Introducción a las vistas de lista

Objetivos de aprendizaje 

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar cómo crear una vista de lista.
• Describir lo que puede hacer con una lista de vista.

¿Qué hay en una vista de lista?

Tiene a Salesforce para ayudarle a organizar y a actuar en su empresa y con los datos de los clientes. Vamos a hablar sobre los elementos más comunes con los que trabajará: las vistas de lista.

Salesforce agrupa sus datos por tipo de objeto, como contactos o casos, que aparecen como fichas de navegación. Una ficha de objeto contiene una tabla de datos y una barra de herramientas con botones de acción. Esta pantalla se llama vista de lista y contiene una gran cantidad de información y herramientas de gran valor que le ayudan a gestionar su negocio y a interactuar con los clientes.

A medida que importa datos y crea registros, aparecen filas en las vistas de lista. Le proporcionamos algunas opciones de vista de lista predeterminadas, como All items (Todos los elementos) y Recently Viewed items (Elementos vistos recientemente), por las que puede desplazarse y realizar búsquedas. 

Sin embargo, el verdadero poder las vistas de lista es la personalización. Puede crear vistas de lista especializadas para respaldar las tareas más comunes, como New Leads (Nuevos candidatos) o Escalated Cases (Casos escalados). Al personalizar sus propias vistas de lista para las diferentes fichas de objetos, puede hacer que sean privadas o compartirlas con otros usuarios de su organización. 

Vamos a ver cómo crear una nueva vista de lista. 

Personalizar una vista de lista

En cualquier ficha de objeto, haga clic en el icono para abrir el menú List View Controls (Controles de vista de lista). Para crear una lista de vista, seleccione New (Nuevo). Asigne un nombre a la vista de lista y decida si quiere que esté disponible para otros usuarios o si quiere que sea privada. Una vez que haya creado la vista de lista, el menú le proporcionará más opciones, como Rename (Renombrar) y Sharing Settings (Configuración de colaboración).

Para personalizar qué columnas aparecen en su vista de lista, seleccione Select Fields to Display (Seleccionar campos para mostrar). Las vistas de lista pueden mostrar cualquier campo que esté asociado con el objeto. Tenga en cuenta que las reglas de colaboración se aplican a las vistas de lista, por lo que un usuario sin acceso a registros o campos específicos no verá los registros o campos, aunque la vista de lista sea pública. 

Para restringir la vista de lista, haga clic en Edit List Filters (Modificar los filtros de la lista) o en el icono y agregue los criterios en el panel de filtros. Haga clic en Add Filter Logic (Agregar lógica de filtros) para introducir relaciones complejas. 

A continuación, se incluye un ejemplo. En la ficha Accounts (Cuentas), puede filtrar por todas las cuentas de distribuidores ubicadas en Francia o en España al seleccionar el icono y, después, Add Filter (Agregar filtro). En el panel de filtros, seleccione lo siguiente:

• Field (Campo): Type (Tipo)
• Operator (Operador): equals (igual a)
• Value (Valor): Reseller (Proveedor)

Agregue un segundo filtro: 

• Field (Campo): Billing Country (País de facturación)
• Operator (Operador): equals (igual a)
• Value (Valor): France (Francia)

Agregue un tercer filtro:

• Field (Campo): Billing Country (País de facturación)
• Operator (Operador): equals (igual a)
• Value (Valor): Spain (España)

Ahora, haga clic en Add Filter Logic (Agregar lógica de filtro) y cambie la lógica a 1 AND (2 OR 3) (1 Y [2 O 3]). 

Utilizar listas de vista para tareas comunes

Cada ficha admite varias vistas de lista, por lo que puede crear varias vistas de lista para utilizarlas con diferentes tareas. Para seleccionar una vista de lista, haga clic en el icono que aparece junto al nombre de la vista de lista y seleccione una. Los metadatos que describen la vista de lista, como los filtros, el orden y el número de elementos, aparecen debajo del nombre de la vista de lista.

Si tiene pensado utilizar la misma vista con frecuencia, haga clic en el icono para configurarla como la vista predeterminada en su ficha. Anclar una vista solo afecta a su espacio de trabajo.

Después de organizar y filtrar su vista de lista, puede realizar acciones en registros. Para modificar, duplicar o eliminar un registro individual, haga clic en el menú  en una fila.

Algunas fichas de objetos ofrecen acciones masivas en vistas de lista. Por ejemplo, en las fichas Contacts (Contactos) y Leads (Candidatos), puede seleccionar varios registros y, después, hacer clic en Send List Email (Enviar correo electrónico de lista) para agregar personas como destinatarios de un correo electrónico personalizado.

• Para aplicar una acción masiva en los registros de una lista, entre los que se incluyen registros que no aparecen en la vista actual, haga clic en el botón de acción masiva sin seleccionar ningún registro.
• Para aplica una acción masiva a todos los registros de la vista actual, marque todas las casillas seleccionado la casilla de verificación en el encabezado de la tabla y, a continuación, haga clic en el botón de acción masiva.
• Para aplicar una acción masiva a registros específicos, utilice las casillas de verificación en filas específicas y, después, haga clic en el botón de acción masiva.

Ejemplo de caso de uso

A Licinda le gusta mantener su lista de contactos ordenada, por lo que ha trabajado son su administrador para habilitar la gestión de mensajes devueltos y ahora puede actualizar la información de los contactos semanalmente. Crea una vista de lista para que le ayude con esta tarea. 

Primero, Lucinda navega por la ficha Contacts (Contactos), abre el menú List View Controls (Controles de la vistas de lista) y, a continuación, selecciona New (Nueva). Le asigna el nombre Contacts with Bounced Emails (Contactos con correos electrónicos devueltos) y hace que sea visible solo para ella. Para mostrar solo los contactos que le pertenecen y cuyas direcciones de correo electrónico forman parte de algún error de entrega, agrega estos filtros. 

• En Filter by Owner (Filtrar por propietario) elige My Contacts (Mis contactos)
• En Is Email Bounced (Es un correo electrónico devuelto) elige True (Verdadero).
• En Email Bounce Reason (Motivo por el que se ha devuelto) elige  Hard Bounce (Error de entrega)

A continuación, abre el menú List View Controls (Controles de la vistas de lista) y hace clic en Select Fields to Display (Seleccionar los campos que se visualizarán). Selecciona Name (Nombre), Account Name (Nombre de la cuenta), Email (Correo electrónico) y Email Bounced Date (Fecha de la devolución del correo). Después, puede ordenar la vista de lista por cualquiera de estos campos y realizar acciones en los registros individuales. Todos los lunes, planifica llamar a los contactos para solicitar información actualizada. Cuando actualiza la dirección de correo electrónico en un registro, Salesforce restaura el valor IsBounced y elimina ese registro de contacto de su vista de lista Contacts with Bounced Emails (Contactos con correos electrónicos devueltos).

Ahora que ya ha aprendido los aspectos básicos de las vistas de lista, está listo para personalizar o crear las suyas propias.

Recursos 

• Ayuda de Salesforce: Work with List Views in Lightning Experience (Trabajar con vistas de lista en Lightning Experience)
• Ayuda de Salesforce: Default List View Filters (Filtros de vista de lista predeterminados)
• Ayuda de Salesforce: Enable Email Bounce Handling (Activar gestión de correos electrónicos devueltos)