Visualizar el éxito con la función Ruta y la vista Kanban

En esta unidad, analizaremos cómo la función Ruta y la vista Kanban pueden ayudarle con el seguimiento, la gestión y la actualización de los registros.

La función Ruta es una herramienta sencilla equipada con funciones potentes. Probablemente ya oyó hablar de los registros de prospectos y oportunidades en otras unidades de este módulo.

La función Ruta muestra dónde se encuentra el registro en el proceso de ventas. Se trata de un indicador rápido que le ayudará a visualizar dónde se encuentra y hacia dónde se dirige.

Campos clave muestra la información que más necesita al abrir un registro para que no tenga que cambiar de ficha o desplazarse para encontrar datos críticos.

Si es usted nuevo en el trabajo o la compañía, Orientación hacia el éxito (que se indica en cada paso de la Ruta) puede ayudarle a alcanzar rápidamente el nivel requerido y a asegurarse de que no se pierda ninguna de las actividades clave.

Utilice la función Ruta para actualizar el estado del registro haciendo clic en Marcar estado como completo y mover el registro al siguiente paso de la ruta. Seleccionar un estado diferente le resultará muy sencillo y útil si su negociación pierde fuerza y necesita restablecer un estado anterior o si, por el contrario, la negociación avanza tan rápido que necesita adelantar algún estado. Haga clic en el paso de la ruta a la que va a mover la negociación y, a continuación, haga clic en Marcar estado actual.

La vista Kanban ofrece un resumen visual de los registros de una vista de lista. Esta vista muestra una imagen de todo el trabajo y permite ordenar, resumir, filtrar y mover fácilmente las oportunidades en las distintas etapas. La vista Kanban puede utilizarse como espacio de trabajo. Veamos las oportunidades en la vista Kanban.

1. Seleccione la ficha Oportunidades.
2. Seleccione la vista de lista Todas las oportunidades.
3. Desde el menú Display As (Mostrar como) (), seleccione la opción Kanban.

Seleccionamos la vista de lista Todas las oportunidades porque ofrece la mayoría de datos que se necesitan para esta unidad; sin embargo, puede acceder a la vista Kanban desde cualquier vista de lista.

La vista Kanban puede parecer sencilla, pero no se deje engañar. Esta es una potente herramienta que le ayudará a gestionar su trabajo de un modo eficiente. Veamos qué puede hacer con ella.

De manera predeterminada, la vista Kanban de oportunidades se organiza por Etapa. Cada columna representa una etapa.

A continuación se muestra lo fácil que resulta mover una oportunidad a la etapa siguiente en esta vista.

1. Haga clic en cualquier negociación en la columna de la izquierda.
2. Mientras mantiene pulsado el ratón, arrastre la tarjeta de la negociación a otra columna distinta.
3. Suelte el botón del ratón.
   
   

Ya terminó.

También puede hacer otros cambios si es lo que necesita. Haga clic en la flecha abajo en una tarjeta Kanban y seleccione Edit (Modificar) (1). Haga los cambios que necesita en el registro directamente en la vista Kanban.

También puede eliminar un registro o cambiar el propietario de la oportunidad.

Si una oportunidad no tiene ninguna tarea o evento próximos, la tarjeta Kanban mostrará un símbolo de advertencia (2) para indicarle que es posible que tenga que configurar una actividad para que su negociación no se ralentice.

Haga clic en Mostrar gráficos (1) para ver un gráfico con un resumen de los datos de su vista de lista de distintas maneras. Por ejemplo, si selecciona Oportunidades por cuenta, podrá ver rápidamente con qué cuenta hizo la mayor parte del negocio. O bien, seleccione la opción Oportunidades por etapa para ver con un solo vistazo en qué etapas se encuentran sus negociaciones. Pase el ratón sobre una sección del gráfico para obtener más detalles o para ver los detalles debajo.

¿Desea ver el gráfico Oportunidades por etapa como gráfico de barras en lugar de como gráfico de anillos? Haga clic en Settings (Configuración) (2) y seleccione otro tipo de gráfico distinto.

Tras revisar los gráficos, haga clic en la X (3) para cerrar la barra lateral Gráfico, o bien vuelva a hacer clic en Show charts (Mostrar gráficos) (1).

Cuando su negocio va viento en popa, es posible que desee restringir los registros que se muestran a solo un subconjunto de registros. Los filtros son una manera sencilla de reducir rápida y temporalmente los registros de su vista de lista a solo aquellos que está buscando.

1. Haga clic en Mostrar filtros.
2. Haga clic en Agregar filtro.
3. Agregue el filtro:
   1. Campo: Nombre de la cuenta
   2. Operador: contiene
   3. Valor: United Oil
      
      
      
      
4. Haga clic en Listo.
5. Haga clic en Guardar.
6. Para ocultar la configuración de filtros, haga clic en la X.

Ahora, la vista Kanban muestra solo un par de registros: los negocios que hizo con la cuenta Oil Plant Standby Generators.

Puede utilizar los filtros para ordenar sus registros de varias maneras. Por ejemplo, puede buscar los negocios que se crearon tras una fecha determinada o aquellos cuya Última actividad sucedió hace mucho tiempo.

Independientemente de las opciones que utilice para filtrar los registros, recuerde que debe desactivar el filtro al terminar. Para desactivar el filtro, haga clic en Eliminar todos y, a continuación, haga clic en Guardar.

Probablemente pensó que ya lo sabía todo acerca de la vista Kanban. Después de todo, es una herramienta que parece bastante sencilla. Sin embargo, la vista Kanban es una herramienta potente y se puede utilizar de varias maneras para visualizar los registros.

De manera predeterminada, la vista Kanban de oportunidades organiza los registros en columnas por Etapa y muestra un resumen de las negociaciones de cada columna en función de la suma de las Cantidades de las oportunidades de cada columna. No obstante, es posible cambiar la manera en que se organizan los registros de las columnas y el número que se utiliza en el resumen.

1. Haga clic en List View Controls (Controles de vista de lista) () y seleccione Kanban Settings (Configuración de Kanban).
2. Cambie Resumir por a Ventas/utilidades previstas.
3. Cambie Agrupar por a Tipo.
   
   
   
   
4. Haga clic en Guardar.

Cuando se vuelva a cargar la vista Kanban, mostrará las oportunidades organizadas en columnas en función del Tipo de oportunidad. El resumen que aparece al principio de cada columna es la suma de Ventas/utilidades previstas para cada Tipo.

Oh, oh... Parece que alguien olvidó seleccionar un Tipo para varios registros. Puede hacer clic en la flecha abajo y seleccionar Modificar para ver el registro completo y actualizar el campo Tipo. Sin embargo, si eso es todo lo que necesita cambiar, puede actualizar el Tipo de los registros con mayor rapidez arrastrándolos a una nueva columna Tipo.

Con las rutas y las vistas Kanban, el seguimiento, la gestión y la actualización de los registros le resultará más sencillo que nunca. La vista Kanban está disponible para todos los usuarios de Salesforce para la mayoría de objetos, incluidos los prospectos, las tareas y mucho más. El administrador de Salesforce deberá activar y configurar la función Ruta.