Connexion de contacts à des organisations à l’aide d’affiliations

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire ce que sont les comptes d’organisation et savoir quand les utiliser
  
• Connecter des contacts à des organisations à l’aide d’affiliations
  
• Expliquer la différence entre une relation et une affiliation dans NPSP
  

Comptes d’organisation dans NPSP

Pour comprendre vos membres, il vous faut savoir qui ils sont et à qui ils sont liés. En ce qui concerne les relations entre personnes, vous pouvez utiliser le visionneur de relations pour voir de quelle manière un contact est lié à d’autres individus. Cependant, qu’en est-il des liens que les personnes entretiennent avec des entités, comme un lieu de travail, un club ou une communauté religieuse ? Vous pouvez les représenter, elles ainsi que d’autres structures, dans NPSP à l’aide des comptes d’organisation. 

Les comptes d’organisation vous permettent de regrouper des contacts individuels pour représenter une agence, une entreprise, une équipe, une institution, une division, un groupe, un collectif et tout autre ensemble de personnes. (À l’exception du foyer, bien sûr. il existe les comptes de foyer pour cela.) En tant qu’organisme sans but lucratif, vous souhaiterez peut-être créer des comptes d’organisation pour des fondations qui soutiennent votre association, des agences partenaires, des groupes qui font des dons en nature ou des entreprises qui mettent en place des groupes d’employés bénévoles. Plus vous en savez sur l’endroit où travaillent vos membres ou les groupes de communauté auxquels ils appartiennent, plus vos stratégies pour impliquer et servir vos membres sont efficaces. 

Les liens qu’un membre entretient avec des organisations peuvent vous permettre de mieux le connaître, afin que vous puissiez vous adapter à ses centres d’intérêt, ses préoccupations et ses besoins. Les informations sur les employeurs sont particulièrement précieuses pour solliciter des parrainages ou nouer des relations de partenariat.

Dans cette unité, nous allons examiner les comptes d’organisation et les affiliations avec les enregistrements de contact.

Création d’un compte Organisation

Pour créer un compte d’organisation dans NPSP, procédez comme suit :

1. Cliquez sur la flèche dans l’onglet Comptes de la barre de navigation.
   
2. Cliquez sur + Nouveau compte.
   
3. Sélectionnez le type d’enregistrement Organisation.
   
4. Cliquez sur Suivant.
   
5. Saisissez le nom de l’organisation ainsi que les informations à son sujet.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   

Maintenant que le compte d’organisation existe dans Salesforce, vous pouvez obtenir des informations sur toutes les personnes associées à cette entreprise à partir d’un emplacement unique. Il est maintenant temps d’associer des contacts à ce compte à l’aide d’enregistrements d’affiliation.

Création d’enregistrements d’affiliation

Une affiliation est un objet Salesforce qui relie des contacts à des organisations. Cela ressemble aux relations Salesforce, la différence étant qu’une relation unit deux contacts, tandis qu’une affiliation unit un contact et une organisation.

Dans NPSP, un contact peut avoir plusieurs affiliations, mais ne peut avoir qu’une seule affiliation principale (il n’est d’ailleurs pas obligé d’en avoir une). Bien qu’un contact ne puisse avoir qu’une seule affiliation principale, un compte d’organisation peut constituer l’affiliation principale de nombreux contacts. De nombreux organismes sans but lucratif utilisent l’affiliation principale pour représenter les liens entre employeur et employé, mais elle peut être utilisée pour tout lien important entre un contact et une organisation. 

Voici comment créer une affiliation.

1. Cliquez sur l’onglet Contacts dans la barre de navigation, recherchez un contact existant et sélectionnez son enregistrement de contact.
   
2. Dans l’enregistrement de contact, cliquez sur Associé.
   
3. Dans la liste Affiliations de l’organisation, cliquez sur Nouveau.
   
4. Renseignez l’écran Nouvelle affiliation.
   
   
5. Si vous le souhaitez, sélectionnez Principale s’il s’agit de l’affiliation principale du contact.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   

Vous pouvez consulter les affiliations à plusieurs endroits : cela se fait le plus communément dans l’onglet Associé d’un enregistrement de contact ou d’un enregistrement de compte d’organisation.

Nous avons créé une affiliation entre un contact existant et une organisation. Sachez qu’il existe d’autres manières de procéder. Vous pouvez également créer une affiliation lors de la création d’un contact ou d’une organisation (ce que nous avons fait dans une unité précédente) en renseignant le champ de référence Affiliation principale de l’enregistrement. Le processus est semblable à ce que nous venons de faire, mais comporte quelques étapes supplémentaires. Suivez les invites et vous serez guidé tout au long du processus, étape par étape. 

Dans l’unité suivante, nous examinerons le dernier enregistrement de partie prenante : Pistes.

Ressources

• Aide Salesforce : Documentation à propos de Nonprofit Success Pack (NPSP)
  
• Aide Salesforce : Add and Manage Organization Accounts
  
• Aide Salesforce : Création d’une affiliation avec une organisation
  
• Vidéo : Série de vidéos pratiques sur NPSP : contact principal organisationnel