Configurar el horario de oficina, los días laborables y las funciones

Objetivos de aprendizaje

Después de completar este módulo, podrá:

• Configurar las horas de trabajo y las vacaciones de toda la compañía.
• Habilitar la asignación de tareas de planes de acción a funciones.

Definir el horario de oficina

Cuando se definen las horas de negocio, en realidad se indica a los planes de acción que no se deben contar las horas no laborables, las vacaciones de la compañía y los demás días no laborables en el cálculo del plazo límite y la finalización de tareas. ¡Muy útil!

Ryan y su asociado de clientes, Srilakshmi, trabajan en la sede central de Cumulus Bank en Pittsburgh, Pennsylvania (EE. UU.). Puesto que el departamento de gestión de patrimonios también trabaja allí, Matt configura las horas de trabajo para dicha ubicación.

Esto es lo que hace Matt.

1. Haga clic en  y, luego, en Configuración.
2. En el cuadro Búsqueda rápida, ingrese horario de oficina y seleccione Horario de oficina.
3. Junto al registro predeterminado, haga clic en Modificar y defina su zona horaria. Matt selecciona Hora estándar del Este.
4. El departamento de Gestión de patrimonios de Cumulus trabaja de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 4:00 p. m. Matt realiza los cambios que se describen a continuación en la sección Horario de oficina.
   1. Para el lunes, ingrese 8:00 a. m. Como la hora de inicio y 4:00 p. m. como la hora de finalización.
   2. Anule la selección de 24 horas.
   3. Repita los pasos para el martes hasta el viernes.
   4. Puesto que el sábado y el domingo son días no laborables, deje las horas de inicio y finalización de esos días en blanco.
      
5. Haga clic en Guardar.

Nota

En el cálculo del plazo límite (donde Salesforce omite los días no laborables), los planes de acción consideran todos los días con cualquier cantidad de tiempo de trabajo como días de trabajo completos.

Configurar los días festivos de toda la compañía

A continuación, Matt configura los días festivos de toda la compañía. Las reglas de distribución y los horarios de oficina se suspenden durante los días festivos, y el equipo puede disfrutar de un merecido descanso.

1. Haga clic en  y, luego, en Configuración.
2. En el cuadro Búsqueda rápida, ingrese día festivo y seleccione Festividades.
3. Haga clic en New (Nuevo).
4. El Día de Martin Luther King Jr. se muestra como un día festivo en Cumulus. Matt agrega los detalles en la sección Detalle de festividad.
   1. En el campo Holiday Name (Nombre del día festivo), ingrese Martin Luther King Jr. Day (Día de Martin Luther King Jr.).
   2. El día festivo se ve en el tercer lunes de enero. Este año, es el día 17. Así que en el campo Fecha, seleccione 17/01/2022.
   3. Seleccione Todo el día.
   4. Anule la selección de Recurring Holiday (Día festivo recurrente). Los planes de acción no consideran los días festivos recurrentes al determinar los días no laborables que se deben omitir en el cálculo de las fechas de finalización de tareas.
      
5. Haga clic en Guardar.

Crear equipos de cuentas y funciones

Ryan quiere asignar tareas de planes de acción a funciones específicas. Para hacer esto, Matt configura los equipos de cuentas y las funciones. ¿Qué es un equipo de cuentas? Es un grupo de usuarios que trabajan juntos con un cliente.

Luego, Matt asigna las personas que desempeñan dichas funciones para los clientes. Cuando un usuario crea un plan de acción desde una plantilla en tiempo de ejecución, FSC resuelve la función para un usuario y asigna la tarea a dicho usuario.

Nota

Cuando dos o más usuarios comparten una función, Salesforce asigna la tarea al creador del plan de acción.

Ryan planea crear una plantilla de plan de acción para las reuniones periódicas de revisión de finanzas. Por ello anota los equipos de cuentas y las funciones que se indican a continuación. 

Una vez que Matt habilita los equipos de cuentas y agrega estas funciones, Ryan y Srilakshmi pasan a formar parte del equipo de cuentas que trabajará codo con codo en los planes de finanzas para sus clientes.

Matt comienza por habilitar los equipos de cuentas.

1. Haga clic en  y, luego, en Configuración.
2. En el cuadro Búsqueda rápida, ingrese equipos de cuentas y seleccione Equipos de cuentas.
3. Haga clic en Habilitar equipos de cuentas.
4. Seleccione Equipos de cuentas habilitados y, a continuación, Guardar.
5. Seleccione los formatos de página requeridos en los que desea incluir el componente de lista de equipos de cuentas.
   Para Rachel y clientes como ella, Matt selecciona la persona, el hogar, el titular de la póliza y las páginas de clientes minoristas.
   
6. Haga clic en Guardar.
7. Haga clic en Funciones del equipo.
8. Actualice la lista de funciones del equipo para ajustarla a los requisitos del negocio.
   Matt agrega el Gestor de patrimonios y el Asociado de clientes.
   1. Haga clic en New (Nuevo).
   2. Ingrese el Gestor de patrimonios y el Asociado de clientes en líneas separadas.
   3. Haga clic en Guardar.
9. Agregue los miembros del equipo de cuentas de forma masiva.
   1. En el cuadro Búsqueda rápida, ingrese reasignar de forma masiva y seleccione Reasignación masiva de equipos de cuentas.
   2. Seleccione Agregar un miembro del equipo de cuentas y, a continuación, haga clic en Siguiente.
   3. Busque y seleccione la cuenta de Rachel Adams y haga clic en Siguiente.
   4. Busque a Ryan Dobson y agréguelo a la función Gestor de capitales.
      
   5. Haga clic en Agregar y, luego, en Listo.

Matt repite los pasos para agregar a Srilakshmi a la función Asociado de clientes.

¡Eso es todo, amigos!

Con planes de acción en su organización, el equipo de Ryan puede dirigir la división de Gestión de patrimonios como una maquinaria perfectamente engrasada. Los planes de acción los mantienen al tanto del contexto de sus tareas diarias y de los clientes a los que prestan servicio. Los clientes como Kiara notan los cambios. Por ello recomienda a Cumulus Bank a sus familiares y amigos. Gracias a los planes de acción, nuestro equipo de estrellas asume más negocios que nunca.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Configurar los días no laborables
• Ayuda de Salesforce: Definir el horario de oficina
• Ayuda de Salesforce: Habilitar la asignación de tareas de planes de acción a funciones