提高数据质量
学习目标
完成本单元后，您将能够：
- 说出典型的管理计划中定义的数据标准。
- 列举使用 Salesforce 实施数据管理计划的方法。
制定数据管理计划
现在您知道了数据质量对于业务增长有多么重要。不正确的数据伴随着收入损失、缺失洞察以及名誉损害——在此仅列举几项。另一方面，好的数据则不同凡响。它让您的公司可以快速、准确地做事，比如寻找并锁定新客户、识别交叉销售机会、规划区域。
销售总监让您带头提高 Gelato 的数据质量。是时候将您的知识转化为实际行动了。
通过研究，您记得提高数据质量的第一步是：制定数据管理计划。
幸亏您已经知道需要哪些客户数据来支持 Gelato 的业务目标。您已经知道谁在使用数据、他们是如何使用的。剩下的事情只有制定一个计划。
典型的数据管理计划包括创建、处理和维护数据的标准。请看这个有用的参考表格。
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数据标准 |
描述 |
示例 |
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命名 |
设定记录的命名规范。总是包含后缀 (Inc.、Corp.)？缩写？ |
除非缩写是标准名称，否则公司名称永远不要用缩写。 |
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格式 |
确定日期和金额如何表示。 |
所有日期格式采用 dd/mm/yyyy。 |
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工作流 |
确定记录创建、审核、更新和归档的流程。确定记录在整个生命周期中经历的所有阶段。 |
把与加州公司有关的服务请求路由给加州的代表。 |
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质量 |
设定合理的数据质量标准，包括能够衡量记录或为记录评分。给期限、完整性、使用情况、准确性、一致性和重复性一个值，加上您的业务特有的任何其他质量或价值衡量标准。 |
有效的潜在客户至少每个月更新一次。 |
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角色和归属 |
确定谁拥有记录、谁负责修改数据、数据有变化时通知谁。 |
把与加州公司有关的潜在客户分配给加州的销售代表。 |
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安全和权限 |
确定合理的数据隐私水平。务必要遵守监管、法定和合同义务。 |
确保只有区域团队成员可以查看关于他们的潜在客户的保密信息。 |
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监控 |
制定一套流程，落实数据质量控制。确定频率、范围、所有者和检查机制，包括更新数据、防止重复、合并记录、添加记录以及归档记录的方法。确定在仪表板中可以轻松监控的衡量标准。 |
每个月第一天审查没有行业信息的潜在客户。 |
您向销售总监展示了您的计划。她很喜欢，但是她想知道一件事情：“这到底怎么改善我们的数据？”
在 Salesforce 中实施数据管理计划
最终的倒计时来了。您知道了数据质量对于业务有多么重要。您已经评估了公司的数据质量。而且您已经制定出一个很棒的数据管理计划。那肯定非常好，但是如果您不能把它付诸行动，那么一切知识和计划还不如潜艇上的遮阳伞有用。
您该怎么做？
答案是：Salesforce。
Salesforce 的强大之处在于它的灵活性。您可以轻松定制 Salesforce 来支持您公司的数据管理计划。
让 Salesforce 为您效劳！具体来说，借助 Salesforce 的一些关键功能，使创建、更新和维护客户数据更容易。（欲知具体如何设置这些功能，请看“资源”部分。）
必填字段
您已经知道需要哪些字段来支持 Gelato 的业务目标。它已经列入您的数据管理计划。把那些字段设成必填项。对于 Gelato 的潜在客户，您定义了若干必填的自定义字段，包括与重要日期和行业信息有关的字段，然后可以规范地评分、分配和转化潜在客户。
验证规则
想确保电话号码遵循特定格式？可以对任意字段设置验证规则。然后，保存记录的时候，系统会检查数据，确保它遵循那个格式。验证规则非常多功能。比如，要想让一个标准字段成为必填项，您可以利用验证规则来检查该字段是否为空。您可以为电话、信用卡和客户 ID 字段设置验证规则。您还可以设置验证规则使标准的潜在客户联系人信息字段成为必填项。
Salesforce 流
Salesforce 流是 Salesforce 实施行动中神奇的魔杖。流可以把标准的内部程序和流程自动化，从而为整个公司节省时间。您可以构建流把潜在客户分配给最近的销售代表。您也可以用同样的方法来分配服务请求。现在 Gelato 的代表可以把他们的时间集中花在增长业务上面——而不是分配记录上。
页面布局
有些记录有许多字段您知道代表们没有在用。摒弃它们！对的，您把它们从代表们的页面布局中删除。事实上，您可以为 Gelato 的不同类型代表和经理创建自定义页面布局，在他们需要的时候给他们需要的字段。自定义的时候，您应该把最重要的必填字段放在最上面。
仪表板
为什么要把代表和经理们困在报表和记录的泥沼中呢？相反，应该创建简单的仪表板来支持业务目标。对于 Gelato 来说，您为 Gelato 的经理创建了一系列仪表板，显示潜在客户分配和缺失的市场活动数据之类的东西。
数据丰富工具
数据几乎一输入就过时了。正因为如此，定期比对您的数据与可信的来源很重要。AppExchange 上数据应用程序中有一些产品可以帮助您做这件事。
重复管理
重复记录是所有代表的瘟神！哪条记录才是正确的记录？您要保证每个 Gelato 客户只有一条客户记录。然后，您使用 Salesforce 的内置重复管理工具“重复管理”，防止将来出现重复记录。
自定义字段类型
您知道对于日期和币别您的公司希望采用的格式，所以您对自定义字段运用字段类型。您确保把所有自定义日期字段分配给 Type = Date，把所有自定义币别字段分配给 Type = Currency。对于有标准的数值列表的字段，您采用 Type = Picklist。说起选项列表，您应该设置州和国家/地区选项列表。那样的话，代表可以从标准化的州和国家列表中选择来输入地址。
实施数据管理计划之后，您去见销售总监。她审阅了所有新流程。她面露微笑，只说了一句话：“升职？”
结论
沉浸在胜利的喜悦之中后，您用两周的荣耀时光去热带度假，远离 Gelato 的喧嚣。看着无孔不入的沙子，您深有感触。您意识到数据跟它很像。它渗透进一切——您的业务的每个部分，在您以前想不到的地方。
因此，营造以数据为中心的文化很重要。幸运的是，Salesforce 可以帮忙。您已经大获成功。销售总监对您的实施工作很满意，Gelato 全公司的代表和经理们对您大加赞赏，您赢得一个很大的升职机会。完美！但是提高数据质量的工作永远也不会止步。事实上，您已经有了更多想要实施的想法。
