Envoi d’e-mails à des personnes
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Envoyer des e-mails à partir d’enregistrements de contact dans Nonprofit Success Pack (NPSP)
- Consulter l’historique des e-mails d’un contact dans Salesforce
- Utiliser du texte rapide pour rédiger des e-mails
- Envoyer des e-mails au nom de quelqu’un d’autre
Envoi d’e-mails à partir d’un enregistrement de contact
Commençons par envoyer un e-mail dans le scénario le plus simple : envoyer un e-mail à un seul contact dans Salesforce depuis son enregistrement de contact. Imaginez que ce contact est un donateur que vous souhaitez remercier, par exemple.
- Saisissez le nom d’un contact dans la recherche globale pour retrouver et sélectionner son enregistrement de contact.
- Dans le panneau Activité, sélectionnez E-mail.
- Saisissez un objet et rédigez un message. Vous pouvez également :
- Ajouter d’autres destinataires à l’aide des champs À et Cc
- Sélectionner Insérer, créer ou mettre à jour un modèle (
) pour insérer et personnaliser un modèle. - Associer le message à d’autres enregistrements (comme des opportunités ou des comptes) en recherchant et en sélectionnant des enregistrements dans le champ Associé à
- Joindre des fichiers à l’aide du bouton Joindre un fichier (
) - Ajouter des champs de fusion pour insérer des données provenant de l’enregistrement de contact à l’aide de l’option Insérer un champ de fusion (
). Si votre message contient des champs de fusion (ajoutés dans le cadre d’un modèle ou manuellement), ne touchez pas aux accolades ({}) ni aux éventuels éléments qu’elles contiennent. Il s’agit de code qui remplira automatiquement les informations à partir de l’enregistrement du contact, ce qui vous évitera d’avoir à saisir à nouveau manuellement les données ou de les copier-coller.
- Vérifier votre e-mail en cliquant sur Prévisualiser l’e-mail (
) pour contrôler tous les champs de fusion et autres éléments
- Cliquez sur Envoyer.
Une fois que vous avez cliqué sur Envoyer, le message apparaît automatiquement dans la chronologie des activités, sur l’enregistrement de contact, ainsi que sur tous les enregistrements que vous avez ajoutés au champ Associé à avant d’envoyer l’e-mail.
Toute personne disposant de l’accès approprié peut voir la ligne d’objet, l’heure d’envoi, si un message a été renvoyé et l’heure à laquelle les destinataires ont ouvert le message. L’e-mail peut être lu en entier en cliquant sur la ligne d’objet.
Utilisation du texte rapide pour des suivis rapides
Si vous devez envoyer un même message court plusieurs fois, comme « Merci beaucoup ! » ou « Bien sûr, nous acceptons votre don de 3 millions d’euros sans conditions ! », la fonctionnalité de texte rapide peut vous être utile.
La fonctionnalité de texte rapide permet d’insérer des phrases enregistrées dans vos e-mails en quelques clics.
Nous allons créer un texte rapide et également inclure un champ de fusion, pour voir ce que ça donne.
- Sélectionnez Insérer un texte rapide (
) dans l’onglet E-mail. - Si vous avez déjà configuré un texte rapide, sélectionnez le texte que vous souhaitez insérer. Cliquez sur Créer un texte rapide (
) pour en créer un. - Saisissez votre texte dans l’interface Nouveau texte rapide. Configurez un message de remerciement simple avec ces paramètres :
- Nom du texte rapide :
Merci (suivi du prénom) - Message :
- Saisissez
Merci,(et n’oubliez pas d’insérer un espace après la virgule). - Insérez un champ de fusion pour le nom du contact. Recherchez et sélectionnez Contact dans le champ Associé à, et Prénom dans Champ, puis cliquez sur Insérer.
- Saisissez un point d’exclamation (
!) après l’accolade fermante du champ de fusion (}). Vous pouvez aussi utiliser un point (.) si vous souhaitez véhiculer moins d’enthousiasme.
- Saisissez
- Catégorie : Salutations
- Canal : Laissez uniquement E-mail dans la liste Canal sélectionné, mais notez que vous pouvez utiliser un même texte rapide pour des tâches, des événements et d’autres canaux.
- Nom du texte rapide :
- Cliquez sur Enregistrer.
Revenez à l’onglet E-mail d’un enregistrement de contact, cliquez à nouveau sur Insérer un texte rapide (
) et sélectionnez le texte rapide intitulé Merci (suivi du prénom) pour le voir en action. Vous remarquez que le champ de fusion ajoute automatiquement le prénom du contact.
Si vous avez besoin d’envoyer un message plus long plusieurs fois, comme des reçus pour des dons ou un rappel standard, vous pouvez utiliser un modèle d’e-mail. Pour en savoir plus sur les modèles d’e-mail, accédez au lien concerné dans la section Ressources.
Envoi d’un e-mail au nom de quelqu’un d’autre
Vous avez parfois besoin d’envoyer un e-mail au nom d’une autre personne de votre organisation. Par exemple, votre directeur général souhaite remercier un donateur, mais c’est vous qui allez envoyer le message. Il arrive aussi que vous deviez envoyer un rappel depuis une adresse e-mail générale.
Votre administrateur Salesforce peut configurer des adresses e-mail pouvant être utilisées par plusieurs personnes, puis définir des autorisations d’accès à ces adresses. (En effet, tout le monde ne peut pas être autorisé à envoyer des e-mails au nom du directeur exécutif.)
Pour envoyer un message au nom de quelqu’un d’autre, sélectionnez une autre adresse dans le champ De lorsque vous rédigez un message.
Le fait de pouvoir envoyer des messages depuis Salesforce à des soutiens individuels est particulièrement pratique et la transparence de cette fonctionnalité peut faire gagner du temps à tout le monde. Cependant, il arrive souvent que vous deviez envoyer des messages à des groupes de personnes. Dans l’unité suivante, nous verrons comment envoyer un e-mail à un petit groupe de donateurs ou d’autres soutiens.
