Criar turnos de trabalho e atribuir voluntários

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

Criar turnos voluntários.
Atribuir voluntários a turnos.
Reconciliar horas de voluntário quando o evento se encerrar.

Criar turnos

Até agora, criamos os dois primeiros níveis de nossa estrutura de registro de voluntários:

Nossa campanha, o nível superior da estrutura. Para nossa organização sem fins lucrativos (fictícia) Moradia Para Todos (MPT), esse é o evento Bem-vindos ao Lar.
Trabalhos voluntários, o segundo nível da estrutura. No nosso exemplo, eram para a equipe de preparação, empregados de mesa, barmans e equipe de limpeza.

A última coisa a se fazer é criar o terceiro nível da estrutura: os turnos voluntários.

Os turnos voluntários são as datas e os horários em que seus voluntários são necessários. Aqui estão os turnos para o evento Bem-vindos ao Lar da MPT.

Trabalho	Turnos	Número de voluntários
Equipe de preparação	16h às 18h	2
Empregados de mesa	18h às 20h e 20h às 22h	2 para cada turno
Barmans	18h às 20h e 20h às 22h	1 para cada turno
Equipe de limpeza	22h às 00h	2

No Volunteers for Salesforce (V4S), os turnos são encontrados nos seus registros de trabalho voluntários associados, então vamos abrir um registro de trabalho para criar nosso primeiro turno.

A partir do registro de Campanha, clique na guia Relacionados para ver a lista relacionada Trabalhos voluntários.
Clique em Bem-vindos ao Lar – Equipe de preparação na lista relacionada.
Clique na guia Relacionados no registro de trabalho voluntário.
Clique em Novo na lista relacionada Turnos voluntários.
Preencha os campos obrigatórios. Você pode usar as escolhas do coordenador de voluntários Enoch se estiver acompanhando.
- Data de início e horário: 16h no dia do evento
- Duração (Horas): 2,00
- Número desejado de voluntários: 2. Esse valor determina o número de pessoas que podem se inscrever para este turno em seu site e totaliza os registros de trabalho voluntário e campanha.
Clique em Salvar.

O turno de voluntários da equipe de preparação aparece na lista relacionada de Turnos voluntários no registro de trabalho voluntário. Clique nela para conferir os detalhes do turno.

Um registro de Turno voluntário

Criamos nosso primeiro turno! Agora vamos criar o restante dos turnos para nosso evento.

Criar mais turnos

Vamos criar cada um dos dois turnos (18h às 20h e 20h às 22h) dos empregados de mesa separadamente.

Desta vez, ao invés de encontrar os trabalhos voluntários na página de detalhes da campanha, vamos encontrá-los na guia Trabalhos voluntários. Ambas as rotas estão disponíveis para você navegar até os trabalhos.

Clique na guia Trabalhos voluntários no aplicativo Voluntários. Os trabalhos que você criou estão listados no modo de exibição de lista Trabalhos voluntários recentes.
Clique no trabalho voluntário Empregados de mesa.
Clique na guia Relacionados.
Clique em Novo na lista relacionada Turnos voluntários.
Preencha os campos obrigatórios. Estas são as informações de Enoch.
1. Data de início e horário: 18h no dia do evento
2. Duração (Horas): 2,00
3. Número desejado de voluntários: 2
Clique em Salvar.

Agora, para o segundo turno de 20h às 22h, vamos clonar o turno voluntário, assim como fizemos para os trabalhos voluntários.

Clique no registro de turno voluntário que você acabou de criar na lista relacionada no registro de trabalho voluntário.
Clique na seta do menu () na barra Ações Rápidas e clique em Clonar.
Mude a Data e hora de início para 20h no dia do evento.
Clique em Salvar.

Para ver os turnos criados, volte ao trabalho voluntário Empregados de mesa e clique na guia Relacionados. Uma lista relacionada de Turnos voluntários com dois turnos

Muito bem! Enoch segue o mesmo processo para criar dois turnos de barman e um turno da equipe de limpeza.

Confirmar seus turnos no calendário de turnos

Depois de criarmos todos os turnos para o evento Bem-vindos ao Lar, podemos revisá-los no calendário de turnos no aplicativo Voluntários. O calendário é uma maneira útil de ver todos os seus turnos voluntários em um só lugar. Vamos conferir.

No aplicativo Voluntários, clique na guia Calendário de turnos.
Use os botões de seta para rolar até o mês para os turnos que você criou.
Clique no botão dia para obter uma visão mais aproximada dos turnos.
Passe o mouse sobre os diferentes turnos para ver o número de voluntários confirmados e número de vagas ainda disponíveis. Como acabamos de configurar esses turnos voluntários, os voluntários confirmados são todos 0.

Parabéns! Você criou registros para acompanhar seu evento de arrecadação de fundos, trabalhos voluntários e turnos. Agora é hora de encontrar os voluntários.

Atribuir voluntários a turnos

Você pode utilizar o V4S para divulgar trabalhos e turnos em seu site para que os voluntários possam se inscrever por conta própria. Abordamos como fazer isso no módulo Integração do site para gerenciamento de voluntários do V4S (confira o link em Recursos se você simplesmente não pode esperar). Por enquanto, vamos ver como inserir voluntários manualmente.

Quando você atribui um voluntário a um turno, o Salesforce cria um registro de horas de voluntariado relacionado ao turno voluntário e aos registros de contato. Você pode utilizar o registro de horas de voluntariado para acompanhar os detalhes do horário de um voluntário, incluindo se o voluntário realmente compareceu, uma informação especialmente importante.

A MPT conta com um grupo de voluntários tão impressionante que os turnos tendem a se esgotar imediatamente. Antes mesmo da MPH anunciar o evento Bem-vindos ao Lar no site, ela já tinha os seguintes voluntários:

Equipe de preparação: Peter Delauranti e Tiffany Chan
Empregados de mesa: Jan O'Toole, Chris O'Toole, Mario Gonzales e Dylan Fernandez
Barmans: Claire Henry e Mitch Krohn
Equipe de limpeza: Shin Shin Hsia e Nathan Booker

Agora precisamos atribuir esses maravilhosos voluntários a turnos com registros de horas de voluntariado. Vamos utilizar a funcionalidade do Editor em massa de horas do voluntário para inscrever essas pessoas. Se você estiver seguindo o Enoch, você pode usar os nomes de seus voluntários ou inserir voluntários de sua própria organização.

Nota

Se os voluntários que você está inserindo ainda não existem como contatos em sua organização do Salesforce, crie contatos para esses voluntários antes de atribuir os turnos.

No Calendário de turnos, clique no trabalho voluntário Equipe de preparação.
No registro de turno voluntário Equipe de preparação, clique na guia Relacionados.
Clique em Editor em massa de horas do voluntário na lista relacionada Horas de voluntariado.
Você está agora na página Editor em massa de horas do voluntário. Vamos inserir nossa equipe de preparação. Na primeira linha da coluna contato, insira o nome Peter Delauranti. Você também pode clicar no ícone de pesquisa para buscar por Peter ou qualquer outro contato. Lembre-se, se você ainda não tem registros de contato para seus voluntários, crie-os primeiro.
Altere o status de Peter para Confirmado. A MPT utiliza o status Confirmado para as pessoas inscritas como voluntárias. Após a pessoa ter concluído o voluntariado, a MPT altera o status para Concluído.
Na próxima linha, digite, ou encontre e selecione, o nome Tiffany Chan.
Altere o status de Tiffany para Confirmado.
Clique em Salvar. Lembre-se de clicar em Salvar cada vez que terminar de editar.

A página do Editor em massa de horas do voluntário

Nossa equipe de preparação está atribuída! Agora é hora de inserir os empregados de mesa. O Editor em massa de horas do voluntário também pode ajudá-lo a atribuir horas para diferentes turnos sem sair da janela. Vamos conferir.

A partir da lista suspensa Trabalho voluntário, selecione o trabalho Empregados de mesa.
A partir da lista suspensa Turno voluntário, selecione o turno 18h.
Na primeira linha da coluna contato, insira ou encontre e selecione o nome Jan O’Toole.
Altere o status de Jan para Confirmado.
Na segunda linha da coluna contato, insira, ou encontre e selecione o nome Chris O’Toole.
Altere o status de Chris para Confirmado.
Clique em Salvar.
A partir da lista suspensa Turno voluntário, selecione o turno 20h.
Repita esses passos para adicionar Mario Gonzales e Dylan Fernandez como voluntários para este turno com um status de Confirmado.
Clique em Salvar quando terminar.

Agora atribua os barmans (Claire Henry e Mitch Krohn) e a equipe de limpeza (Shin Shin Hsia e Nathan Booker). Utilize tudo o que você aprendeu até agora sobre o Editor em massa de horas do voluntário para selecionar os trabalhos e turnos adequados a partir dos menus suspensos. Lembre-se de clicar em Salvar ao finalizar a inserção de voluntários ao turno.

Os voluntários estão confirmados. Agora podemos sediar a festa beneficente Bem-vindos ao Lar!

Reconciliar horas do voluntário

Vamos avançar no tempo. O evento acabou e foi um tremendo sucesso. Os convidados se divertiram e a MPT arrecadou bastante dinheiro.

Enoch comemorando com seu diretor executivo na festa.

Agora Enoch precisa comparar as horas que os voluntários trabalharam para que ele tenha um registro preciso de seus esforços.

Acompanhe usando as informações de Enoch ou insira seus próprios dados. Novamente, vamos utilizar a muito útil funcionalidade do Editor em massa de horas do voluntário do V4S.

No aplicativo Voluntários, clique na guia Calendário de turnos.
Clique no turno da Equipe de preparação. A página Detalhes do turno voluntário da equipe de preparação é aberta.
Clique na guia Relacionados.
Clique em Editor em massa de horas do voluntário.
Ajuste segundo as horas realmente trabalhadas. Por exemplo, se um voluntário trabalhou 2,25 horas em vez de 2,00, como nosso amigo Peter Delauranti fez neste exemplo, faça essa alteração.
Altere o status dos voluntários que compareceram para Concluído.
Clique em Salvar.

Repita o processo para os outros trabalhos e turnos voluntários. Clique em Salvar à medida que atualizar cada um.

E pronto!

Antes de se desconectar, vamos verificar a campanha para revisar todas as incríveis horas de voluntariado associadas ao grande evento.

No aplicativo Voluntários, clique na guia Campanha.
Selecione sua campanha na lista Campanhas recentes. Enoch escolhe o registro Festa beneficente Bem-vindos ao Lar .
Clique na guia Detalhes e role até a seção Voluntários para conferir o total de trabalhos, turnos e horas de voluntariado realizados para toda a campanha.
Clique na guia Relacionados.
Na lista relacionada Trabalhos voluntários, clique em Ver tudo para examinar o número de horas concluídas por trabalho.
Para ver os detalhes de um trabalho específico, clique nesse trabalho. O registro inclui o número de turnos, número de voluntários e número de horas concluídas.

Agora que você entende o básico sobre gestão de campanhas no V4S, trabalhos voluntários, turnos voluntários e horas de voluntariado para um evento único, vamos explorar outra maneira que o aplicativo pode ajudá-lo: gerenciar eventos voluntários recorrentes.

Faremos isso na próxima unidade.