Configurar funciones de cuenta y la jerarquía de funciones

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? En esta insignia, las validaciones de los retos prácticos de Trailhead funcionan en inglés. Entre paréntesis se incluyen las traducciones a modo de referencia. En su instancia de Trailhead Playground, asegúrese de (1) cambiar la configuración local a los Estados Unidos, (2) cambiar el idioma a inglés, y (3) copiar y pegar solo los valores en inglés. Siga las instrucciones que figuran aquí.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Seguir la ruta juntos

¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Eche un vistazo a este video, que forma parte de la serie Trail Together.

(Este clip comienza en la marca del minuto 29:28, en caso que desee volver atrás y ver el comienzo del paso de nuevo).

Recapitulación

Hasta ahora creamos un portal básico, convertimos cuentas de Salesforce en cuentas de socio, convertimos contactos en usuarios de socio y configuramos un modelo de colaboración externa. ¡Ésto es mucho en solo tres pasos! Pero acabamos de comenzar. En este paso, configuraremos funciones de cuenta, veremos cómo encajan en la jerarquía de funciones de Salesforce y comprobaremos la visibilidad de algunas oportunidades.

A continuación encontrará una descripción general de cómo funcionan las funciones de cuenta.

Asignar funciones a usuarios

Cuando creamos usuarios de socio, no les asignamos una función. Salesforce asignó automáticamente todos los nuevos usuarios de socio a la función Usuario de socio de su cuenta. Pero, ¿qué sucede si desea configurar una jerarquía en una cuenta de modo que pueda utilizar la jerarquía de la organización para compartir registros?

Bien, resulta que puede hacerlo.

Si recuerda, en el paso 2 de este proyecto de Trailhead cambiamos la configuración de función de usuario de socio predeterminada a 2, en Setup (Configuración) > Digital Experiences (Experiencias digitales) > Settings (Parámetros).

Mientras que la configuración predeterminada para funciones de cuenta es uno, puede configurar hasta tres funciones de cuenta para cuentas de socio. María ya configuró dos funciones por cuenta de socio (Usuario y Gestor) de modo que los socios pueden compartir oportunidades y otros registros jerárquicamente.

Sigámosla y cambiemos las funciones de algunos usuarios de socio.

1. En Setup (Configuración), ingrese usuarios en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Users (Usuarios) | Users.
   
2. Haga clic en Edit (Modificar) junto a Levy, Babara.
   
3. Cambie su función a Express Logistics and Transport Partner Manager (Gestor de socio de Express Logistics and Transport).
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   
5. Siga los mismos pasos y cambiemos la función de Sean Forbes a Edge Communications Partner Manager (Gestor de socio de Edge Communications).
   

¡Fabuloso! Ahora tiene una mini jerarquía de funciones configurada en sus cuentas de socio, que consta de gestores de socio sobre usuarios de socio. Con el fin de utilizar la jerarquía de funciones de la organización interna de Salesforce para estos usuarios de socio, agreguemos un gestor de cuenta de canal a su organización y convertirla en el propietario de nuestras cuentas de socio.

Consideraciones al utilizar funciones de cuenta

Aunque puede tener hasta tres funciones de cuenta en su organización, eso no significa que deba tenerlas. Le recomendamos que mantenga el valor predeterminado de una función de cuenta y utilice otros mecanismos de colaboración para aumentar la visibilidad de registros si lo necesita. Un aumento en el número de funciones puede afectar al desempeño.

Si estableció una sola función de socio y, más adelante, decide aumentar la cantidad de funciones, esta nueva cifra no se aplicará a las cuentas de socio que ya existen.

De forma predeterminada, las organizaciones nuevas pueden tener un máximo de 50 000 funciones de cuenta. Debe ponerse en contacto con el servicio de asistencia si desea aumentar la cantidad de funciones de cuenta a 100 000 (aunque deberá enviar una revisión detallada del diseño del sistema para la aprobación). La cantidad máxima absoluta de funciones de cuenta que puede tener en Salesforce es 500 000 y necesita la aprobación especial de Salesforce para tenerlas.

Las funciones de cuenta pueden aumentar rápidamente, ya que Salesforce genera una para cada cuenta que tiene usuarios de sitio asociados. De manera que si configura dos funciones de cuenta de socio en su organización, y tiene 100 cuentas de socio, crea 200 funciones de cuenta.

Solo puede asignar funciones de cuenta a usuarios externos con una licencia Customer Community Plus o Partner Community.

Agregar un gestor de cuenta de canal a la jerarquía de funciones

Agreguemos un usuario gestor de cuenta de canal a la organización y asígnele una función en la jerarquía de funciones.

1. En Setup (Configuración), ingrese usuarios en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Users (Usuarios) | Users.
   
2. Haga clic en New User (Nuevo usuario) e ingrese los siguientes campos.
   

• Name (Nombre): Maya
  
• Last Name (Apellidos): Pasqua
  
• Email: [su dirección de email]
  
• Alias: [se completa automáticamente]
  
• Username (Nombre de usuario): [nombre de usuario exclusivo en un formato de email]
  
• Nickname (Apodo): [debe ser exclusivo]
  
• Role (Función): Channel Sales Team (Equipo de ventas de canal)
  
• License (Licencia): Salesforce
  
• Profile (Perfil): Custom (Personalizado): Sales Profile (Perfil de ventas)
  
• Anule la selección de las siguientes casillas de verificación: Salesforce CRM Content User (Usuario de Salesforce CRM Content) y Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Recibir alertas de email de Salesforce CRM Content) (si están seleccionadas).
  
• Seleccione la casilla de verificación Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente).
  
• Haga clic en Save (Guardar).
  

Tras la creación del nuevo usuario, debería recibir un email solicitando verificar su cuenta y establecer su contraseña.

Probar la visibilidad de las oportunidades

Cambiemos la propiedad de algunos registros para probar la visibilidad de las oportunidades.

1. Desde el iniciador de aplicación, seleccione Accounts (Cuentas).
   
2. Haga clic en Edge Communications.
   
3. Haga clic en y seleccione Change Owner (Cambiar propietario).
   
4. Busque y seleccione Maya Pasqua.
   
5. Haga clic en Send (Enviar).
   
6. Desde la lista Edge Communications Opportunities (Oportunidades de Edge Communications) en la ficha Related (Relacionado), seleccione Edge Installation.
   
7. Haga clic en y seleccione Change Owner (Cambiar propietario).
   
8. Busque y seleccione Rose Gonzalez. Si no puede encontrar a Rose, cambie el destino de búsqueda a Partner Users first (Usuarios de socio primero).
   
9. Haga clic en Send (Enviar).
   

Recapitulemos por qué hicimos esto.

La función de Rose es Edge Communications Partner User (Usuario de socio de Edge Communications). Todos sus registros son visibles para Sean Forbes, que está directamente por encima de ella en la jerarquía de funciones de cuentas, con la función Gestor de socio de Edge Communications.

La oportunidad de Rose también está disponible para Maya Pasqua, que es propietaria de la cuenta de socio dentro de Salesforce.

Esa misma oportunidad también está visible para todos por encima de Maya Pasqua en la jerarquía de funciones de la organización.

Tiene la libertad de probar esto iniciando sesión como Rose y Sean para comprobar la visibilidad de Edge Installation.