Visualizar el éxito con la función Ruta y la vista Kanban

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Actualizar el estado o la etapa de un registro mediante la función Path (Ruta).
  
• Actualizar registros en la vista Kanban.
  
• Utilizar filtros y gráficos de vista en la vista Kanban.
  

Seguimiento de una empresa con la función Ruta

La función Path (Ruta) es una herramienta sencilla equipada con funciones potentes. Probablemente ya haya oído hablar de los registros de candidatos y oportunidades en otras unidades de este módulo.

La función Path (Ruta) muestra dónde se encuentra el registro en el proceso de ventas. Se trata de un indicador rápido que le ayudará a visualizar dónde se encuentra y hacia dónde se dirige.

Nota

Su administrador de Salesforce debe activar y configurar la función Path (Ruta).

Key Fields (Campos clave) muestra la información que más necesita al abrir un registro para que no tenga que cambiar de ficha ni desplazarse para encontrar datos fundamentales.

Si es usted nuevo en el trabajo o empresa, Guidance for Success (Orientación hacia el éxito) (que se indica en cada paso de la Ruta) puede ayudarle a alcanzar rápidamente el nivel requerido y a asegurarse de que no se pierda ninguna de las actividades clave.

Utilice Path (Ruta) para actualizar el estado de los registros al hacer clic en Mark Status as Complete (Marcar estado como completo). Esta acción hace que el registro vaya al siguiente paso de la ruta. Seleccionar un estado diferente le resultará muy sencillo si su negociación pierde fuerza y necesita restablecer un estado anterior o si, por el contrario, la negociación avanza tan rápido que necesita adelantar algún estado. Haga clic en el paso de la ruta a la que va a mover la negociación y, a continuación, haga clic en Mark Current Status (Marcar estado actual).

Para crear una ruta, haga lo siguiente:

1. Vaya a Set Up (Configuración) y escriba path (ruta) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida). Seleccione Path Settings (Configuración de ruta).
   
2. Si aún no lo ha hecho, active la función Path (Ruta). Seleccione New Path (Nueva ruta).
   
3. Introduzca la siguiente información sobre su ruta:
   
   • Nombre de la ruta
     
   • Objeto en el que se basa la ruta
     
   • Tipo de registro
     
   • Lista de selección en la que se basa la ruta
     
4. Haga clic en Next (Siguiente).
   
5. Seleccione los campos clave e introduzca instrucciones para el éxito. Nota: En cada paso de la ruta, puede seleccionar hasta cinco campos clave e introducir hasta 1000 caracteres de instrucciones.
   
6. Haga clic en Next (Siguiente).
   
7. Complete alguna de las siguientes acciones:
   
   • Active la ruta inmediatamente.
     
   • Vuelva a Path Settings (Configuración de la ruta)para activar la ruta más adelante.
     
8. Seleccione valores de la lista de selección y una frecuencia para activar la animación de celebración.
   
9. Haga clic en Finish (Finalizar).
   

Gestionar registros en la vista Kanban

La vista Kanban proporciona una vista global de todo su trabajo. Esto le permite ordenar, resumir, filtrar y mover fácilmente las oportunidades en las distintas etapas. La vista Kanban puede utilizarse como espacio de trabajo.

Veamos las oportunidades en la vista Kanban.

1. Seleccione la ficha Opportunities (Oportunidades).
   
2. Seleccione la vista de lista All Opportunities (Todas las oportunidades).
   
3. En el menú desplegable Select list display (Seleccionar visualización de lista), seleccione Kanban.
   

Seleccionamos la vista de lista All Opportunities (Todas las oportunidades) porque ofrece la mayoría de datos que se necesitan para esta unidad; sin embargo, puede acceder a la vista Kanban desde cualquier vista de lista.

Mover una oportunidad a la etapa siguiente

De manera predeterminada, la vista Kanban de oportunidades se organiza por etapa. Cada columna representa una etapa.

A continuación, se muestra cómo se mueve una oportunidad a la siguiente etapa en esta vista.

1. Haga clic en cualquier negociación en la columna de la izquierda.
   
2. Mientras mantiene pulsado el ratón, arrastre la tarjeta de la negociación a otra columna distinta.
   
3. Suelte el botón del ratón.
   

Ya ha terminado.

Emprender acciones en sus registros de oportunidad

También puede realizar otros cambios. Haga clic en la flecha hacia abajo en una tarjeta Kanban y seleccione Edit (Modificar). Haga los cambios que necesita en el registro directamente en la vista Kanban.

También puede eliminar un registro o cambiar el propietario de la oportunidad.

Ver un gráfico de datos de vista de lista

Kanban proporciona diferentes opciones para visualizar los datos.

• Show Charts (Mostrar gráficos) muestra un gráfico con un resumen de los datos de su vista de lista.
  
• Seleccione Pipeline by Account (Oportunidades por cuenta) para ver con qué cuenta hizo la mayor parte del negocio.
  
• Seleccione Pipeline by Stage (Oportunidades por etapa) para ver la etapa de cada negociación. Pase el cursor del ratón sobre una sección del gráfico para ver más detalles o mire debajo del mismo.
  
• Haga clic en Settings (Configuración) para cambiar el formato de su gráfico Pipeline by Stage (Oportunidades por etapa).
  
• Haga clic en X para cerrar la barra lateral Chart (Gráfico) cuando haya terminado de revisar los gráficos.
  

Filtrar la vista Kanban

Cuando tenga muchas empresas, puede utilizar los filtros para reducir los registros a fin de revisar registros específicos rápidamente en la vista de lista.

1. Haga clic en Show filters (Mostrar filtros).
   
2. Haga clic en Add Filter (Agregar filtro).
   
3. Agregue el filtro:
   
   1. Campo: Nombre de la cuenta
      
   2. Operador: contains
      
   3. Valor: United Oil
4. Haga clic en Done (Listo).
   

8. Haga clic en Save (Guardar).
   
9. Para ocultar la configuración de filtros, haga clic en X.
   

Ahora, la vista Kanban solo muestra registros de cuenta que tengan incluyan "United Oil" en el nombre: los negocios que hizo con la cuenta Oil Plant Standby Generators.

Puede utilizar los filtros para ordenar sus registros de varias maneras. Por ejemplo, puede buscar los negocios que se crearon tras una fecha determinada o aquellos cuya última fecha de actividad sucediera hace mucho tiempo.

Aunque filtre los registros, recuerde que debe desactivar el filtro al terminar. Para desactivar el filtro, haga clic en Remove All (Eliminar todos). A continuación, haga clic en Save (Guardar).

Cambiar la vista Kanban

De manera predeterminada, la vista Kanban para las oportunidades organiza los registros en columnas por etapa. También muestra un resumen de las negociaciones en cada columna que se basa en la suma de las cantidades de las oportunidades de cada columna. No obstante, puede cambiar las columnas en las que se organizan los registros y el número que se utiliza en el resumen.

1. Haga clic en el botón Select list display (Seleccionar visualización de lista) [Texto alternativo” “”].
   
2. Seleccione Kanban.
   

3. Haga clic en List View Controls (Controles de vista de lista) y seleccione Kanban Settings (Configuración de Kanban).
   
4. Cambie Summarize By (Resumir por) a Expected Revenue (Ingresos previstos).
   
5. Cambie Group by (Agrupar por a Type (Tipo).
   

6. Haga clic en Save (Guardar).
   

Cuando se vuelva a cargar la vista Kanban, mostrará las oportunidades organizadas en columnas en función del tipo de oportunidad. El resumen que aparece al principio de cada columna es la suma del ingreso esperado para cada tipo.

Resumen

Con las rutas y las vistas Kanban, el seguimiento, la gestión y la actualización de los registros le resultará más sencillo que nunca. La vista Kanban está disponible para todos los usuarios de Salesforce para la mayoría de objetos, incluidos los candidatos, las tareas y mucho más. El administrador de Salesforce deberá activar y configurar la función Path (Ruta).

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Usar Kanban para trabajar con vistas gráficas de los registros