评估数据质量

学习目标

完成本单元后，您将能够：

• 列举用数据支持业务目标的方法。
• 列举衡量数据质量的方法。
• 安装数据质量分析仪表板应用程序并解释仪表板。

确定您的业务如何使用数据

作为公司的 Salesforce 管理员，您是客户数据的守护者。如果说数据是环境，您的公司是地球，那您就是地球行星的船长！这是一份非常重要的工作——值得佩戴披肩和腰带。所以当销售总监问您“我们的数据到底有多糟糕？”，您觉得有点不服气。

您像一名真正的超级英雄那样回应他：回到办公桌前，运行几份报表试试。

不幸的是，在说明数据问题方面，报表就像 Roomba 上的猫咪视频一样。您意识到对于该如何评估公司的数据质量，您毫无头绪。空白字段？重复记录？不正确的信息？该从何处下手？！

然后，您想起了以前读到过的东西：评估数据质量的第一步是摸清您的公司如何使用客户数据来支持业务目标。听起来是一个好的开始。

您与 Gelato 的经理和代表见面，问他们：

• 你们的业务目标是什么？
• 为了支持那些目标，需要哪些客户数据？
• 你们如何使用客户数据？
• 你们的客户数据储存在哪里？

结果发现，尽管每个部门都有一套独特的目标，但是许多部门在使用同样的客户数据。可惜每个部门似乎都有自己的创建和维护数据的流程。比如，几乎所有部门都需要客户联系信息。但是对于联系信息每个部门使用自己的真实来源。销售使用 Salesforce，会计有一个复杂的电子表格系统，客户支持几乎没有任何系统。整个公司的各类数据都是同样的情况。

您试图找出两个使用同样的流程创建记录的部门。但是在一头烤乳猪旁边找到一名素食主义者的几率可能比这还大一些。您咨询了几位销售经理。一位告诉您她的团队把所有客户信息放在一个共享电子表格里。每个月底她的助理会把信息转到 Salesforce 里。一直是这样，直到三个月前她的助理辞职了。另一位销售经理告诉他的团队不要为把数据输入到 Salesforce 而担心（即使这是公司的政策！）。

就是这样的数据操作惯例，难怪您的报表里充满了重复记录、不完整的记录和陈旧的数据。您发现数据神怪不会就那么出现，然后准许您许三个愿望。如果您没有投入到数据质量的公司资源，则大概率您的数据可能会更好。

您把自己的所有发现汇总到一份方便的参考表格中。

业务目标	部门	必要数据
宣传新服务	市场营销	姓名、公司、电子邮件、地址、电话、行业、员工人数、年收入
评分和路由潜在客户	销售	姓名、公司、电子邮件、地址、电话、员工人数、年收入、行业、状态、所有者、潜在客户来源
跟踪和转化潜在客户	销售	姓名、公司、电子邮件、地址、电话、员工人数、年收入、行业、状态、所有者、上次修改日期、潜在客户来源、后续步骤
规划和协调区域	销售、市场营销、客户支持	姓名、公司、电子邮件、地址、电话、员工人数、年收入、行业、所有者
跟踪服务请求	客户支持、销售、法务	姓名、公司、电子邮件、地址、电话、优先级、原因、升级详情、请求类型、SLA 标记、请求来源、描述
识别交叉销售和追加销售机会	销售、市场营销	公司、行业、年收入、员工人数
给客户开账单	客户支持、销售、法务、财务	姓名、公司、电子邮件、地址、电话、拥有的产品
与客户沟通	销售、市场营销、人事、客户支持、法务	姓名、公司、电子邮件、地址、电话、拥有的产品

您把您的发现发给销售总监，觉得很自豪。她赞扬您做得好，但是有一个问题：“我们拥有的数据有什么问题？”

审查数据质量报表和仪表板

了解您的公司如何使用数据来支持它的目标，这很好。但是如果您不能把数据统一成一种方便、有用的格式（即，转入 Salesforce！），那它的用途与 Roku 里的 VHS 磁带差不多。

“我们拥有的数据有什么问题？”销售总监问您。这要试了才知道，对吗？评估数据质量的最佳方法是看一下数据（或缺少数据）。要求 Gelato 的每个部门都使用 Salesforce 作为数据的真实来源。与各个部门的经理和代表谈话后，您知道那是真的。但是证明您的观点的最佳方法是审查 Salesforce 中的数据。高管们一旦看到 Salesforce 中的数据差距，他们肯定会给予数据质量高优先级。那么，如果真的要试了才知道，那您到底该怎么做呢？

数据质量有若干关键属性。尝试解决任何数据问题之前，必须了解这些维度，这很重要。（解决问题将在下一个单元中介绍。）

数据质量维度	描述	如何评估
期限	数据不像美酒越陈越好。上一次更新每条记录是在什么时候？	以记录的“上次修改日期”运行报表。最近更新过的记录占多大比例？
完整性	没有果冻的花生酱？不行！同样，如果没有完整的公司层次结构和行业信息，您不可能发现追加销售机会。记录上的所有关键业务字段是否都填写了？	列出每个业务用途所需的字段。然后运行报表，显示这些字段的空白比例。您也可以使用 AppExchange 中的数据质量应用程序。
准确性	您不会因为脱靶而赢得奥运会金牌。您的数据有没有做到尽可能准确？是否与可信的来源进行了比对？	安装 AppExchange 中的数据质量应用程序。它可以将您的记录与可信的来源进行比对，并告诉您如何改善您的数据。
一致性	所有记录是否采用相同的格式、拼写和语言？	运行报表，显示日期、币别、州、国家、区域和语言字段所用的值。同一个值使用了多少变体？
重复性	有时候两个未必比一个好。重复的数据往往意味着低效。您的组织中是否有重复的记录和数据？	使用 Salesforce 中的重复管理功能，安装 AppExchange 中的重复侦查应用程序。
使用情况	如果不使用，请将其删除！您的数据是否在报表、仪表板和应用程序中得到了利用？	审查可供业务使用的工具和资源。您是否在优化数据的使用？

一想到生成这些报表需要做的所有工作，您就头疼。您遇到 Salesforce AppExchange 的时候，正要喝下当天的第三杯星冰乐。您发现那里有丰富的从不同维度评估数据质量的软件包。只需点击几下，您就可以使用许多报表和仪表板。

您真的很喜欢的一个 AppExchange 软件包是数据质量分析仪表板应用程序。欲了解更多有用的 AppExchange 软件包，请查看资源部分。

安装并运行数据质量分析仪表板应用程序

下面是在 AppExchange 安装数据质量分析仪表板应用程序的步骤。欲知详细说明，请查看《应用程序安装指南》。

为了跟上我们的进度并练习本模块中的步骤，您需要在 Trailhead Playground 中安装这个软件包。按照此处的说明启动 Playground 并安装软件包。需要完成实践挑战时，您也可以使用此软件包和 Playground。

滚动到此页面底部并单击启动，即可启动 Trailhead Playground。如果在组织中看到标有“安装软件包”的选项卡，那就太好了。请按照下面的步骤操作。

如果没有，单击 启动应用程序启动器，然后单击 Playground Starter 并继续后续步骤。如果没有看到 Playground Starter 应用，请复制此安装链接并查看 Trailhead 帮助中的安装软件包或应用程序，完成 Trailhead 挑战。

1. 单击 Install a Package（安装软件包）选项卡。
2. 将“04t20000000D24R”粘贴到相应字段中。
3. 单击安装。
4. 选择 Install for Admins Only（仅为管理员安装），之后单击 Install（安装）。

软件包安装完成后，您会看到一个确认页面，并会收到一封发送至 Playground 关联邮箱地址的电子邮件。在您的 Trailhead Playground 中，从应用程序菜单，单击 Dashboards（仪表板）。要查看软件包中的全部仪表板，单击 All Dashboards（所有仪表板）。

运行 High Level Data Quality Analysis（上层数据质量分析）仪表板，您会看到这个：

运行 Account, Contact & Opportunity Data Quality（客户、联系人和业务机会数据质量）仪表板，您会看到这个：

根据仪表板所示，Gelato 的数据比较好，不过还是可以采用一些 TLC。我们来更深入挖掘 Gelato 的业务机会数据。在 Account, Contact & Opportunity Data Quality 仪表板中，您可以看到许多业务机会缺少关键业务字段，包括潜在客户来源和后续步骤。记住您已经认识到数据对于支持 Gelato 的业务目标很重要，因此 Gelato 的销售团队的一个首要任务是更新那些字段。

您与销售总监分享了结果。她显然印象深刻，并坚信改善数据质量对于 Gelato 来说是当务之急。您心里想，到此为止我的工作完成了，于是您转身，欢呼雀跃地回到您的办公桌。不要这么心急。她指派了某人负责改善数据质量。猜猜是谁？猜对了——由您来研究如何改善 Gelato 的数据质量。请看下一个单元，看看您如何胜利完成！

资源

• AppExchange：数据质量分析仪表板应用程序
• 帮助：创建新报表
• 帮助：帮助用户尽量减少或合并重复记录
• Trailhead：制定 AppExchange 策略
• 指南：应用程序安装指南