peut vérifier les adresses à mesure que vous les saisissez dans Salesforce à l’aide de l’une des trois API de vérification d’adresse mises à disposition (l’API Cicero, l’API Geocoding de Google et l’API SmartyStreets) ou de votre propre API. 

Si vous ne connaissez pas bien les API, ou interfaces de programmation d’applications, sachez qu’il s’agit d’outils permettant à deux applications de partager des données (dans ce cas, des données d’adresse entre les services de vérification et Salesforce).

Les trois API de vérification d’adresse se caractérisent chacune par des aspects différents à prendre en compte, relatifs notamment à la complexité et aux coûts. Faites des recherches sur chacune d’elles avant de prendre votre décision.

Une fois que vous avez configuré NPSP à des fins de vérification d’adresse, NPSP agit automatiquement pour :

• vérifier si des adresses existent déjà lorsque vous essayez de les ajouter ;
  
• standardiser les adresses à votre place (c’est-à-dire convertir « boulevard » en « bd » dans l’enregistrement sauvegardé, etc.).
  

N’oubliez pas que vous devez activer la gestion des adresses pour les comptes d’organisation afin de pouvoir utiliser un service de vérification d’adresse. En outre, la vérification d’adresse ne fonctionne que pour les enregistrements que vous créez après avoir configuré cette fonctionnalité. La vérification ne s’applique pas aux informations de contact déjà saisies dans Salesforce.

Gorav Patel, l’intrépide administrateur Salesforce de NMH, souhaite configurer la vérification d’adresse pour s’assurer que les données saisies dans l’organisation de NMH sont de bonne qualité et exhaustives. Bien que de nombreux services de vérification d’adresse nécessitent un investissement supplémentaire, Gorav explique à son directeur général que le coût est justifié, car il favorise l’adoption par les utilisateurs ainsi que la productivité. 

Observons comment Gorav configure la vérification d’adresse pour l’organisation de NMH. 

1. Cliquez sur l’onglet Paramètres NPSP, puis sur Personnes et Adresses.
   
2. Cliquez sur Modifier.
   
   
3. Consultez les instructions générales de la section Paramètres de compte d’API de vérification et sélectionnez Activer la vérification automatique.
   
4. Sélectionnez le service de vérification d’adresse que vous souhaitez utiliser et saisissez les informations appropriées, telles que votre jeton d’authentification, ou remplissez les autres champs qui s’affichent lorsque vous sélectionnez des services spécifiques. Pour obtenir des conseils plus détaillés sur chaque service de vérification disponible, contactez directement les fournisseurs de services concernés.
   
5. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner Rejeter les adresses ambiguës pour marquer les adresses ambiguës comme non valides lorsque l’API renvoie plus d’une adresse. Si cette option n’est pas sélectionnée, Salesforce choisit la première adresse suggérée en tant qu’adresse valide.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   
   

Vous pouvez facilement exclure de la vérification une adresse spécifique en cochant la case Vérifiée dans l’enregistrement d’adresse. Cela permet de faire en sorte que la vérification l’ignore.

Si vous utilisez l’API SmartyStreets, vous pouvez également cliquer sur Vérifier toutes les adresses pour vérifier en masse les adresses qui existent déjà dans votre organisation.

Désactivation des fonctionnalités non utilisées

Le suivi des adresses avec un objet d’adresse ajoute un niveau de complexité aux processus qui peut dépasser ce que vous devez (ou souhaitez) gérer. 

Si votre organisation envoie des courriers aux contacts uniquement à l’adresse de leur foyer, si vos parties prenantes n’ont pas d’adresse saisonnière ou que vous ne prévoyez pas d’utiliser de service de vérification d’adresse, vous pouvez désactiver la gestion des adresses. 

Cependant, gardez à l’esprit que même si vous avez des besoins simples en matière de suivi des adresses, laisser la gestion des adresses activée vous permet de tirer parti de la synchronisation automatique des enregistrements d’adresses de tous les contacts d’un foyer en cas de modification de l’adresse de celui-ci.

Quelle que soit votre décision, n’oubliez pas que la configuration des fonctionnalités de gestion des adresses dans NPSP dans le but de répondre aux besoins de votre organisation (et d’assurer la fiabilité et l’exhaustivité des données) est essentielle pour favoriser l’adoption par les utilisateurs. En outre, l’adoption joue un rôle primordial pour garantir le meilleur retour sur votre investissement dans toute technologie.

Dans l’unité suivante, nous explorerons une autre fonctionnalité intéressante de NPSP : les relations.

Ressources

• Aide Salesforce : présentation de la gestion des adresses
• Aide Salesforce : Configuration de la gestion des adresses
• Aide Salesforce : Marquage d’une adresse comme non livrable
• Vidéo : Série de tutoriels Salesforce pour les organisations sans but lucratif : Adresses saisonnières dans NPSP