Visualizar el éxito con la función Ruta y la vista Kanban

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Actualizar el estado o la etapa de un registro mediante la función Ruta.
  
• Actualizar registros en la vista Kanban.
  
• Utilizar filtros y gráficos de vista en la vista Kanban.
  

Seguimiento de un negocio con la función Ruta

La función Ruta es una herramienta sencilla equipada con funciones potentes. Probablemente ya oyó hablar de los registros de prospectos y oportunidades en otras unidades de este módulo.

La función Ruta muestra dónde se encuentra el registro en el proceso de ventas. Se trata de un indicador rápido que le ayudará a visualizar dónde se encuentra y hacia dónde se dirige.

Nota

Su administrador de Salesforce necesita activar y configurar la función Ruta.

Key Fields (Campos clave) muestra la información que más necesita al abrir un registro para que no tenga que cambiar de ficha o desplazarse para encontrar datos críticos.

Si es nuevo en el trabajo o la compañía, Guidance for Success (Orientación hacia el éxito) (que se indica en cada paso de la Ruta) puede ayudarlo a alcanzar rápidamente el nivel requerido y asegurarse de que no se pierda ninguna de las actividades clave.

Para utilizar Ruta y actualizar el estado de un registro, haga clic en Mark Status as Complete (Marcar estado como completo). Esto mueve el registro al próximo paso de la ruta. Seleccionar un estado diferente le resultará muy sencillo si su negociación pierde fuerza y necesita restablecer un estado anterior o si, por el contrario, la negociación avanza tan rápido que necesita adelantar algún estado. Haga clic en el paso de la ruta a la que va a mover la negociación y, a continuación, haga clic en Marcar estado actual.

Para crear una ruta:

1. Diríjase a Set Up (Configuración) e ingrese path (ruta) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida). Seleccione Path Settings (Configuración de ruta).
   
2. Si aún no lo hizo, active Ruta. Seleccione New Path (Nueva ruta).
   
3. Ingrese la siguiente información acerca de su ruta:
   
   • Nombre de ruta
     
   • Objeto de base para la ruta
     
   • Tipo de registro
     
   • Lista de selección de base para la ruta
     
4. Haga clic en Siguiente.
   
5. Seleccione los campos clave e ingrese la orientación para el éxito. Nota: En cada paso de la ruta, puede seleccionar hasta cinco campos clave e ingresar hasta 1000 caracteres de orientación.
   
6. Haga clic en Siguiente.
   
7. Complete alguno de los siguientes:
   
   • Active la ruta de inmediato.
     
   • Vuelva a Path Settings (Configuración de ruta) para activar la ruta más adelante.
     
8. Seleccione valores de listas de selección y una frecuencia para desencadenar la animación de celebración.
   
9. Haga clic en Finish (Finalizar).
   

Gestionar registros en la vista Kanban

La vista Kanban brinda una visión completa de todo su trabajo. Le permite ordenar, resumir, filtrar y mover sus oportunidades con facilidad a lo largo de su canalización. La vista Kanban puede utilizarse como espacio de trabajo.

Veamos las oportunidades en la vista Kanban.

1. Seleccione la ficha Opportunities (Oportunidades).
   
2. Seleccione la vista de lista Todas las oportunidades.
   
3. En menú desplegable Select list display (Seleccionar visualización de lista) , seleccione Kanban.
   

Seleccionamos la vista de lista All Opportunities (Todas las oportunidades) porque ofrece la mayoría de los datos que se necesitan para esta unidad; sin embargo, puede acceder a la vista Kanban desde cualquier vista de lista.

Mover una oportunidad a la etapa siguiente

De manera predeterminada, la vista Kanban de oportunidades se organiza por Stage (Etapa). Cada columna representa una etapa.

A continuación, se muestra cómo se mueve una oportunidad a la etapa siguiente en esta vista.

1. Haga clic en cualquier negociación en la columna de la izquierda.
   
2. Mientras mantiene pulsado el ratón, arrastre la tarjeta de la negociación a otra columna distinta.
   
3. Suelte el botón del ratón.
   

Ya terminó.

Emprender acciones en sus registros de oportunidad

También puede realizar otros cambios. Haga clic en la flecha hacia abajo en una tarjeta Kanban y seleccione Edit (Modificar). Actualice lo que necesita en el registro directamente en la vista Kanban.

También puede eliminar un registro o cambiar el propietario de la oportunidad.

Ver un gráfico de datos de vista de lista

Kanban ofrece varias opciones distintas para la visualización de datos.

• Show charts (Mostrar gráficos) muestra un gráfico con un resumen de los datos de su vista de lista.
  
• Seleccione Pipeline by Account (Oportunidades por cuenta) para ver con qué cuenta hizo la mayor parte del negocio.
  
• Seleccione Pipeline by Stage (Oportunidades por etapa) para ver la etapa de cada negociación. Pase el mouse sobre una sección del gráfico para obtener más detalles o vea los detalles debajo.
  
• Haga clic en Settings (Configuración) para cambiar el formato del gráfico Pipeline by Stage (Oportunidades por etapa).
  
• Haga clic en X para cerrar la barra lateral del gráfico cuando termine de revisar su gráfico.
  

Filtrar la vista Kanban

Cuando llegan muchos negocios, puede usar filtros para acotar los registros y revisar rápidamente los registros específicos de su vista de lista.

1. Haga clic en Mostrar filtros.
   
2. Haga clic en Add Filter (Agregar filtro).
   
3. Agregue el filtro:
   
   1. Campo: Nombre de la cuenta
      
   2. Operador: contiene
      
   3. Valor: United Oil
4. Haga clic en Listo.
   

8. Haga clic en Guardar.
   
9. Para ocultar la configuración de filtros, haga clic en X.
   

Ahora, la vista Kanban muestra los registros de cuenta que contienen las palabras United Oil en su nombre: los negocios que hizo con la cuenta United Oil Plant Standby Generators.

Puede utilizar los filtros para ordenar sus registros de varias maneras. Por ejemplo, puede buscar los negocios que se crearon tras una fecha determinada o aquellos cuya Última actividad sucedió hace mucho tiempo.

Independientemente de cómo filtre sus registros, recuerde que debe desactivar el filtro al terminar. Para desactivar el filtro, haga clic en Remove All (Eliminar todo). Luego, haga clic en Guardar.

Cambiar la vista Kanban

De forma predeterminada, la vista Kanban de oportunidades organiza sus registros en columnas por Etapa. Además, muestra un resumen de las negociaciones en cada columna según la suma de la cantidad de oportunidades de cada columna. No obstante, puede cambiar las columnas donde se organizan los registros de las columnas y los números que se utilizan en el resumen.

1. Haga clic en el botón Select list display (Seleccionar visualización de lista) [Texto alternativo:” “”].
   
2. Seleccione Kanban.
   

3. Haga clic en List View Controls (Controles de vista de lista) y seleccione Kanban Settings (Configuración de Kanban).
   
4. Cambie Summarize By (Resumir por) a Expected Revenue (Ventas/utilidades previstas).
   
5. Cambie Group By (Agrupar por) a Type (Tipo).
   

6. Haga clic en Guardar.
   

Cuando se vuelva a cargar la vista Kanban, mostrará las oportunidades organizadas en columnas en función del tipo de oportunidad. El resumen que aparece al principio de cada columna es la suma de ventas/utilidades previstas para cada tipo.

Finalización

Con las rutas y las vistas Kanban, el seguimiento, la gestión y la actualización de los registros le resultará más sencillo que nunca. La vista Kanban está disponible para todos los usuarios de Salesforce para la mayoría de los objetos, incluidos los prospectos, las tareas y mucho más. Un administrador de Salesforce deberá activar y configurar la función Ruta.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Usar Kanban para trabajar con vistas gráficas de los registros