Préparation de votre environnement de travail à domicile

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Créer un environnement de travail à domicile adapté pour vous, votre espace et votre budget
• Tirer le meilleur parti de votre équipement destiné au travail virtuel

Travail à domicile

La vie quotidienne des personnes du monde entier a radicalement changé à cause du COVID-19. Avant la crise actuelle, la plupart des travailleurs se rendaient dans un bureau ou d’autres lieux dédiés pour faire leur travail. Un petit nombre de personnes travaillaient depuis leur domicile, en utilisant des outils sur le Cloud et des technologies de communication pour collaborer avec leurs collègues et leurs clients. Nous utilisions des termes tels que distant ou distribué pour désigner les personnes qui travaillaient à domicile.

Cependant, nous voilà soudainement beaucoup plus nombreux à travailler de chez nous. Dans certaines parties du monde et dans certaines entreprises, l’ensemble des salariés travaillent à domicile. Le groupe distinct de travailleurs « distants » ou « distribués » n’existe plus : tous les employés travaillent désormais à distance.

Que vous soyez un professionnel du support client, un agent immobilier, un commercial ou que vous occupiez un autre poste, il s’agit peut-être de la toute première fois que vous essayez de travailler à domicile.  

Ce module est destiné à vous donner des conseils et des astuces pratiques pour appréhender ce tout nouveau mode de vie. Bien qu’il y ait certaines similitudes dans la manière dont nous traversons tous cette période, chacun vit cette pandémie de manière unique. En pratique, cela signifie que les stratégies que nous présentons ici peuvent ne pas fonctionner pour tout le monde. Comme pour tout conseil, appliquez ce qui vous convient et ignorez le reste.

Vous apprendrez plus précisément à :

• Aménager un espace de travail chez vous
• Les bonnes pratiques du travail à distance
• Rester en contact avec vos collègues

Commençons par aménager votre espace de travail.

Recherche d’un espace dédié au travail

Lorsque vous travaillez à domicile, l’une de vos priorités consiste à mettre en place votre environnement de travail. Chacun a une situation familiale différente. Certains d’entre vous disposent peut-être d’une pièce supplémentaire à utiliser, tandis que d’autres pourraient avoir besoin de trouver un espace libre dans leur salon ou leur chambre. 

Posez-vous les questions suivantes lorsque vous cherchez de possibles emplacements pour votre espace de travail à domicile.

• Ai-je besoin d’être dans une pièce munie d’une porte que je peux fermer ?
• Si je travaille à cet endroit, quels éléments seront visibles depuis ma webcam ?
• Ai-je un accès Internet convenable dans cette partie de mon domicile ?
• Y a-t-il une prise de courant à proximité ?
• L’endroit est-il exposé à la lumière directe du soleil, susceptible de créer des reflets sur l’écran et une fatigue oculaire ?
• Cet espace comporte-t-il des distractions qui m’empêcheront de travailler ?

Votre situation n’est peut-être pas idéale et vous aurez peut-être à fournir d’importants efforts pour que tout se passe bien. Si l’espace que vous choisissez est un espace partagé, vous devrez probablement négocier avec les autres occupants de la pièce la mise en place de créneaux réservés où vous pourrez travailler sans interruption.

Optimisation de votre environnement de travail à domicile

Une fois que vous avez trouvé votre espace de travail, il est nécessaire de configurer l’équipement recommandé suivant :

• Casque avec microphone
• Téléphone portable ou service téléphonique en ligne
• Connexion Internet d’au moins 25 Mb/s pour les réunions en ligne, mais idéalement de 50 Mb/s
• Concepts ergonomiques essentiels

Il est vrai que le microphone de votre ordinateur portable peut faire l’affaire faute de mieux, mais il n’est pas idéal pour vos réunions virtuelles, car il capte souvent le bruit de fond et sa qualité audio est mauvaise. Les participants à la réunion pourraient également entendre des échos de leur côté. Un casque avec microphone s’avère le meilleur choix.

Le téléphone portable constitue une excellente solution de secours en cas de coupure d’Internet à un moment inopportun, comme en plein milieu d’une réunion. Dans ces situations, vous pouvez généralement utiliser votre téléphone portable pour rejoindre à nouveau la réunion.

L’ergonomie, un aspect à ne pas négliger

Afin d’éviter l’inconfort et les douleurs, il existe des conseils ergonomiques simples à suivre. Tout d’abord, assurez-vous que vous disposez d’une surface de travail solide et ayant une hauteur adéquate. Deuxièmement, investissez dans une chaise réglable qui vous assurera une bonne posture. Enfin, n’oubliez pas d’acquérir des périphériques importants, tels qu’un moniteur externe, un clavier et une souris, si votre budget le permet. Consultez la section Ressources afin de découvrir davantage de conseils sur l’aménagement et l’ajustement de votre espace de travail pour travailler confortablement et en toute sécurité.

Gestion de conditions de travail peu idéales

Parfois, tout ne se passe pas comme prévu, même lorsque vous avez fait tout votre possible pour travailler dans les meilleures conditions. Vous pourriez perdre votre connexion Wi-Fi et manquer une réunion importante. Une personne avec qui vous vivez (comme un enfant) ou bien un animal de compagnie pourrait vous déranger pendant que vous êtes au téléphone. Des bruits provenant d’une autre pièce pourraient vous distraire. L’espace de vie partagé visible depuis votre webcam pourrait sembler un peu en désordre. Tout au long de la journée, vous devez peut-être gérer le partage des responsabilités avec les personnes de votre foyer tout en jonglant avec vos responsabilités professionnelles.

Essayez de garder en tête que vous vous trouvez en terrain inconnu et que vous faites de votre mieux pour que tout se déroule bien. Rappelez-vous également que d’autres personnes vivent probablement des situations semblables. Profitez de cette nouvelle réalité pour faire preuve de compassion envers les autres et vous-même. Vous pourriez vous trouver des points communs avec un collègue ou un client, ou rire autour des choses amusantes qui se produisent alors que nous essayons tous de nous adapter à la situation.

Résolution des problèmes de mauvaise connexion Internet

Le fait d’avoir une mauvaise connexion Internet est l’un des principaux problèmes rencontrés par les personnes travaillant à domicile. Si vous rencontrez des problèmes de réseau lors d’une réunion, procédez comme suit :

• Éteignez votre webcam.
• Fermez les onglets inutiles dans votre navigateur.
• Désactivez temporairement les applications logicielles que vous n’utilisez pas.
• Interrompez les opérations gourmandes en capacité de traitement, comme le téléchargement de fichiers volumineux.
• Rapprochez-vous du routeur.

Si aucune de ces solutions ne fonctionne, utilisez votre téléphone portable pour vous connecter et rejoindre à nouveau la réunion.

Adaptation au travail à domicile

Maintenant que votre espace de travail est aménagé, vous pouvez commencer à travailler. Quelques bonnes pratiques vous aideront à bien démarrer.

Habitude n^o 1 : portez une tenue adaptée, propice à la réussite

Si vous découvrez le travail à domicile, résistez à l’envie de rester en pyjama. Suivez votre routine matinale comme si vous vous rendiez au bureau. Préparez votre petit-déjeuner, choisissez une tenue dans laquelle vous vous sentez bien et suivez vos rituels du matin. Continuer à suivre vos habitudes peut vous aider à rester positif. Ainsi, vous aurez l’impression de vivre une journée normale au moment où vous débuterez votre travail.

Habitude n^o 2 : respectez les règles de bienséance des réunions à distance

Si vous découvrez les réunions virtuelles, voici quelques conseils utiles :

• Activez les webcams : allumez votre webcam et laissez les participants vous voir. Cela facilite la communication et les réunions en tête-à-tête. Cependant, si votre connexion Internet est mauvaise, éteignez votre webcam pour libérer de la bande passante. Expliquez simplement à vos collègues que faites cela pour améliorer votre connectivité.
• Désactivez les microphones : éteignez votre micro lorsque vous ne parlez pas. Le bruit de fond peut empêcher de bien entendre.
• Évitez les interruptions : de manière générale, chacun doit rester à l’écoute des autres et ne pas les interrompre. Cette règle est d’autant plus importante lors des réunions virtuelles, car deux personnes qui parlent à la fois sont inaudibles.
• Limitez les conversations parallèles : encore une fois, personne n’arrive à se faire entendre lorsque plusieurs participants à une réunion virtuelle parlent en même temps. Parlez chacun votre tour.

Habitude n^o 3 : n’oubliez pas de faire des pauses

Vous pouvez facilement vous retrouver à rester les yeux rivés sur l’écran lorsque vous travaillez à domicile. Vous ne le remarquerez peut-être pas toujours, mais vous passez à côté d’un grand nombre de pauses et d’interruptions naturelles qui se produisent lorsque vous êtes au bureau. Vous serez peut-être davantage concentré, mais cela nuira à votre humeur, à votre énergie, à votre concentration à long terme et à votre bien-être physique.

Pensez donc à faire des choses qui vous aident à vous reposer mentalement et physiquement. Vous pouvez utiliser des applications qui vous rappelleront de prendre une pause régulièrement ou simplement de vous étirer. Mieux encore, prévoyez des pauses dans votre journée.

Par exemple, planifiez de prendre votre déjeuner tous les jours à midi en bloquant un créneau dans votre calendrier. Ensuite, à la fin de la journée, faites une promenade pour marquer la fin de votre journée de travail et le début de votre temps personnel. 

Prêt à travailler ?

Votre bureau est équipé, vous portez une tenue adaptée, vous vous sentez prêt à réussir et vous avez prévu vos pauses. Nous allons maintenant vous présenter comment développer une forte présence virtuelle et collaborer efficacement avec votre équipe, même lorsque tout le monde travaille de chez soi.

Ressources

• Publication sur le blog : Aménager un bureau à domicile : conseils ergonomiques de base