Configurar funciones de cuenta y la jerarquía de funciones

Seguir el proceso con Trail Together

¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Mire este video, que forma parte de la serie Trail Together. El clip comienza en la marca del minuto 29:28, en caso de que desee volver hacia atrás y ver el comienzo del paso de nuevo.

Recapitulación

Hasta ahora, creó un portal básico, convirtió cuentas de Salesforce en cuentas de socio, convirtió contactos en usuarios de socio y configuró un modelo de colaboración externa. En este paso, configurará roles de cuenta, verá cómo encajan en la jerarquía de roles de Salesforce y comprobará la visibilidad de algunas oportunidades.

A continuación, encontrará una descripción general de cómo operan los roles de cuenta.

Asignar funciones a usuarios

Cuando creó usuarios de socio, no les asignó una función. Salesforce asignó automáticamente todos los nuevos usuarios de socio a la función Usuario de socio de su cuenta. Sin embargo, ¿qué sucede si desea configurar una jerarquía en una cuenta de modo que pueda utilizar la jerarquía de la organización para compartir registros?

Puede hacerlo.

Si recuerda, en el paso 2 de este proyecto, cambió la configuración de la función de usuario de socio predeterminada a 2, en Setup (Configuración) | Digital Experiences (Experiencias digitales) | Settings (Parámetros de configuración).

La configuración predeterminada para roles de cuenta es 1, pero puede configurar hasta tres roles de cuenta para cuentas de socio. Para Ursa Major, María ya configuró dos roles por cuenta de socio (Usuario y Gestor) de modo que los socios puedan compartir oportunidades y otros registros de manera jerárquica.

Cambie los roles de un par de usuarios de socio.

1. En Setup (Configuración), ingrese Users (Usuarios) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en Edit (Modificar) junto a Levy, Babara.
   
3. Cambie su función a Express Logistics and Transport Partner Manager (Gestor de socio de Express Logistics and Transport).
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   
5. Siga los mismos pasos y cambiemos la función de Sean Forbes a Edge Communications Partner Manager (Gestor de socio de Edge Communications).
   

Ahora tiene una mini jerarquía de funciones configurada en sus cuentas de socio, que consta de gestores de socio sobre usuarios de socio. Con el fin de utilizar la jerarquía de roles de la organización interna de Salesforce para estos usuarios de socio, debe agregar un gestor de cuenta de canal y convertir este usuario en el propietario de las cuentas de socio.

Consideraciones al utilizar funciones de cuenta

Si bien puede tener hasta tres roles de cuenta en su organización, eso no significa que deba tenerlas. Le recomendamos que mantenga el valor predeterminado de un rol de cuenta y utilice otros mecanismos de colaboración para aumentar la visibilidad de los registros si lo necesita. Un aumento en el número de funciones puede afectar al desempeño.

Si estableció su rol de socio en 1 y, más adelante, decide aumentar la cantidad de roles, esta cifra aumentada no aplicará a las cuentas de socio que ya existen.

De forma predeterminada, las organizaciones nuevas pueden tener un máximo de 50 000 roles de cuenta para usuarios de Experience Cloud. Si desea aumentar la cantidad de roles de cuenta a 100 000, comuníquese con el servicio de asistencia técnica. Necesitará enviar una revisión detallada de diseño del sistema para obtener la aprobación. La cantidad máxima absoluta de roles de cuenta que puede tener en Salesforce es 500 000 y necesita la aprobación especial de Salesforce para tener dicha cantidad.

Los roles de cuenta pueden aumentar con rapidez, ya que Salesforce genera uno para cada cuenta que tiene usuarios de sitio asociados. De manera que, si configura dos roles de cuenta de socio en su organización y tiene 100 cuentas de socio, creará 200 roles de cuenta.

Puede asignar roles de cuenta solo a usuarios externos con una licencia Customer Community Plus o Partner Community.

Agregar un gestor de cuenta de canal a la jerarquía de funciones

Ahora, agregue un usuario gestor de cuentas de canal a su Trailhead Playground y asígnele un rol en la jerarquía de roles.

1. En Setup (Configuración), ingrese Users (Usuarios) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en New User (Nuevo usuario) e ingrese la siguiente información.
   

• Nombre: Maya
• Apellidos: Pasqua
• Email: [su dirección de email]
  
• Alias: [se completa automáticamente]
  
• Username (Nombre de usuario): [nombre de usuario exclusivo en un formato de email]
  
• Nickname (Apodo): [debe ser exclusivo]
  
• Role (Función): Channel Sales Team (Equipo de ventas de canal)
  
• License (Licencia): Salesforce
  
• Profile (Perfil): Custom (Personalizado):
  
• Desmarque las siguientes casillas:
  
  • Usuario de Salesforce CRM Content
    
  • Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Recibir alertas por email de Salesforce CRM Content), si se encuentra seleccionado
    
• Seleccione la casilla de verificación Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente).
  
• Haga clic en Save (Guardar).
  

Tras la creación del nuevo usuario, debería recibir un email solicitando verificar su cuenta y establecer su contraseña. No es necesario que lo haga para este proyecto, pero puede hacerlo.

Probar la visibilidad de las oportunidades

Para probar la visibilidad de las oportunidades, cambie la propiedad de algunos registros.

1. Desde el iniciador de aplicación, seleccione Accounts (Cuentas).
   
2. Haga clic en Edge Communications.
   
3. En el menú desplegable de acciones rápidas, seleccione Change Owner (Cambiar propietario).
   
4. Busque y seleccione Maya Pasqua.
   
5. Haga clic en Submit (Enviar).
   
6. En la lista Opportunities (Oportunidades) en la ficha Related (Relacionado) de Edge Communications, seleccione Edge Installation (Instalación de Edge).
   
7. En el menú desplegable de acciones rápidas, seleccione Change Owner (Cambiar propietario).
   
8. Busque y seleccione Rose Gonzalez. (Si no puede encontrar a Rose, cambie el destino de búsqueda a Usuario de socio primero).
   
   
9. Haga clic en Submit (Enviar).
   

Repasemos por qué hizo esto.

La función de Rose es Edge Communications Partner User (Usuario de socio de Edge Communications). Todos sus registros son visibles para Sean Forbes, que está directamente por encima de ella en la jerarquía de roles de cuentas en el rol de Gestor de socios de Edge Communications.

La oportunidad de Rose también está disponible para Maya Pasqua, que es propietaria de la cuenta de socio dentro de Salesforce. Esa misma oportunidad también está visible para todos por encima de Maya Pasqua en la jerarquía de funciones de la organización.

No dude en probarlo. Para ello, inicie sesión en el portal como Rose y Sean para comprobar la visibilidad de Edge Installation (Instalación de Edge).

Recursos

Serie de videos: Quién ve qué en Experience Cloud