Revisar la configuración de Pronósticos de colaboración

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar cómo los equipos de ventas pueden trabajar juntos para realizar pronósticos.
  
• Identificar los tipos de pronósticos que puede utilizar con Inteligencia de ingresos.
  

En esta unidad, verá cómo configurar Pronósticos de colaboración para su uso con Inteligencia de ingresos. Para obtener más información sobre Pronósticos de colaboración, realice el módulo Pronósticos de ventas.

En Pronósticos de colaboración, un pronóstico es una expresión de las ventas esperadas basada en la acumulación bruta de un conjunto de oportunidades. Un ajuste permite que los equipos de ventas cambien sus cifras de acumulación sin modificar las oportunidades subyacentes.

Por ejemplo, si Laura tiene 3 millones de dólares de oportunidades (su pronóstico), pero es optimista de que puede lograr más, puede ajustar a $3,5 millones para el trimestre (su ajuste).

Al utilizar la función Pronósticos de colaboración, los representantes de ventas y gerentes pueden ver los pronósticos acumulados y ajustarlos para llegar al pronóstico más realista de su desempeño.

Cada columna de la tabla de pronóstico representa una categoría de pronóstico: Pipeline (Canalización), Best Case (Máximo previsto), Commit (Confirmar) y Closed (Cerrado). Estas categorías se basan en la etapa en la que se encuentra una oportunidad.

Al implementar pronósticos, debe seguir estos pasos.

• Habilitar la opción de pronósticos.
  
• Crear los tipos de pronósticos.
  
• Establecer cuotas.
  
• Habilitar los ajustes.
  
• Administrar las acumulaciones de pronósticos.
  
• Configurar la jerarquía de las funciones de pronósticos.
  
• Agregar un intervalo de fechas.
  

Comprender el tipo de pronóstico

¿Qué significa para usted un pronóstico? Resulta que cada compañía tiene pronósticos ligeramente diferentes. Para personalizar un pronóstico, cree un tipo de pronóstico.

Cada tipo de pronóstico se define en función de cuatro decisiones principales.

Los tableros de Inteligencia de ingresos están disponibles para varios de los tipos de pronósticos más comunes. Consulte los tableros de Inteligencia de ingresos para obtener una lista completa.

En este caso, Laura quiere basar sus pronósticos en el objeto Opportunity (Oportunidad) y medirlo en función del campo Amount (Importe).

1. En Setup (Configuración) | Sales (Ventas) | Forecasts (Pronósticos) | Forecast Settings (Configuración de pronósticos), seleccione Enable Forecasts (Habilitar pronósticos).
   
2. Seleccione Create a Forecast Type (Crear un tipo de pronóstico). Si su equipo de ventas no utiliza un tipo de pronóstico existente, lo mejor es crear uno.
   
3. En el flujo guiado, seleccione el objeto Opportunity (Oportunidad).
   
   
4. Para la medición, elija Amount (Importe).
   
   
5. En el campo de tipo de fecha, seleccione Close Date (Fecha de cierre) estándar.
   
   
6. Ahora seleccione la jerarquía User role (Función de usuario).
   
   
7. En la siguiente ventana se le solicita que agregue filtros. Haga clic en Next (Siguiente).
   
   1. Los filtros son útiles si desea realizar pronósticos sobre un subsegmento del negocio, por ejemplo, sus renovaciones. En el caso de uso de Laura, no agregue filtros porque desea incluir todas las oportunidades en el pronóstico.
      
      
8. Asigne el nombre Get Cloudy Sales Forecast (Pronóstico de ventas de Get Cloudy) al tipo de pronóstico.
   
   
9. Revise sus opciones.
   
   
10. Como paso final, elija los campos que aparecerán en la tabla de detalles en la ficha Forecast (Pronóstico).
    
    
11. Seleccione la flecha desplegable en el nuevo tipo de pronóstico y haga clic en Activate (Activar). Puede tener hasta cuatro tipos de pronósticos activos.
    
    

Habilitar ajustes

Un ajuste es cuando se modifica directamente una acumulación de pronósticos. Por ejemplo, si tiene $2,23 millones como suma de las oportunidades confirmadas del cuarto trimestre, puede elegir sobrescribir este número con $2,5 millones si cree que alcanzará un número mayor. Este ajuste permanecerá hasta que lo actualice. Tanto los gerentes de pronósticos como los representantes de ventas pueden realizar ajustes. Los gerentes de pronósticos también pueden ajustar sus pronósticos y los de sus subordinados.

A Laura le gusta esta función porque sabe que algunos representantes tienden a ser demasiado optimistas o demasiado conservadores al asignar valores a las oportunidades. Ahora puede tener en cuenta este comportamiento en sus ajustes. Esta función también permite a sus representantes estimar el impacto de aspectos como las nuevas negociaciones creadas en el período.

Para permitir que los gerentes colaboren con los equipos de ventas, habilite los ajustes.

1. En la página Forecast Settings (Configuración de pronósticos), busque Enable Adjustments and Judgments (Habilitar ajustes y juicios) y haga clic en Edit (Modificar).
   
2. Seleccione las tres casillas de verificación para permitir que las personas ajusten sus pronósticos y los de sus subordinados directos. Además, elija si desea mostrar los ajustes al pasar el cursor sobre una celda de pronóstico o en columnas para cada categoría de pronóstico ajustable.
   
3. Haga clic en Save (Guardar).
   
   

Administrar acumulaciones de pronósticos

Puede agrupar pronósticos en una categoría o de forma acumulativa en Pronósticos de colaboración. Espere un momento, ¿no le suena conocido? Este ajuste es similar al que configuró con anterioridad en Inspección de oportunidades en curso. En función de los requisitos de su equipo de ventas, puede optar por configurarlos de la misma manera o no.

En su caso, Laura quiere sus acumulaciones agrupadas en ambos lugares. Estas acumulaciones aparecerán en la ficha Forecasts (Pronósticos), debajo de las columnas que llevan el nombre de sus categorías de pronóstico.

A continuación, le explicamos cómo configurar un pronóstico agrupado.

1. En la página Forecast Settings (Configuración de pronósticos), desplácese hasta Manage Forecast Rollups (Gestionar acumulaciones de pronósticos) y haga clic en Edit (Modificar).
   
2. Luego, seleccione Cumulative category rollups (Acumulaciones de categorías acumulativas).
   
3. Haga clic en Save (Guardar).
   
   

Si tiene ajustes existentes, realizar este cambio los eliminará. Dado que Get Cloudy aún no utilizó su tipo de pronóstico, no tiene que preocuparse por esto y puede aceptar el mensaje de advertencia.

Seleccionar un intervalo de fechas predeterminado

Con el intervalo de fechas se especifica el período al que desea hacer seguimiento en el pronóstico. Alinee este período con la forma en que realiza el seguimiento de sus pronósticos, como crear un pronóstico de cada mes o trimestre.

En Get Cloudy, se hace un seguimiento de los pronósticos cada trimestre. Los pronósticos se pueden actualizar con tanta frecuencia como desee, independientemente de la que seleccione aquí. Laura le solicitará a su equipo que actualice el pronóstico trimestral cada semana antes de la llamada de pronóstico.

Aquí le mostramos cómo configurarlo.

1. Vaya a la página Forecast Settings (Configuración de pronósticos).
   
2. En Choose a default date range (Seleccionar un intervalo de fechas predeterminado), haga clic en Edit (Modificar).
   
3. Seleccione Quarterly (Trimestral) en Forecast Period (Período de pronóstico).
   
4. En el campo Starting On (Inicio), seleccione Current quarter (Trimestre actual).
   

En el campo Extending For (Se amplía durante), seleccione 4 quarters (4 trimestres). Esta configuración significa que la tabla de pronósticos contiene los próximos cuatro trimestres comenzando con el actual.

Es posible que vea una notificación de que se eliminarán sus datos. Dado que Get Cloudy no tiene ningún dato en este tipo de pronóstico, puede aceptarla y continuar.

Laura quiere que su equipo haga un seguimiento de los logros en relación con sus cuotas en la ficha Forecast (Pronóstico). En esta ficha se muestra una nueva columna de cuota en la tabla y se agregan barras de progreso a cada categoría de pronóstico.

Para activar esta función, realice lo siguiente:

1. En la página Forecast Settings (Configuración de pronósticos), vaya a Show Quotas (Mostrar cuotas).
   
2. Haga clic en Edit (Modificar).
   
3. Marque la casilla Show quotas (Mostrar cuotas).
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   
   

Configurar una jerarquía de pronósticos

Una jerarquía de pronósticos es una lista anidada y expandible de usuarios de pronósticos que determinan cómo se acumulan los pronósticos en una compañía, y quién puede verlos y ajustarlos. La jerarquía de pronósticos basada en funciones se basa en la jerarquía de funciones de usuario y le permite especificar qué usuarios son gerentes de pronósticos.

Cuando le menciona a Laura la jerarquía de funciones de pronósticos, se rasca la cabeza. “¿No tenemos ya una jerarquía de funciones?, ¿por qué tenemos que hacer esto otra vez?”, pregunta. Le explica que la jerarquía de pronósticos se basa en la jerarquía de funciones, pero le permite especificar quién gestiona el pronóstico en cada nivel. Los gerentes de pronósticos obtienen la capacidad especial de ajustar los pronósticos para sus subordinados en la jerarquía y de compartir sus pronósticos con otros que deben verlos. La jerarquía de pronósticos basada en funciones se utiliza en Inteligencia de ingresos para ayudar a las personas a comprender el desempeño y las tendencias relevantes para los equipos que administran.

Habilitar usuarios y asignar gerentes de pronósticos

Laura le pide que se asegure de que la jerarquía de pronósticos esté configurada de manera correcta.

1. Vaya a Setup (Configuración) | Forecasts (Pronósticos) | Forecasts Hierarchy (Jerarquía de pronósticos).
   

Aquí puede ver la función de Laura como vicepresidenta de Ventas Internacionales, quien responde al director general. También tiene subordinados que son vicepresidentes regionales y dirige a los representantes de ventas.

2. Revise y habilite a los usuarios en cada nivel y comience con Laura.
   
3. Haga clic en el vínculo Enable Users (Habilitar usuarios) junto a VP Sales WW (Vicepresidenta de Ventas Internacionales) y muévala al panel Enabled Users (Usuarios habilitados) en la página de esta función.
   
   2. Nota: Incluso si se la habilitó en la jerarquía de funciones, debe habilitarla aquí también.
      
4. Después de guardar, asigne al resto del equipo de ventas al nivel correspondiente en la jerarquía de pronósticos.
   
   

Habilite únicamente a los usuarios que participan en los pronósticos. No es necesario habilitar al CIO, ya que tiene suficiente con que lidiar y no estimará el desempeño de las ventas.

Después de habilitar a un gerente, su nombre aparecerá en azul junto a su función. Aquí puede ver a Laura y sus vicepresidentes regionales, Julie y Xavier. En el nivel más bajo de la jerarquía, sus representantes no se muestran porque solo gestionan sus propios pronósticos.

Establecer cuotas

Al configurar cuotas, en Pronósticos de colaboración aparece una columna de cuotas para cada usuario en su jerarquía o se lo ayuda a realizar un seguimiento de sus logros en relación con la cuota. También se puede utilizar en las columnas calculadas para determinar la brecha con la cuota o la cobertura de la canalización.

Después de configurar Perspectivas de ingresos, los datos de la cuota son la base de los KPI que se muestran en la ficha Overview (Visión general).

Para habilitar las cuotas, haga lo siguiente:

1. En Setup (Configuración), vaya a Sales (Ventas) | Forecasts (Pronósticos) | Forecast Quotas (Cuotas de pronósticos).
   
2. Seleccione el período de pronóstico y el tipo de pronóstico que creó.
   
   
3. Haga clic en Show Quotas (Mostrar cuotas) para mostrar una tabla con cada usuario y su función.
   
4. En las celdas de cuotas, haga clic en el ícono de modificación () de cada usuario e ingrese las cuotas que Laura proporcionó para los líderes y representantes de ventas.
   
5. Haga clic en Save (Guardar).
   
   
6. Vaya a Apps (Aplicaciones) | Sales (Ventas) y seleccione la ficha Forecasts (Pronósticos) para ver si sus pronósticos están configurados de manera correcta. Para modificar el pronóstico, puede hacer clic en el lápiz de modificación en una de las celdas de la tabla.
   
   

Para explorar cómo se ve esta página para Laura Garza, haga clic en su nombre de usuario y escriba Laura Garza. Puede ver su pronóstico porque ocupa una función secundaria en la jerarquía de pronósticos en comparación con usted.

Si amplía el cuarto trimestre en la vista de Laura, podrá ver los datos de la cuota de los reportes de Laura correspondientes al trimestre.

Este es un gran avance. Laura está contenta de dejar de utilizar hojas de cálculo.

Recursos

• Trailhead: Pronósticos de ventas
  
• Ayuda de Salesforce: Tableros de Inteligencia de ingresos
  
• Ayuda de Salesforce: Pronósticos de colaboración
  
• Ayuda de Salesforce: Configuración de Pronósticos de colaboración