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管理您的选项列表值

学习目标

完成本单元后，您将能够：

  • 管理选项列表值。
  • 使用公式动态定义选项列表值。
  • 解释在更改选项列表值时对现有数据的影响
备注

备注

用中文（简体）学习？在中文（简体）Trailhead Playground 中开始挑战，用括号中提供的译文完成挑战。仅复制并粘贴英文值，因为挑战验证基于英文数据。如果在中文（简体）组织中没有成功通过挑战，我们建议您 (1) 将区域设置切换为美国，(2) 按此处说明将语言切换为英文，(3) 再次单击“检查挑战”按钮。

查看 Trailhead 本地化语言徽章详细了解如何利用 Trailhead 译文。

良好值管理事项

您还在思考上次挑战中问到的饼干问题吗？世界上有很多种口味的饼干。如果您经营一家饼干公司，您打算使饼干口味名称标准化。您会将肉桂饼干命名为“糖饼干”吗？一旦选定名称，就要确保您的订单和其他记录中始终使用相同名称。

我们将向您展示如何巧妙地设置选项列表值。良好选项列表值管理可以节省您的时间，帮您保持组织中的数据一致。

设置选项列表值的位置

选项列表是与单个对象相关联的字段。您可以在添加或管理其他字段的相同位置设置和管理选项列表：对象的“字段和关系”页面。当您在上一个单元中创建选项列表时，您已设置了初始值。让我们返回来看一下“字段和关系”页面。

产品对象的“字段和关系”页面

“已索引”是什么意思？“字段和关系”页面将一些字段（包括一些选项列表）识别为已索引，您可能想了解这是什么意思。已索引字段以支持快速检索的方式存储在数据库中。有时可优化报表生成、列表视图、及其他请求等。如何使良好候选索引达到非常专业的级别？Salesforce 会自动分析性能并定期分配要索引的字段。在创建选项列表时，您无需考虑哪些是索引字段，但如果您试图优化报告或组织性能时，这可能会变得很重要。

管理选项列表值

开始修改值。

  1. 设置时，单击对象管理器选项卡，选择与选项列表字段关联的对象。
  2. 单击字段和关系。
  3. 单击选项列表的字段标签以查看字段的详细信息页面。您可以在值相关列表中看到您的值。

值相关列表中您的选项列表值。

在此页面上您有多个选择。

Note

需记住：有时标准选项列表字段共享一个标准值集。当您更改该标准值集中的值时，更改也会出现在使用相同值的其他标准选项列表字段中。例如：“潜在客户源”和“客户源”的标准选项列表字段共享相同的值集。谨慎更改标准选项列表字段值。

  • 新建：创建一个新值。
  • 重新排序：重新排列现有值。
  • 替换：替换现有值。您可以用一个新值、其他值或空值替换现有值。如果将现有值替换为空值，则现有记录将不再显示该值。
  • 可打印视图：一次可看到您的所有值。当您设置依赖选项列表时，此视图很有用。
  • 图表颜色：自定义图表和报告中值的外观。

有效值、失效值、已删值、替换值

在详细信息页面的“值”相关列表中，您可以编辑、删除或禁用单个值。您可能会猜出有效值和无效值之间的区别。有效值作为选项出现在选项列表中， 而无效值则不会作为选项出现在选项列表中，但它们并未从您的组织中完全删除。

那么您在什么时候会用到有效值和无效值的区别呢？想想美味的南瓜饼干。因此它们在夏天不受欢迎，所以您在整个夏天都把这个值设置为无效值。到了秋天，顾客想吃所有南瓜口味的东西，所以您开始制作南瓜饼干，并再次将值设置为有效值。

但有时您真的不再需要一个值了。您试过卖菠菜饼干。令人惊讶的是，菠菜饼干却不受客户欢迎，所以您删除了这个值。

以下是您需要了解的关于无效值的一些重要事项。

  • 将某个值设置为无效值时，包含该值的现有记录将继续包含该值。
  • 您可以重新激活该值。于是，这种方法就成为完全删除值的一种很好的替代方法。
  • 有效值和无效值的总和是有极限的。查看选项列表的局限性。如果有效值和无效值的总和已达到极限，而您仍需要更多值，这时候就需要删除一些值。

以下是您需要了解的关于删除或替换值的一些重要事项。

  • 决定是替换值还是保留值为空。如果将其替换为空值，则现有记录将不再显示该值。要在现有记录上保留该值，需启用禁用，而不是删除。
  • 删除选项列表中的值将转至后台作业排队中。该作业完成时，您的选项列表会更新，同时您会收到电子邮件通知。
  • 如果您替换了控制选项列表中的父值，则选项列表将失去对该值的依赖性。替换该父值之后，使用新的父值重新创建依赖项。
  • 为替换一个值，首先需创建一个新值。然后单击替换启动该过程。

编辑选项列表值

让我们看看与值相关的列表。

显示选择的多个值

在字段的详细信息页面上，单击编辑以查看单个值的更多选项。

显示选择的多个值

您可以调整这些设置。

  • 标签：属于 UI 中的内容。
  • API 名称：这规定了在公式和编程引用中使用的值。通常情况下，一旦该值设置好，就不应再更改。否则，对该值的引用可能会中断。
  • 默认：将此值作为主选项列表的默认值。
  • 图表颜色：此设置确定该值在报告和仪表板中的显示方式。如果未选择此设置，则系统将进行颜色动态分配。

选项列表值 API 名称之所以重要的原因

用户很容易忽略 API 名称，因为该名称是在创建字段时自动填充的。但该值功能非常强大。即使标签发生更改，API 名称依然是值的唯一标识符。

自 Spring ’17 发布以来，选项列表值均分得了一个 API 名称（对值的引用）与一个标签（在 UI 中显示）。即使字段名称发生更改，API 名称依然允许公式和自定义应用程序引用一个选项列表值。

想象一下：编写一个公式，或自定义一个需引用选项列表标签值的应用（就像管理员和开发员在 Spring ’17 发布前所做）。选项列表值更改后，该值的公式或引用不再有效。如果有变更， 无论标签值如何，对 API 名称的引用依然有效。您还可以防止 API 名称更改，以确保对字段值的引用以后不会失效。

控制字段、依赖选项列表、缩减值

正如我们在前一单元中所讨论，依赖选项列表字段可根据控制字段中的所选内容缩小可用值。例如：用户在控制字段中选择 nut free（无坚果），那么依赖选项列表字段中只显示不含坚果的饼干口味。

控制字段不一定是选项列表。它也可以是复选框。

控制字段是复选框的示例。

要设置一个依赖选项列表字段：

  1. 在要添加字段的对象管理设置中，单击字段和关系。
  2. 单击字段依赖性。
  3. 单击新建。
  4. 选择控制字段及依赖字段。
  5. 单击 Continue（继续）。
  6. 当用户选择各控制字段值时，使用字段依赖矩阵来指定可用的依赖选项列表值。
  7. 可以选择单击预览来测试您的所选内容。
  8. 单击 Save（保存）。

您可以想想下面这些内容。

  • 自定义选项列表字段可以是控制字段，也可以是依赖字段。
  • 标准选项列表可以是控制字段，但不能是依赖字段。
  • 多选选项列表字段可以是依赖字段，但不能是控制字段。
  • 您可以为控制字段设置默认值，但不能为依赖选项列表设置默认值。
  • 如果您的组织使用记录类型，则需选择一个记录类型来测试它是如何影响您的控制及依赖选项列表值的。记录类型和控制字段一起决定依赖选项列表中的可用值。例如：依赖值只有在所选记录类型和所选控制值中可用时，它才是可用的。

通过公式导出默认选项列表值

现在您已经掌握了基本信息，那么让我们来分配动态默认值。这意味着，根据其他字段的特定条件和值，选项列表的默认值会发生更改。设置正确默认值可以加速数据输入。

例如：您可以根据查看该字段的人员简档更改该字段默认值。或者，如果客户的饼干总购买量超过某个数字，那么客户状态就会频繁改变。

  1. 设置时，单击对象管理器选项卡，选择与选项列表字段关联的对象。
  2. 单击字段和关系。
  3. 单击选项列表字段旁的编辑。

在现有选项列表字段上选择编辑的位置

  1. 在“一般选项”下添加公式。此公式根据当前月份设置 Macaron Flavor（马卡龙口味）字段的默认值。例如，如果现在是 November（11 月），那么默认口味就是 Pumpkin（南瓜）。如果当前月份不在列表中，则公式会将口味设置为 Vanilla（香草味）。

输入公式的位置

  1. 单击 Save（保存）。

单击显示公式编辑器非常有用，这样您就可以拥有更多空间。

更重要的是，公式编辑器允许您检查语法，并提供选项列表，从而为您建议公式的字段、运算符、函数。

Note

规定默认值的一部分，以防公式无法解析有效值。例如：下面是一个公式，用于在 Fast Response Sales（快速响应销售）简档中为所有用户设置“业务机会”优先级“高”。否则，该值为标准值。

IF($Profile.Name = "Fast Response Sales", "High", "Standard")

如果您希望当用户不在 Fast Response Sales（快速响应销售）简档中时该字段保持空白，请使用：

IF($Profile.Name = "Fast Response Sales", "High", null)

将字段类型改为允许/阻止多项选择

有了选项列表字段的所有选项，您可以在必要时更改字段类型。例如：如果您有一个自定义选项列表字段，并决定将其变成一个多选选项列表，那么您可以这样做。

  1. 设置时，单击对象管理器选项卡，选择与选项列表字段关联的对象。
  2. 单击字段和关系。
  3. 单击选项列表字段旁的编辑。
  4. 选择更改字段类型。

选项列表字段“编辑”页面上的“更改字段类型”按钮。

Note

无效值将会丢失。

反之亦然。您可以通过更改字段类型将多选选项列表转换为不允许多选的自定义选项列表。

Note

当您将多选选项列表更改为不允许多选的选项列表时，Salesforce 将清除现有记录上该字段的值。这说得通，对吧？因为字段现在只允许分配一个值。

您可以看到，在管理选项列表值方面，甚至是要使用的选项列表类型方面，Salesforce 都赋予了您很大灵活性。您可以从一种选项列表开始，然后切换到另一种类型，或者更改选项列表中值的行为。您不必提前把所有问题都想清楚，因为 Salesforce 会为您提供帮助。更改选项列表属性以满足您的需求。在下一单元中，您将学习如何与多个选项列表共享选项列表值。

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