Obtenga sugerencias y trucos para territorios de ventas

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar cómo la jerarquía de funciones y la jerarquía de territorios funcionan conjuntamente.
  
• Explicar cómo mostrar pronósticos acumulados para territorios.
  
• Explicar cómo sincronizar con un origen de confianza único externo.
  
• Identificar mejores prácticas para limpiar datos.
  
• Enumerar sugerencias para controlar las cuentas con nombre.
  

Introducción

Maria aprendió mucho sobre la resolución de problemas de desempeño relacionados con territorios de ventas.

Pero ella tiene otras cosas que le gustaría aprender cuando termine de configurar la función para reflejar los territorios de ventas, cuentas y representantes de Capricorn Solar.

¡En esta unidad respondemos las preguntas restantes de Maria sobre diversos temas y aprendemos incluso más!

Evitar duplicar estructuras de jerarquías

Maria tiene que realizar más cambios en la jerarquía de territorios de Ursa Major, y no está segura de cómo estructurarla. ¿Debería basarla en la jerarquía de funciones de usuarios?

No. El nivel de acceso a cuentas, oportunidades, contactos y casos que proporcionan los territorios de ventas llega a la jerarquía de funciones. La duplicación de la estructura de territorios en la rama de ventas de la jerarquía de funciones es innecesaria y redundante.

En su lugar, utilice su jerarquía de funciones para representar relaciones de gestión, reportar acumulaciones, aprobaciones y otros flujos de trabajo jerárquicos. Simplifique la rama de ventas de su jerarquía de funciones para que contenga únicamente funciones para esos propósitos. Luego utilice la jerarquía de territorios para ampliar el acceso a registros basándose en las asignaciones de territorios de los usuarios.

Cuando se utilizan las jerarquías de funciones y territorios adecuadamente, se complementan entre sí y ofrecen modelos dobles para reportar, generar analíticos y segmentación de información corporativa.

• Su jerarquía de funciones es perfecta para modelar la gestión y los tipos de recursos humanos de las estructuras de reportes, donde una persona reporta únicamente ante otra persona.
  
• Su jerarquía de territorios es la mejor para modelar una matriz de estructura de reporte, donde alguien puede reportar ante varios gerentes.
  

Mostrar pronósticos acumulados para territorios

El equipo de ventas de Ursa Major utiliza Pronósticos de colaboración y activó recientemente los pronósticos de territorios. ¿Cómo puede asegurarse Maria de que su equipo ve los importes de pronósticos acumulados para sus territorios?

Asigne un gerente de pronósticos a cada territorio para el que desee importes de pronósticos acumulados. Por ejemplo, si desea pronósticos para su territorio AMER cada mes, asigne el territorio AMER a un gerente de pronósticos, incluso si realmente no hay una persona gestionándolo.

Para cada territorio sin territorios secundarios, decida si desea asignar un gerente de pronósticos.

Este es un ejemplo de la apariencia de los pronósticos de territorios para los usuarios de pronósticos.

Sincronizar con un origen de confianza único

Maria utilizó un “origen de confianza único” externo para los territorios de Ursa Major antes de configurar territorios de ventas. Ella sigue pensando que esos datos son útiles. ¿Cómo puede sincronizar territorios de ventas con estos?

Recomendamos crear un campo de tipo Id. externo y incorporarlo a su formato de página de territorios.

Si integra su jerarquía de territorios con un origen de confianza único externo, puede basar su jerarquía de territorios en ese origen y utilizarlo para gestionar sus territorios. Recuerde, este proceso no es automático. Requiere importaciones de datos o trabajar con la API. Para mantener su jerarquía de territorios sincronizada con su origen de confianza único externo, realice en él tareas de mantenimiento regularmente.

Nota: Si define su campo Id. externo personalizado como exclusivo, no puede duplicar modelos de territorio.

Hacer más con criterios de filtros de reglas de asignación

Probablemente se dio cuenta que las reglas de asignación están limitadas a 10 campos de criterios de filtros. Cuando Maria configura las reglas para las cuentas de Capricorn, está demasiado restringida por esta limitación. ¿Qué puede hacer al respecto?

Cuando el número de entradas de criterios no cumple sus requisitos de negocio, utilice campos de fórmula para combinar campos de datos múltiples en una cuenta. Por ejemplo, si necesita más de 10 campos de criterios, puede combinar, digamos, los campos País de facturación y Estado/Provincia de facturación en un único campo de fórmula. En la sección Recursos proporcionamos un vínculo para ayudarle a aprender más sobre los campos de fórmula.

Cuando los criterios se basan en los registros relacionados de una cuenta, utilice los campos de resumen de acumulación o los desencadenadores para trasladar datos a la cuenta. Luego utilice esos campos para dirigir los criterios de las reglas de asignación de cuentas.

Aunque se permiten 10 campos de criterios, recomendamos que no utilice más de 6.

Limpiar los datos primero

Maria está detectando problemas con sus datos de Salesforce, cosas como registros duplicados. Mientras está cambiando su modelo de territorio, se le ocurre una idea: Utilizar las reglas de asignación de territorios para limpiar los datos. Genial, ¿verdad?

En realidad no recomendamos utilizar las reglas de asignación de territorios para limpiar datos, especialmente cuando está determinando qué cuenta asociar a un prospecto. Encárguese de la limpieza de los datos de forma separada de la asignación de territorios para mantener en buena forma su estructura de reglas de territorios.

Recomendamos utilizar:

• Las funciones de gestión de duplicados incorporadas para gestionar y combinar registros duplicados.
  
• Lightning Data para mantener sus registros al día y encontrar nuevas cuentas similares a las de sus mejores clientes.
  

En la sección Recursos proporcionamos vínculos para ayudarle a aprender más sobre las funciones de gestión de duplicados y Lightning Data.

Definir cuentas con nombre de forma eficaz

Como muchas compañías, Capricorn Solar tiene algunas cuentas con nombre, que son las cuentas más importantes asignadas a los representantes de ventas que pueden gestionarlas mejor. Una cuenta con nombre basa normalmente su nombre en una compañía, como Solar Emporium, en vez de en el territorio de ventas en que se encuentra, como San Francisco. Maria no trabajó aún con cuentas con nombre y desea algunos consejos.

Tenemos algunas estrategias para definir las cuentas con nombre dentro de la estructura de reglas de asignación de cuentas estándar.

• Defina cuentas por nombre en los criterios de las reglas. Debido a que los nombres de las cuentas pueden ser largos, normalmente recomendamos esta estrategia para clientes más pequeños que tienen pocas cuentas con nombre definidas dentro de un territorio.
  
• Defina criterios basados en número de cuentas, que son más concisos que los nombres de cuentas. Esta estrategia permite a los equipos de ventas incluir más cuentas con nombre dentro de un territorio.
  
• Defina los criterios en base a los atributos procedentes de los registros de la cuenta HQ. Los clientes pueden utilizar campos de fórmula o Apex para especificar estos atributos procedentes de la cuenta HQ a todos los registros de la misma familia de cuentas. Este método garantiza que se utiliza el mismo conjunto de criterios para asignar todas las cuentas de la misma familia de cuentas.
  
• Desarrolle una solución de asignación personalizada si las anteriores no le ofrecen escalabilidad.
  

Ahorrar tiempo y esfuerzo con las API

Debido a la estructura de territorios de Capricorn, Maria espera tener que realizar cambios con frecuencia en su jerarquía de territorios. ¿Qué puede hacer para simplificar la realineación frecuente de los territorios?

Algunos clientes realinean sus territorios mensualmente, semanalmente o incluso diariamente, enviando actualizaciones frecuentes a una base de reglas de gran tamaño. Estos clientes pueden beneficiarse de procesos automatizados que actualizan la estructura de reglas.

Recomendamos el uso de nuestras API para automatizar el mantenimiento de la estructura de reglas de asignación de cuentas estándar. Y no recomendamos personalizar la estructura de reglas estándar.

Nota: La estructura de reglas estándar de Salesforce es relacional y proporciona la suficiente flexibilidad para nuestra amplia base de clientes. Aunque el mantenimiento de la estructura de reglas estándar es técnicamente factible para clientes de mayor tamaño, la estructura relacional hace dificultoso el mantenimiento automatizado.

Evitar el recálculo de colaboración innecesario

Ursa Major emplea las ventas en equipo. Maria puede recibir algo de ayuda con la asignación de la propiedad de las cuentas. ¿Necesitará que los territorios de ventas la salven de nuevo?

Bueno, algo así. Los territorios de ventas no se asignan a propietarios de cuentas ni se modifican de forma automática. Pero con múltiples representantes asignados a uno o más territorios, algunos clientes asignan un “usuario ficticio” o “usuario de integración” como un suplente del propietario de la cuenta. Luego asignan representantes y funciones a los territorios para modelar la asociación representante-cuenta.

Este método reduce la necesidad del recálculo de la colaboración, o sea, los cambios de registros en flujo descendente que resultan de las actualizaciones de los propietarios de las cuentas.

También puede utilizar Apex u otro recurso programático para designar un usuario de territorio asignado como el propietario de la cuenta.

Obtenga más resultados mediante territorios de ventas

Maria casi terminó. Se pregunta si sería buena idea adoptar equipos de cuentas para Ursa Major ahora que absorbieron Capricorn. ¿Puede utilizar territorios de ventas y equipos de cuentas al mismo tiempo?

Si utiliza territorios de ventas, recomendamos que no utilice equipos de cuentas.

Ambas funciones proporcionan un mecanismo para signar los representantes adecuados a cuentas, el control de acceso requerido a los registros, y una acumulación para reportes.

Sin embargo, los territorios de ventas proporcionan una estructura más jerárquica para las acumulaciones, los pronósticos y la capacidad de asignar representantes a cuentas de forma automática. También escuchamos de algunos clientes que migraron de equipos de cuentas a territorios de ventas para simplificar los requisitos de colaboración y creación de informes. Por lo tanto, si desea automatizar su proceso o se espera un crecimiento significativo de su equipo de ventas, considere utilizar territorios de ventas.

Resumen

Maria aprendió todo lo que necesita para tratar la adquisición de Capricorn Solar por parte de Ursa Major. Ahora la función de territorios de ventas refleja los territorios de ventas, las cuentas y los representantes combinados de ambas compañías. ¡Excelente trabajo, Maria!

¿Está listo para probar sus conocimientos?

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Assign Forecast Managers to Territories
• Ayuda de Salesforce: Manage Duplicate Records
• Ayuda de Salesforce: Integrate Third-Party Data with Your Records
• Ayuda de Salesforce: Build a Formula Field
• Guía del desarrollador de la API de Salesforce SOAP: AssignmentRuleHeader