Enviar correos electrónicos a través de Salesforce

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Permitir que los usuarios envíen correos electrónicos desde Gmail y Office 365 mediante Salesforce.
Personalizar la manera en la que Salesforce muestra los correos electrónicos.
Utilizar Correo electrónico mejorado para diseñar los correos electrónicos con el fin de satisfacer las necesidades de los representantes.

Enviar correos electrónicos desde servicios externos mediante Salesforce

El personal de ventas de Ursa Major Solar confía plenamente en la comunicación con candidatos y contactos utilizando Gmail, a lo que han cambiado recientemente. A lo largo del día, estos representantes de ventas utilizan Salesforce para trabajar con los candidatos y gestionar sus negocios de venta. Pero también trabajan en Gmail para conservar las comunicaciones directas con sus candidatos y contactos.

Reducir el cambio de contexto

El gerente de ventas, Lincoln, ha oído que cambiar entre Salesforce y Gmail no es eficiente para sus representantes, y requiere una cantidad inaceptable de cambio de contexto. Maria investiga si Salesforce ofrece algo que facilite el trabajo.

Resulta que Maria puede accionar un interruptor que permite que el personal de ventas conecte sus cuentas de Gmail con Salesforce. A continuación le mostramos cómo.

En Configuración, escriba Correo electrónico externo en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Enviar correos electrónicos externos.
Active uno de los servicios de correo electrónico que utilice su empresa.

Cómo empiezan los representantes de ventas a enviar correos electrónicos mediante Salesforce

Los representantes de ventas de Maria pueden conectar ahora sus cuentas de Gmail con Salesforce. Pero los representantes necesitan el perfil de usuario estándar o el permiso de usuario "Enviar correo electrónico a través del servicio de correo electrónico externo". Con cualquiera de estas opciones, la próxima vez que los representantes escriban un correo electrónico en Salesforce, aparecerá una solicitud. A continuación, los representantes pueden comenzar a configurar el proceso para conectar la cuenta de correo electrónico a Salesforce.

Solicitud para conectar una cuenta de correo electrónico externa a Salesforce

Cuando los representantes de Maria eligen conectar Gmail, siguen una serie de instrucciones sencillas.

Solicitud para permitir que Salesforce se conecte a un correo electrónico externo

Los representantes de ventas pueden gestionar la configuración de sus correos electrónicos desde My Email Settings (Configuración de mi correo electrónico) en su configuración personal.

La página Configuración de mi correo electrónico ofrece a los representantes de Maria la opción de enviar un correo electrónico mediante una cuenta externa. La opción también les permite personalizar el nombre y la firma que aparece en los correos electrónicos salientes.

Si el envío de correos electrónicos desde Gmail o desde Office 365 a través de Salesforce puede funcionar para sus equipos de ventas, tenga esto en mente.

Gmail y Office 365 gestionan la capacidad de entrega y cumplimiento.
Los correos electrónicos que envían los representantes mediante Salesforce provienen de sus direcciones de correo electrónico de Gmail u Office 365.
Los correos electrónicos enviados mediante flujos de trabajo y desencadenadores también se envían mediante Salesforce.
La gestión de reenvío no está admitida al enviar correos electrónicos desde cuentas de correo externas.
Si los representantes envían correos electrónicos mediante Gmail u Office 365, la seguridad de capa de transporte (TLS) se gestiona mediante un servicio de correo electrónico externo y no mediante la configuración de Salesforce.
La información de entrega del correo electrónico para el envío mediante Gmail u Office 365 no está disponible en los registros de correo electrónico. En su lugar, obtenga registros de correo electrónico desde Gmail u Office 365.

Mejorar la experiencia de correo electrónico de los representantes en Salesforce

Para continuar con el tema de reducir el cambio de contexto para los representantes de ventas, Maria quiere animarles a que envíen los correos electrónicos desde Gmail mediante Salesforce. De esa manera, los representantes pueden centrarse en los candidatos y en las negociaciones sin cambiar a una aplicación diferente. Correo electrónico mejorado en Salesforce puede ayudar a Maria con ese aspecto.

Diseñar el correo electrónico para satisfacer las necesidades de su empresa

Maria puede respaldar mejor a sus representantes estableciendo funciones y opciones de correo electrónico que funcionen mejor para Ursa Major. Por ejemplo, Maria puede hacer lo siguiente:

Agregar campos personalizados a los correos electrónicos
Configurar desencadenadores basados en los correos electrónicos
Utilizar la API de Salesforce para gestionar correos electrónicos
Personalizar los formatos de página para los mensajes de correo electrónico
Permitir que los representantes relacionen correos electrónicos con otros registros de Salesforce

Consiga acceso a más detalles sobre estas funciones en la sección Recursos.

Consejos para Correo electrónico mejorado

Esta opción ya viene activada, a no ser que configure su empresa para que utilice Correo electrónico para registro de casos. Si su empresa utiliza Correo electrónico para registro de casos, los representantes pueden utilizar campos personalizados, flujos de trabajo y desencadenadores con correos electrónicos sin activar Correo electrónico mejorado.

Con Correo electrónico mejorado, los correos que se envían desde Salesforce se guardan como registros EmailMessage y registros de tarea. Solo el registro EmailMessage aparece en la página de detalles del correo electrónico.
En cuanto a los correos electrónicos agregados desde Candidatos Web, Salesforce almacena los correos electrónicos como registros de tareas, incluso si ha activado Correo electrónico mejorado.
Los campos de divisa personalizados no se admiten con el objeto EmailMessage.
Los registros EmailMessage pueden tener un tipo de registro.
Las reglas de flujo de trabajo pueden utilizar registros EmailMessage para solo actualizar campos en registros de caso.

Ahora que Maria conoce estos detalles, está deseando ayudar a sus representantes para que tengan una mejor experiencia de correo electrónico en Salesforce.