Obtener sugerencias y trucos para territorios de ventas

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar la manera en la que la jerarquía de funciones y la jerarquía de territorios trabajan conjuntamente.
  
• Explicar cómo mostrar previsiones acumuladas para los territorios.
  
• Explicar cómo sincronizar con una única fuente de información externa.
  
• Identificar las prácticas recomendadas para la limpieza de datos.
  
• Enumerar sugerencias para gestionar cuentas asignadas.
  

Introducción

Maria ha aprendido mucho sobre la resolución de las disminuciones de rendimiento relacionadas con los territorios de ventas.

Pero aún le quedan cosas por aprender a medida que termina la configuración de la función para reflejar los territorios de ventas, las cuentas y los representantes de Capricorn Solar.

En esta unidad, respondemos las preguntas de Maria sobre varios temas y más.

Evitar los duplicados de las estructuras de jerarquía

Maria tiene que realizar más cambios en la jerarquía de territorios de Ursa Major, y no está segura de cómo hacerlo. ¿Debería basarse en la jerarquía de funciones de usuario?

No. El nivel de acceso a las cuentas, las oportunidades, los contactos y los casos que proporcionan los territorios de ventas se acumulan en la jerarquía de funciones. Duplicar la estructura de territorio en la rama de ventas de la jerarquía de funciones no es necesario, además de resultar redundante.

En su lugar, utilice su jerarquía de funciones para representar relaciones de gestión, acumulaciones de informes, aprobaciones y otros flujos de trabajo jerárquicos. Simplifique la rama de ventas de su jerarquía de funciones para que contenga solo las funciones para estos propósitos. Después, utilice la jerarquía de territorios para ampliar el acceso a los registros basados en las asignaciones de territorios de los usuarios.

Cuando las jerarquías de territorios y funciones se utilizan de la manera apropiada, se complementan la una a la otra y ofrecen modelos dobles para crear informes y análisis, y para la segmentación de la información empresarial.

• Su jerarquía de funciones es perfecta para modelar los tipos de estructuras de informes del equipo de gestión y de recursos humanos, donde una persona informa solo a otra.
  
• Su jerarquía de territorios resulta mejor para modelar una estructura de informes matricial, donde una persona puede informar a varios gerentes.
  

Mostrar previsiones acumuladas para los territorios

El equipo de ventas de Ursa Major utiliza Previsiones de colaboración y ha activado las previsiones de territorio recientemente. ¿Cómo puede Maria asegurarse de que su equipo ve importes de previsiones acumuladas para sus territorios?

Asigne un gestor de previsiones a cada territorio para el que quiera importes de previsiones acumuladas. Por ejemplo, si quiere previsiones para el territorio de América todos los meses, asigne el territorio de América a un gestor de previsiones, incluso si no hay nadie gestionándolo.

Decida si quiere asignar un gestor de previsiones a los territorios sin territorios secundarios.

Este es un ejemplo de cómo los usuarios de previsiones ven las previsiones de territorios.

Sincronizar con una única fuente de información

Maria utilizaba una única fuente de información externa para los territorios de Ursa Major antes de configurar los territorios de ventas. Todavía le resultan útiles los datos. ¿Cómo puede sincronizarlos con los territorios de ventas?

Se recomienda crear un tipo de campo Id. externo personalizado y agregarlo al formato de página de su territorio.

Si integra su jerarquía de territorios con una única fuente de información externa, puede basar su jerarquía de territorio en esa fuente y utilizarla para gestionar los territorios. Tenga en cuenta que este proceso no es automático. Se requieren importaciones de datos o trabajar con la API. Para que la jerarquía de territorios esté siempre sincronizada con la fuente de información externa, manténgala con frecuencia.

Nota: Si define el campo personalizado Id. externo como exclusivo, no podrá duplicar los modelos de territorio.

Más opciones con los criterios de filtro de las reglas de asignación

Es posible que haya observado que las reglas de asignación están limitadas a 10 campos de criterios de filtro. Como Maria está configurado las reglas para las cuentas de Capricorn, está sujeta a esta limitación. ¿Cómo puede evitarla?

Cuando el número de entradas de criterios no cumpla los requisitos de su negocio, utilice campos de fórmula para combinar varios campos de datos en una cuenta. Por ejemplo, si necesita más de 10 campos de criterios, puede combinar, supongamos, los campos País de facturación y Provincia de facturación en un único campo de fórmula. En la sección Recursos, hemos proporcionado un vínculo para ayudarle a obtener más información sobre los campos de fórmula.

Cuando los criterios estén basados en los registros relacionados de una cuenta, utilice campos de resumen acumulados o desencadenadores para mover los datos a la cuenta. Después, utilice esos campos para impulsar los criterios de reglas de asignación de la cuenta.

Aunque se permitan 10 campos de criterios, se recomienda ceñirse a 6 o menos.

Limpiar primero los datos

Maria ha observado problemas con sus datos de Salesforce, por ejemplo el duplicado de registros. Mientras cambia el modelo de territorio, se le ocurre una idea: Utilizar reglas de asignación de territorio para limpiar los datos. Es una buena idea, ¿verdad?

Lo cierto es que no es recomendable utilizar reglas de asignación de territorio para limpiar datos, especialmente cuando está determinando qué cuenta asociar con un candidato. Encárguese de la limpieza de datos de manera independiente a la asignación de territorios para mantener organizada la estructura de reglas de territorio.

Es recomendable utilizar lo siguiente:

• Funciones de gestión de duplicados integradas para gestionar y combinar registros duplicados.
  
• Lightning Data para mantener los registros actualizados y para encontrar nuevas cuentas similares a los mejores clientes.
  

En la sección Recursos, hemos proporcionado vínculos para ayudarle a obtener más información sobre las funciones de gestión de duplicados y Lightning Data.

Definir cuentas asignadas de manera eficaz

Al igual que otras muchas empresas, Capricorn Solar cuenta con varias cuentas asignadas, que son cuentas importantes asignadas a los representantes de ventas que mejor puedan gestionarlas. Una cuenta asignada suele recibir el nombre de una empresa, como Solar Emporium, en lugar del nombre del territorio de ventas en el que se encuentra, como San Francisco. Maria no ha trabajado aún con cuentas asignadas y quiere algunos consejos.

Contamos con varias estrategias para definir cuentas asignadas en la estructura estándar de reglas de asignación de la cuenta.

• Defina cuentas por nombre en los criterios de reglas. Como los nombres de las cuentas pueden ser largos, solemos recomendar esta estrategia para los clientes más pequeños que tienen menos cuentas asignadas definidas en un territorio.
  
• Defina criterios basados en números de cuentas, que son más concisos que los nombres de cuentas. Esta estrategia permite que los equipo de ventas incluyan más cuentas asignadas en un territorio.
  
• Defina criterios basados en atributos desde los registros de la cuenta de la oficina principal. Los clientes pueden utilizar campos de fórmula o Apex a fin de especificar estos atributos desde la cuenta de la oficina principal para todos los registros en la misma familia de cuentas. Este método asegura que se utilice el mismo conjunto de criterios para asignar todas las cuentas en la misma familia de cuentas.
  
• Desarrolle una solución de asignación personalizada si las soluciones anteriores no proporcionaron la escalabilidad apropiada.
  

Ahorrar tiempo y esfuerzo con las API

Debido a la estructura de territorio de Capricorn, Maria espera que se produzcan cambios frecuentes en su jerarquía de territorio. ¿Qué puede hacer para simplificar los reajustes de territorio frecuentes?

Algunos clientes reajustan los territorios mensualmente, semanalmente o incluso diariamente, enviando actualizaciones frecuentes a una gran base de reglas. Estos clientes pueden beneficiarse de los procesos automatizados que actualizan la estructura de reglas.

Se recomienda utilizar nuestras API para automatizar el mantenimiento de la estructura de reglas de asignación de cuentas estándar. No se recomienda personalizar la estructura de reglas estándar.

Nota: La estructura de reglas estándar de Salesforce es relacional y proporciona suficiente flexibilidad a nuestra amplia base de clientes. Aunque el mantenimiento de esa estructura de reglas estándar es técnicamente factible para los clientes más grandes, la estructura relacional hace que el mantenimiento automático sea difícil.

Evitar nuevos cálculos de colaboración innecesarios

Ursa Major utiliza ventas en equipo. A Maria le vendría bien algo de ayuda con la asignación de propiedad de cuentas. ¿Tienen que ir al rescate otra vez los territorios de ventas?

Algo parecido. Los territorios de ventas no asignan o cambian automáticamente los propietarios de las cuentas. Pero con varios representantes asignados a uno o más territorios, algunos clientes asignan un "usuario ficticio" o "usuario de integración" como sustituto para el propietario de la cuenta. Después, asignan representantes y funciones a los territorios para modelar la asociación entre representantes y cuentas.

Este método reduce la necesidad de realizar nuevos cálculos de colaboración, es decir, aplicar los cambios en registros resultantes de las actualizaciones que realiza un propietario de cuenta al resto de elementos dependientes.

También puede utilizar Apex u otro recurso programático para designar un usuario de territorio asignado como propietario de la cuenta.

Completar más tareas con los territorios de ventas

Maria casi ha terminado. Se pregunta si es una buena idea adoptar equipos de cuentas para Ursa Major ahora que han adquirido Capricorn. ¿Puede utilizar los territorios de ventas y equipos de cuentas al mismo tiempo?

Si utiliza territorios de ventas, se recomienda no utilizar equipos de cuentas.

Ambas funciones proporcionan un mecanismo para asignar los representantes adecuados a las cuentas, el control de acceso requerido a los registros y una acumulación para los informes.

Pero los territorios de ventas proporcionan una estructura más jerárquica para la acumulación, la previsión y la capacidad de asignar representantes a las cuentas de manera automática. También hemos oído por parte de algunos clientes que migraron de equipos de cuentas a territorios de ventas a fin de simplificar los requisitos de colaboración y generación de informes. Si quiere automatizar su proceso, o que su equipo de ventas se anticipe a un crecimiento significativo, considere utilizar territorios de ventas.

Resumen

Maria ha aprendido todo lo que necesita para gestionar la adquisición de Capricorn Solar por parte de Ursa Major. Ahora, la función Sales Territories (Territorios de ventas) refleja los territorios de ventas, las cuentas y los representantes de ambas empresas combinados. ¡Excelente trabajo, Maria!

¿Está preparado para probar sus conocimientos?

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Asignar gestores de previsiones a territorios
• Ayuda de Salesforce: Gestión de registros duplicados
• Ayuda de Salesforce: Integrar datos externos con sus registros
• Ayuda de Salesforce: Construir un campo de fórmula
• Guía del desarrollador de API de SOAP de Salesforce: AssignmentRuleHeader