Planification des activités, du calendrier et des coûts

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :  

• Créer un organigramme des tâches du projet
  
• Créer un calendrier de projet
  

Planification du succès

Imaginez la situation suivante. Vous êtes chef de projet dans un grand hôpital où un nouveau directeur a récemment été nommé. Aujourd’hui, il a annoncé que l’organisation entreprenait un projet majeur : la mise en place d’un système automatisé de gestion des lits conçu pour optimiser leur utilisation et, par conséquent, augmenter les économies et les bénéfices. Le directeur déclare que le projet commencera la semaine prochaine, se terminera dans quelques semaines et coûtera exactement 100 000,00 $.

Personne n’a été consulté au sujet de cette décision et ces paramètres de projet semblent être sortis de nulle part. Malheureusement, des scénarios comme celui-ci sont courants. Du point de vue de la gestion de projet, les projets avec des délais et des coûts fixes sont très problématiques, et ils sont les plus susceptibles d’échouer. Pourquoi ? Pour dire les choses simplement, imposer un délai et un budget pour un projet avant d’avoir déterminé son étendue est une erreur.

Vous avez été nommé chef de projet pour cette initiative et on vous a demandé de lancer sa mise en œuvre. Que faites-vous ? Vous allez vous appuyer sur vos compétences en gestion de projet et commencer le travail de planification pour définir les attentes appropriées. La Walden University nous explique comment procéder.

Décomposition du projet

La définition de l’étendue d’un projet est la première étape de sa planification. L’étendue représente l’ensemble du travail qui doit être accompli pour obtenir le résultat attendu. Vous élaborez l’étendue à partir des exigences fournies par le commanditaire et les principales parties prenantes. 

Vous devez représenter l’étendue dans un outil commun appelé organigramme des tâches du projet (OTP). L’OTP identifie les activités qui doivent être réalisées pour produire le livrable final et tous les sous-livrables associés. Grâce à l’OTP, vous pouvez planifier le calendrier et les coûts.

Partons du principe que l’étendue de ce projet a été définie et qu’un OTP a été mis au point et fourni à l’équipe de projet.

Que pouvons-nous apprendre à partir de l’OTP ? 

• Le système de gestion des lits est le livrable final attendu du projet.
  
• La technologie du système est un sous-livrable du système de gestion des lits.
  
• Deux sous-livrables sont associés à la technologie du système : le logiciel d’application et le matériel du système.
  
• Quatre activités ont été définies pour chacun de ces aspects et doivent être réalisées afin de livrer le logiciel d’application et le matériel du système.
  

Vous êtes maintenant en meilleure position pour définir des attentes appropriées avec le directeur.

Estimation des délais de réalisation

Pour simplifier les choses, examinons un seul des volets du projet, à savoir l’application logicielle de gestion des lits. Vous estimez la durée de chacune des activités définies dans l’OTP. L’estimation de la durée des activités est l’un des aspects les plus techniques du travail des chefs de projet.

Pour commencer, les activités doivent être attribuées à des personnes. Quel niveau d’expertise est nécessaire pour effectuer ces activités ? Votre organisation dispose-t-elle de collaborateurs avec le niveau d’expertise requis ? Sont-ils disponibles au moment voulu ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions auxquelles il faut répondre afin de déterminer avec précision le temps qu’il faudra pour terminer le projet.

Pour élaborer un calendrier de projet, on utilise le plus souvent un outil appelé Diagramme de Gantt. Il peut se présenter sous forme de plan (comme celui ci-dessous) ou sous forme de graphique à barres. La présentation sous forme de graphique à barres est particulièrement utile pour communiquer avec des directeurs qui ne veulent pas forcément voir tous les détails mais souhaitent tout de même se faire une idée du calendrier d’exécution.

Voyons ce que le diagramme de Gantt peut nous dire sur ce volet du projet.

Vous disposez d’une liste répertoriant les activités, les intervenants et les estimations de durée pour chaque activité. Vous avez également identifié les étapes préalables (ces dernières seront présentées dans un instant). Bravo à vous ! Vous disposez maintenant d’un calendrier complet pour la livraison de l’application logicielle de gestion des lits.

Quels sont les principaux points à retenir ? 

• La durée du volet du projet consacré à l’application logicielle est de 21 jours.
  Si son exécution commence le 1er juin, celle-ci se terminera le 5 juillet. Tiens, c’est étrange… cette plage de dates s’étend sur plus de 30 jours. N’y aurait-il pas une erreur ? Il s’agit pourtant bien du chiffre exact, car il ne tient pas compte des jours fériés et des week-ends.
  
• La durée totale est de 21 jours.
  Comment obtient-on ce résultat ? Il faut tout d’abord avoir conscience que toutes les activités ne peuvent pas être lancées en même temps. Certaines activités nécessitent la réalisation d’une étape préalable, c’est-à-dire qu’il est nécessaire qu’une autre activité soit terminée en premier. Par exemple, vous ne pouvez pas évaluer les réponses à l’appel d’offres avant que celui-ci n’ait été émis. Les étapes préalables peuvent se révéler très complexes à gérer : une équipe de projet doit comprendre l’ordre à donner aux activités et déterminer quelles sont les étapes préalables appropriées pour obtenir un calendrier précis.
  

Vous disposez désormais du détail des activités et d’un calendrier. Parlons maintenant de l’aspect financier. 

Détermination du coût total du projet

Les activités vous aident à identifier les composants que vous devez acquérir (logiciel et matériel pour le système de gestion des lits), tandis que le calendrier vous aide à identifier qui doit travailler sur ce projet avec vous. Vous pouvez donc maintenant déterminer quels sont les coûts associés à chacune de ces composantes. Cela signifie qu’il suffit de tout additionner, n’est-ce pas ?

Cela peut avoir l’air simple à première vue, mais cela ne veut pas pour autant dire que la tâche est aisée. Le coût du travail des personnes peut être déterminé de plusieurs façons, qui dépendent de la manière dont fonctionne l’organisation concernée. En tant que chef de projet, vous devrez peut-être collaborer avec l’équipe des ressources humaines ou l’équipe des opérations de l’hôpital pour déterminer ce coût exact. En outre, malgré vos recherches, la phase d’appel d’offres peut révéler que votre estimation des coûts relatifs au matériel et au logiciel doit être ajustée.

Il s’agit là d’autant de risques que vous devez anticiper et au sujet desquels vous devez sensibiliser vos parties prenantes, dont le directeur, avant de vous lancer dans le projet. La Walden University vous parlera des risques dans l’unité suivante.