Extraer datos externos en CRM Analytics

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Preparar datos externos antes de aportarlos a CRM Analytics.
  
• Cargar un archivo CSV de datos externos.
  
• Monitorear y verificar una carga de datos externos.
  

Descripción general de Extraer datos externos

Llegó el momento de obtener esos datos en CRM Analytics de modo que el equipo de responsables de ventas pueda tener sus tableros de desempeño. Es su trabajo administrar Salesforce y configurarlo para el equipo de ventas. Ya sabe que la mayoría de los datos que deben buscar ya están allí, en los objetos Oportunidad, Cuenta y Usuario. Pero algunos de ellos, si recuerda, se extraen de una fuente externa. ¡Sin problemas para CRM Analytics! Ahondemos un poco más.

El equipo Operaciones de ventas en su compañía utiliza un campo de código de la Standard Industry Classification (SIC) en cada cuenta para identificar su industria. Los responsables de ventas tienen dificultades para descifrar estos códigos, prefiriendo en su lugar una buena descripción antigua. Por lo tanto, el equipo Operaciones de ventas proporcionó un archivo CSV con todos los códigos de SIC que usan, junto con las descripciones. Aquí va un miniprograma:

Su objetivo en esta unidad es extraer estos datos en CRM Analytics de modo que se puedan agregar a los datos de Salesforce que va a extraer. 

Preparar sus datos de CSV

Cuando extrae datos de un archivo CSV, CRM Analytics crea suposiciones acerca de qué tipo de datos se trata, basándose en los valores que ve en cada campo. Asigna a cada campo un tipo de medición, fecha o dimensión. Estos tipos son importantes porque determinan cómo interactúa con un campo en una lente o un tablero de CRM Analytics.

CRM Analytics realiza un excelente trabajo de asignación del tipo de campo correcto, pero a veces se necesita ayuda para determinar el tipo correcto. Analicemos el archivo CSV Descripciones de SIC, campo por campo, para ver qué debe hacer.

Código SIC

CRM Analytics identifica un campo numérico como este como una medición.

Una medición es un campo en el que puede realizar cálculos, como suma o media. CRM Analytics reconoce símbolos de divisa, comas y puntos decimales en datos numéricos, pero tenga cuidado. Si detecta otros caracteres no numéricos, convierte el campo en una dimensión, y allí no se pueden hacer cálculos. Por lo tanto, revise los campos numéricos y quite todos los caracteres no numéricos, para que estos campos sean medidas.

Pero preste atención a campos como este que, aunque contienen valores numéricos, no son mediciones. Nadie desea realizar operaciones matemáticas con un código SIC, un código postal o campo de Id., pero CRM Analytics cree que lo hará e identifica campos como estos como mediciones. Por ahora no puede hacer mucho al respecto, pero cuando cargue los datos, puede cambiar los tipos de campo a dimensiones. Por el momento, tome nota de ellos. 

Descripción SIC 

Cualquier campo como este, que contiene caracteres no numéricos, se identifica como una dimensión. Puede agrupar y filtrar en campos de dimensión. CRM Analytics no tropieza habitualmente con estos campos, de modo que no debería tener que realizar nada. 

Última actualización 

CRM Analytics reconoce todos los formatos de fecha comunes y establece un campo como este como una fecha. Incluso establece el formato para usted y es lo suficientemente inteligente para distinguir entre formatos de fecha de EE.UU. y Europeo. Sin embargo, tómese un momento para revisar los campos de fechas y asegúrese de que los valores estén en uno de los formatos compatibles. Si CRM Analytics no reconoce el formato, establece el campo como una dimensión. Cuando esto sucede, pierde algunas de las increíbles funciones de filtrado y agrupación de fecha. Además, compruebe que todas las fechas estén en el mismo formato. Por ejemplo, si CRM Analytics ve una mezcla de formatos de EE. UU. y Europa, utiliza el formato europeo. 

Encabezados de columna 

Compruebe que los encabezados de columna sean correctos porque se convertirán en etiquetas de campo en su conjunto de datos. Puede corregirlos en el CSV antes de continuar. O bien puede esperar hasta que cargue el archivo, donde obtiene otra oportunidad de cambiarlos.

La buena noticia es que tiene la oportunidad de obtener una vista previa de cómo aparecen sus datos en CRM Analytics y puede ajustarlos si lo necesita.

Cargar sus datos de CSV

Ahora que preparó su archivo CSV, es el momento de cargarlo en CRM Analytics utilizando la herramienta de cargador de CSV. También crea una aplicación para el nuevo conjunto de datos durante el proceso.

Cuando carga un archivo CSV, CRM Analytics extrae los datos y crea un conjunto de datos. Puede explorar este nuevo conjunto de datos de inmediato, pero en este caso, una larga lista de códigos SIC y descripciones no permiten una visualización interesante. En su lugar, utilizará este conjunto de datos más adelante para preparar el conjunto de datos de ventas final. Por el momento, piense en él como un área de retención para los datos de SIC.

1. Descargue el archivo CSV Descripciones SIC en su escritorio desde aquí.
   
2. Si todavía no inició sesión, inicie sesión en la organización de Developer Edition para la que se registró en la unidad anterior.
   
3. Desde el Iniciador de aplicación (), encuentre y seleccione Analytics Studio. Analytics Studio se abre en una nueva ficha del navegador.
   
4. En Analytics Studio, haga clic en Crear y seleccione Aplicación.
   
5. Está creando una aplicación vacía, así que haga clic en Crear aplicación en blanco.
   
6. Haga clic en Continuar.
   
7. En el campo Asigne un nombre a su aplicación, ingrese Conjunto de datos de desempeño de venta.
   
8. Haga clic en Crear.
   
9. En la parte superior de la página de aplicación, haga clic en Crear y seleccione Conjunto de datos. La creación de un conjunto de datos desde una aplicación selecciona automáticamente el nombre de aplicación para usted. Oye, ¡cada pedacito ayuda!
   
10. Haga clic en Archivo CSV.
    
11. Haga clic en Seleccione un archivo o arrástrelo aquí.
    
12. Navegue al archivo CSV que descargó anteriormente, selecciónelo y luego haga clic en Abrir. Si el archivo está a una distancia de arrastre, puede arrastrarlo al cuadro Seleccione un archivo o arrástrelo aquí en su lugar y ahorrarse unos segundos.
    
13. Haga clic en Siguiente. CRM Analytics utiliza el nombre de archivo como el nombre del nuevo conjunto de datos y selecciona la aplicación.
    
14. En el campo Nombre de conjunto de datos, cambie el nombre Descripciones SIC. CRM Analytics detecta ciertas propiedades de su archivo, como el delimitador y la codificación. Puede revisar estas propiedades en el cuadro Se detectaron propiedades de archivo. Para realizar cambios, haga clic en y luego haga clic en Modificar.
    
15. Haga clic en Next (Siguiente). Aparece la pantalla Modificar atributos de campos, la cual ofrece una vista previa de los datos que está a punto de extraer en CRM Analytics.
    
    

Tal y como se prometió anteriormente, esta es su oportunidad para corregir sus datos antes de ingresarlos en CRM Analytics. Vuelva a pensar en las cosas a las que prestaba atención cuando preparó el archivo CSV. Deseaba asegurarse de que los campos se establecieran en el tipo correcto: medición, fecha o dimensión. También comprobó que los nombres de campo eran correcto. Para saber si CRM Analytics usó los tipos de campos correctos, veamos los encabezados de campos en la vista previa. El icono en cada encabezado le indica el tipo de campo.

¿No ve el campo que desea verificar? Utilice el panel de campos a la izquierda para explorar o buscar el campo, luego haga clic en el campo para ir a su columna.

Si CRM Analytics cometió un error, puede hacer clic en una columna para ver y modificar sus atributos en el panel Atributos de campo a la derecha.

En sus datos, parece que CRM Analytics identificó el campo Código SIC como una medición. Esa identificación es comprensible, pero no es lo que desea. Si deja el tipo de campo como medición, puede agregar códigos SIC juntos (no útil), pero no puede agrupar sus cuentas y oportunidades por código SIC (muy útil). Vamos a cambiar el tipo.

1. Haga clic en la columna Código SIC. Los atributos de campo aparecen en el panel a la derecha.
   
   
2. Desde la lista de selección Tipo de campo, seleccione Dimensión.
   

También comprobó el campo de fecha en el archivo CSV para asegurarse de que CRM Analytics establece el tipo y formato correctamente. Comprobemos eso también.

1. Haga clic en la columna Última actualización. Los atributos de campo aparecen en el panel a la derecha.
   
   

Parece que CRM Analytics obtuvo el tipo de datos correcto, pero estableció el formato en d/M/aaaa. Todas las fechas del archivo CSV son 1/10/2017, que puede ser el 10 de enero si se usa el formato M/d/aaaa más usado en EE. UU., o bien el 1 de octubre si se usa el formato d/M/aaaa más usado en Europa. CRM Analytics no sabe cuál, así que selecciona el formato europeo. Si desea usar el formato de EE. UU., puede cambiarlo fácilmente aquí.

2. Desde la lista de selección Formato de fecha, seleccione M/d/aaaa.
   

Tal y como pronosticamos, CRM Analytics no tuvo problemas para identificar correctamente el campo Descripción SIC como una dimensión. Por lo tanto, parece que terminó aquí. Simplemente haga clic en Cargar archivo para finalizar.

CRM Analytics carga los datos y le muestra el progreso a medida que crea el conjunto de datos.

Aquí existe un vínculo que le lleva al monitor de datos para ver cómo va avanzando el conjunto de datos. En este punto, vamos a tomarnos un descanso. Si el cuadro de diálogo no se cerró, haga clic en Cerrar. Cierre la ficha Conjunto de datos de desempeño de ventas.

Bien, tiempo para tomar una bebida caliente. Cuando vuelva, puede comprobar que se creó el conjunto de datos.

Monitorear el trabajo de datos y verificar el nuevo conjunto de datos

Entre bastidores, CRM Analytics crea un trabajo para su nuevo conjunto de datos, que se ejecuta en segundo plano. El tiempo que tarda este trabajo en ejecutarse depende de lo grande que sea su archivo CSV y de cuántos otros trabajos tiene CRM Analytics en curso. Es fácil comprobar el progreso de trabajos a través del gestor de datos.

1. Desde el Iniciador de aplicaciones (), en el extremo superior derecho, busque y seleccione Data Manager (Gestor de datos). El gestor de datos se abre en una nueva ficha de navegador. Lo primero que verá aquí es la pestaña Monitor.
   
2. Busque su trabajo en la lista. El nombre del trabajo empieza con el nombre del archivo CSV, SIC_Descriptions, seguido de “Upload flow - overwrite” (Cargar flujo - sobrescribir).
   
   
3. Si le interesa ver lo que hizo CRM Analytics para extraer sus datos, haga clic en el Id. del trabajo.
   

Si todo está bien, el estado del trabajo es Exitoso. Si no es así, pruebe volver a realizar sus pasos y cargar los datos de nuevo.

Ahora, es momento de revisar el conjunto de datos. Compruebe esas cosas como tipos de datos de campo y formatos de datos de nuevo en el conjunto de datos en vivo. Busque el conjunto de datos y analícelo.

1. A la izquierda del gestor de datos, haga clic en la opción Data Assets (Activos de datos).
   
2. En la ficha Data Assets (Activos de datos), a la derecha del conjunto de datos SIC Descriptions (Descripciones de SIC), haga clic en  y seleccione Explore (Explorar).
   
3. A la izquierda de la nueva lente, en Bar Length (Longitud de barra), haga clic en (+), el botón para agregar una medición.
   
   

¡No hay mediciones aquí! Recuerde, no establecimos ninguna medición en los atributos de campo.

4. En Barras, haga clic en (+), el botón Agregar un grupo. Compruebe que sus tres campos, Última actualización, Código SIC y Descripción SIC están aquí. Esto confirma que CRM Analytics los estableció como una fecha o una dimensión. Cierre la ficha del navegador New Lens (Nueva lente).
   

¡Felicitaciones! Convirtió su archivo CSV en un conjunto de datos utilizando la herramienta de carga de CSV.

Lo siguiente: Aporte sus datos de Salesforce a CRM Analytics.

Recursos

• Crear un conjunto de datos con datos externos