Escolher o melhor fluxo de trabalho
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Explicar quando você usaria o Scrum e quando você usaria o Kanban para administrar trabalho.
- Definir trabalho com interrupções.
- Explicar porque algumas equipes usam Scrumban.
Na Salesforce, 70% das equipes usam o Scrum e 20% usam o Kanban. As equipes restantes usam uma mistura de ambos, já que elas são compatíveis entre si.
Então como sua equipe decide qual fluxo de trabalho é melhor a fim de se posicionar para o sucesso? Scrum ou Kanban? Ou ambos? No fim das contas, tudo depende do tipo de trabalho que sua equipe realiza e da volatilidade ou frequência de interrupções do trabalho. Vamos ajudar você a calcular isso.
Primeiro, veja as principais perguntas que você deve se fazer na hora de pensar em qual fluxo de trabalho usar.
- Sua equipe está concentrada na previsibilidade e na produtividade em grandes projetos?
- Com que antecedência a equipe pode planejar?
- O novo trabalho é realmente uma emergência?
- Com que rapidez você precisa entregar o novo trabalho?
Sua equipe está concentrada na previsibilidade e na produtividade em grandes projetos?
Veja estes dois tipos de projetos de trabalho diferentes.
Estudo de caso do Scrum
Digamos que sua equipe precise criar um novo site. A equipe pode dividir o trabalho em projetos menores. À medida que os itens de trabalho menores vão sendo concluídos, a equipe pode analisar o progresso de cada sprint e ajustá-lo para garantir a entrega bem-sucedida do projeto. Se o projeto precisar de um cronograma de entrega previsível, o Scrum é o fluxo de trabalho ideal.
Estudo de caso do Kanban
Sua equipe precisa lidar com interrupções de serviço? Esse é um exemplo de trabalho com interrupções. Você nem sempre consegue saber de interrupções ou planejá-las com duas semanas de antecedência. As equipes que trabalham com suporte arquitetônico, de atendimento ou de plataforma costumam trabalhar em itens que acabaram de aparecer e isso cria mudanças de prioridade.
Nesse caso, Kanban é o melhor processo, já que seu fluxo de trabalho flexível tem espaço para esses tipos de interrupção imprevisível.
Com que antecedência a equipe pode planejar?
É melhor decidir a quantidade de planejamento que a equipe pode concluir para finalizar um projeto. As equipes usam o Scrum quando o backlog está cheio de pequenos pedaços de grandes projetos que podem ser planejados antecipadamente com facilidade.
As prioridades da sua equipe mudam com frequência? É difícil se comprometer com um escopo de trabalho de duas semanas de cada vez? Pelo menos 25% do seu trabalho muda no meio do sprint? Se sua equipe precisa responder a novos itens de trabalho quase em cima da hora, o Kanban pode funcionar melhor para você. Chamamos isso de trabalho com interrupções.
O novo trabalho é realmente uma emergência?
Mas o que constitui trabalho com interrupções?
O ideal é limitar mudanças para a equipe. Estas são algumas coisas que as equipes devem ponderar antes de classificar novos itens de trabalho como urgentes ou prioritários.
- Esse projeto pode causar interrupções que ocupam tempo e baixam o moral?
- As interrupções impedem que a equipe conclua trabalhos mais valiosos?
- As interrupções impedem a equipe de concluir o que é mais importante primeiro?
O Kanban não ajuda uma equipe se o trabalho não for realmente com interrupções. Veja algumas formas de determinar se seu trabalho é ou não com interrupções (e, consequentemente, se o Scrum é a melhor opção).
- Faça a si mesmo as seguintes perguntas: O trabalho exigido interrompe o negócio ou podemos perder clientes se não for feito agora? Muitas vezes, você verá que não é o caso e que esses itens de trabalho são urgentes devido a um mau planejamento.
- Qual é a causa raiz desse trabalho exigido e por que ele não foi identificado na fase de planejamento?
- Foi porque não planejamos de antemão?
- Foi solicitação de um novo stakeholder ou do cliente?
- O produto não está funcionando?
Se o trabalho urgente for meramente resultado de mau planejamento, isso não é "com interrupções" de maneira que justifique a ida para o Kanban.
Com que rapidez os novos itens de trabalho prioritários precisam ser entregues?
As interrupções de alta prioridade são um fato consumado em qualquer empresa competitiva e bem-sucedida. O que é importante é como esses incêndios são resolvidos.
Ou seja, quando uma solicitação urgente aparece, faça estas perguntas: "Quanto tempo você ou o stakeholder pode esperar até a conclusão de um item de trabalho urgente?" É importante perguntar isso porque os processos de Scrum e Kanban tem cronogramas diferentes. Se o trabalho é muito urgente, o Kanban é o fluxo de trabalho com menos interrupções.
Lembre-se: o Scrum limita a capacidade com o foco em uma seção do backlog de duas semanas. O Kanban limita a capacidade impedindo tarefas simultâneas com limites de trabalho em andamento.
Veja uma tabela que descreve algumas das principais diferenças entre os fluxos de trabalho de Kanban e Scrum. Digamos que um cliente solicita um novo recurso para o aplicativo que estamos criando.
Scrum | Kanban | |
|---|---|---|
Quem prioriza? | O proprietário do produto prioriza o backlog do produto | O proprietário do produto prioriza o backlog do produto |
Para onde ele vai? | O backlog do produto é reordenado para o próximo sprint. | O backlog do produto é reordenado continuamente para a próxima pessoa disponível que tenha capacidade. |
Quando o trabalho começa? | Durante o planejamento do sprint, a equipe se compromete com o trabalho do próximo sprint. | Assim que exista capacidade de trabalhar nele. |
Por que existe um atraso? | O Scrum concentra a equipe para entregar seus compromissos do sprint e as interrupções no meio do sprint não são recomendáveis. | O Kanban se concentra em um fluxo de trabalho eficiente, ou seja, o início do backlog é sempre o que será trabalhado a seguir. |
Quanto tempo levará para entregar? | Pode ser duas semanas ou mais, dependendo do status do sprint. | Assim que for concluído. |
Use o Kanban se houver a necessidade de mudar de direção constantemente, minimizar interrupções em um plano e iniciar trabalho urgente rapidamente.
Use o Scrum se você estiver gerenciando um projeto planejado grande, se sua equipe puder se comprometer com volumes de trabalho de duas semanas e se o stakeholder puder aguardar até o final do sprint para que a equipe possa iniciar o trabalho.
Você pode usar ambos: Scrumban
Muitas equipes na Salesforce se beneficiam do uso de partes do Scrum e do Kanban para gerenciar a carga de trabalho. Muitas vezes, as equipes gostam da estrutura de planejamento regular e cadência de revisão do Scrum, pois eles podem gerenciar o progresso mais facilmente. Eles também usam os limites de trabalho em andamento do Kanban para responder a trabalhos urgentes com redução de interrupções que o Kanban oferece.
Durante esta trilha, destacamos os temas comuns e as formas de trabalho das equipes, usando o espirito de fiscalização e adaptação para entregar o máximo de valor aos nossos clientes.