Visualizar el éxito con la función Ruta y la vista Kanban

En esta unidad, analizaremos cómo la función Path (Ruta) y la vista Kanban pueden ayudarle con el seguimiento, la gestión y la actualización de los registros.

La función Path (Ruta) es una herramienta sencilla equipada con funciones potentes. Probablemente ya haya oído hablar de los registros de candidatos y oportunidades en otras unidades de este módulo.

La función Path (Ruta) muestra dónde se encuentra el registro en el proceso de ventas. Se trata de un indicador rápido que le ayudará a visualizar dónde se encuentra y hacia dónde se dirige.

Key Fields (Campos clave) muestra la información que más necesita al abrir un registro para que no tenga que cambiar de ficha ni desplazarse para encontrar datos fundamentales.

Si es usted nuevo en el trabajo o la compañía, Guidance for Success (Orientación hacia el éxito) (que se indica en cada paso de la Ruta) puede ayudarle a alcanzar rápidamente el nivel requerido y a asegurarse de que no se pierda ninguna de las actividades clave.

Utilice la función Path (Ruta) para actualizar el estado del registro haciendo clic en Mark Status as Complete (Marcar estado como completo) y mover el registro al siguiente paso de la ruta. Seleccionar un estado diferente le resultará muy sencillo y útil si su negociación pierde fuerza y necesita restablecer un estado anterior o si, por el contrario, la negociación avanza tan rápido que necesita adelantar algún estado. Haga clic en el paso de la ruta a la que va a mover la negociación y, a continuación, haga clic en Mark Current Status (Marcar estado actual).

La vista Kanban ofrece un resumen visual de los registros de una vista de lista. Esta vista muestra una imagen de todo el trabajo y permite ordenar, resumir, filtrar y mover fácilmente las oportunidades en las distintas etapas. La vista Kanban puede utilizarse como espacio de trabajo. Veamos las oportunidades en la vista Kanban.

1. Seleccione la ficha Opportunities (Oportunidades).
2. Seleccione la vista de lista All Opportunities (Todas las oportunidades).
3. Desde el menú Display As (Mostrar como) (), seleccione la opción Kanban.

Seleccionamos la vista de lista All Opportunities (Todas las oportunidades) porque ofrece la mayoría de datos que se necesitan para esta unidad; sin embargo, puede acceder a la vista Kanban desde cualquier vista de lista.

La vista Kanban puede parecer sencilla, pero no se deje engañar. Esta es una potente herramienta que le ayudará a gestionar su trabajo de un modo eficiente. Veamos qué puede hacer con ella.

De manera predeterminada, la vista Kanban de oportunidades se organiza por Stage (Etapa). Cada columna representa una etapa.

A continuación, se muestra lo fácil que resulta mover una oportunidad a la etapa siguiente en esta vista.

1. Haga clic en cualquier negociación en la columna de la izquierda.
2. Mientras mantiene pulsado el ratón, arrastre la tarjeta de la negociación a otra columna distinta.
3. Suelte el botón del ratón.
   
   

Ya ha terminado.

También puede hacer otros cambios si es lo que necesita. Haga clic en la flecha hacia abajo en una tarjeta Kanban y seleccione Edit (Modificar) (1). Haga los cambios que necesita en el registro directamente en la vista Kanban.

También puede eliminar un registro o cambiar el propietario de la oportunidad.

Si una oportunidad no tiene ninguna tarea o evento próximos, la tarjeta Kanban mostrará un símbolo de advertencia (2) para indicarle que es posible que tenga que configurar una actividad para que su negociación no se ralentice.

Haga clic en Show Charts (Mostrar gráficos) (1) para ver un gráfico con un resumen de los datos de su vista de lista de distintas maneras. Por ejemplo, si selecciona Pipeline by Account (Oportunidades por cuenta), podrá ver rápidamente con qué cuenta hizo la mayor parte del negocio. O bien, seleccione la opción Pipeline by Stage (Oportunidades por etapa) para ver con un solo vistazo en qué etapas se encuentran sus negociaciones. Pase el ratón sobre una sección del gráfico para obtener más detalles o para ver los detalles debajo.

¿Desea ver el gráfico Pipeline by Stage (Oportunidades por etapa) como gráfico de barras en lugar de como gráfico circular? Haga clic en Settings (Configuración) (2) y seleccione otro tipo de gráfico distinto.

Tras revisar los gráficos, haga clic en la X (3) para cerrar la barra lateral Chart (Gráfico), o bien vuelva a hacer clic en Show charts (Mostrar gráficos) (1).

Cuando su negocio va viento en popa, es posible que desee restringir los registros que se muestran a solo un subconjunto de registros. Los filtros son una manera sencilla de reducir rápida y temporalmente los registros de su vista de lista a solo aquellos que está buscando.

1. Haga clic en Show filters (Mostrar filtros).
2. Haga clic en Add Filter (Agregar filtro).
3. Agregue el filtro:
   1. Campo: Nombre de la cuenta
   2. Operador: contiene
   3. Valor: United Oil
      
      
      
      
4. Haga clic en Done (Listo).
5. Haga clic en Save (Guardar).
6. Para ocultar la configuración de filtros, haga clic en la X.

Ahora, la vista Kanban muestra solo un par de registros: los negocios que hizo con la cuenta Oil Plant Standby Generators.

Puede utilizar los filtros para ordenar sus registros de varias maneras. Por ejemplo, puede buscar los negocios que se crearon tras una fecha determinada o aquellos cuya Last Activity (Última actividad) sucedió hace mucho tiempo.

Independientemente de las opciones que utilice para filtrar los registros, recuerde que debe desactivar el filtro al terminar. Para desactivar el filtro, haga clic en Remove All (Eliminar todos) y, a continuación, haga clic en Save (Guardar).

Probablemente pensaba que ya lo sabía todo acerca de la vista Kanban. Después de todo, es una herramienta que parece bastante sencilla. Sin embargo, la vista Kanban es una herramienta potente y se puede utilizar de varias maneras para visualizar los registros.

De manera predeterminada, la vista Kanban de oportunidades organiza los registros en columnas por Stage (Etapa) y muestra un resumen de las negociaciones de cada columna en función de la suma de las Amojnts (Cantidades) de las oportunidades de cada columna. No obstante, es posible cambiar la manera en que se organizan los registros de las columnas y el número que se utiliza en el resumen.

1. Haga clic en List View Controls (Controles de vista de lista) () y seleccione Kanban Settings (Configuración de Kanban).
2. Cambie Summarize By (Resumir por) a Expected Revenue (Ventas/utilidades previstas).
3. Cambie Group By (Agrupar por) a Type (Tipo).
   
   
   
   
4. Haga clic en Save (Guardar).

Cuando se vuelva a cargar la vista Kanban, mostrará las oportunidades organizadas en columnas en función del Type (Tipo) de oportunidad. El resumen que aparece al principio de cada columna es la suma de Expected Revenue (Ventas/utilidades previstas) para cada Type (tipo).

Oh, oh... Parece que alguien olvidó seleccionar un tipo para varios registros. Puede hacer clic en la flecha hacia abajo y seleccionar Edit (Modificar) para ver el registro completo y actualizar el campo Type (Tipo). Sin embargo, si eso es todo lo que necesita cambiar, puede actualizar el tipo de los registros con mayor rapidez arrastrándolos a una nueva columna Type (tipo).

Con las rutas y las vistas Kanban, el seguimiento, la gestión y la actualización de los registros le resultará más sencillo que nunca. La vista Kanban está disponible para todos los usuarios de Salesforce para la mayoría de objetos, incluidos los candidatos, las tareas y mucho más. El administrador de Salesforce deberá activar y configurar la función Path (Ruta).