Configurar uma Campanha com evento recorrente
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Gerenciar eventos voluntários que ocorrem em vários locais.
- Explicar como funcionam os fusos horários no Volunteers for Salesforce (V4S).
Eventos, eventos e mais eventos
Inscrever voluntários para um evento de angariação de fundos é algo bem direto: É um jantar que acontece em uma noite e um único local.
No entanto, na maioria dos casos em nossa organização sem fins lucrativos (fictícia) Moradia Para Todos (MPT), e provavelmente em sua organização, acompanhar voluntários é muito mais complicado. O principal uso do Volunteers for Salesforce (V4S) pela MPT está relacionado aos seus programas, especialmente para sua linha direta de assistência habitacional, serviços alimentares e aconselhamento de carreira. A necessidade de voluntários é constante em muitos locais, em muitos momentos.
Vamos acompanhar o coordenador de voluntários da MPT, Enoch, enquanto ele prepara o V4S para o gerenciamento da gigantesca tarefa de acompanhar diversos voluntários que trabalham em diversos turnos em diversos locais.
Revisitar a importância da estrutura
Seja gerenciamento de um evento de voluntariado ou de centenas, tome um momento para considerar como estruturar o evento no Salesforce poupa tempo e frustração a você e seus voluntários.
Nas unidades anteriores, criamos diversos trabalhos e turnos para um único evento de angariação de fundos. Determinar a estrutura foi relativamente simples. Em contraste, a estrutura pode parecer assustadora quando você tem vários eventos voluntários em diferentes locais. Não se preocupe, o V4S ajuda muito, especialmente com eventos recorrentes.
Vamos conferir os eventos de voluntariado que a MPT quer acompanhar no V4S. À primeira vista, esta agenda pode parecer um pouco demorada para configurar, mas com um planejamento cuidadoso e o recurso de eventos recorrentes do V4S, podemos fazer isso rapidamente.
Decidir como estruturar o V4S
Vamos começar desenhando nossa nova estrutura.
A MPT precisa gerenciar eventos recorrentes em diversas localidades. Para esses eventos de voluntariado, a MPT precisa levar em consideração:
- Lugares onde os eventos acontecerão.
- Datas e horários dos eventos.
Parece familiar? Você provavelmente tem que lidar com vários locais, horários e, claro, muitos voluntários. Como colocar todas essas informações flexíveis na estrutura de campanhas, trabalhos e turnos do V4S?
Vamos começar com a campanha, o nível mais alto.
Nas unidades anteriores, designamos um único evento como a campanha. Isso funciona bem para eventos que ocorrem em uma única data, mas para eventos em diversas datas e em diversos locais, precisamos uma estrutura diferente.
Os campos de resumo de totalização nos registros de campanha no V4S fornecem dados importantes para relatórios, tal como o número de eventos, quantos voluntários compareceram e quantas horas os voluntários trabalharam no total. Assim, você pode usar o nível de sua campanha para representar o que você quer relatar, como uma área de programa privado ou um programa que é financiado por uma organização.
A MPT optou por criar suas campanhas para representar áreas do programa. Usaremos seus programas alimentares neste exemplo.
Para nossos trabalhos voluntários, o próximo nível na estrutura, vamos considerar as localidades e tarefas. A MPT tem trabalhos voluntários a serem feitos em vários locais diferentes, como suas instalações habitacionais de curto prazo e sua despensa de alimentos. Vamos usar o nível de trabalho voluntário para representar cada tarefa em cada instalação onde um evento voluntário é realizado, como dar uma aula na instalação do centro da cidade ou estocar prateleiras na despensa de alimentos.
Finalmente, os turnos voluntários representam as datas e horários de cada evento ou sessão de voluntariado.
Quando Enoch pensa sobre esses eventos de voluntariado no contexto desta estrutura, a organização de seus dados do Salesforce se torna mais clara.
No site, a estrutura acaba parecendo com a imagem abaixo.
Agora que determinamos a estrutura de dados no V4S, podemos começar a configurá-la. Mas antes de passarmos pelo processo com a MPT, vamos falar resumidamente sobre fusos horários.
Respeitar os fusos horários
Muitas organizações têm diversos eventos em diversos locais por diversos estados. Ter eventos em diversos fusos horários pode ser confuso se os voluntários não sabem qual o horário de início do evento em seu fuso horário. Para evitar essa confusão, você pode definir o fuso horário de um evento com base na localização de cada evento.
Quando você cria um turno voluntário no V4S, o Salesforce assume que o horário inserido é de seu fuso horário. Os funcionários em sua organização do Salesforce não são afetados porque eles verão o horário do turno no fuso horário em que eles definiram para o Salesforce. Os voluntários em seu site que não estão em seu fuso horário, no entanto, não verão o horário correto, a menos que você realize etapas adicionais.
Para ajudar seus voluntários em outros fusos horários, você precisa definir o fuso horário na campanha ou no registro de trabalho voluntário. Veja como decidir.
- Se toda a campanha voluntária se localiza em um mesmo fuso horário, defina o Fuso horário no registro de campanha. Por exemplo, se um evento ocorrer na Costa Oeste dos Estados Unidos, o Fuso horário do site do voluntário na campanha será definido para América/Los_Angeles.
- Se os trabalhos dentro de uma campanha estão localizados em fusos horários diferentes, defina o Fuso horário do site do voluntário nos registros de trabalho voluntário. Por exemplo, sua organização pode ser a anfitriã de uma série de eventos de angariação de fundos nacionais e você precisa de voluntários em diversos estados. Para os trabalhos na Califórnia, defina o Fuso horário do site do voluntário para América/Los_Angeles. Para os trabalhos na Costa Leste, defina o Fuso horário do site do voluntário para América/Nova_York.
Com essas configurações, quando um voluntário acessar as informações de turno em seu site, a hora de início do turno é listada no fuso horário que você especificou.
Configurar campanha
De volta à MPT, vamos acompanhar enquanto Enoch configura seu registro de campanha de alto nível para todos os turnos do programa de alimentos de sua organização.
- Clique no Iniciador de aplicativos (
) para encontrar e selecionar o aplicativo Voluntários. - Clique na guia Campanhas.
- Clique em Novo.
- Selecione o tipo de registro de Campanha de voluntariado se você for solicitado e clique em Avançar.
- Insira o nome de sua campanha. Enoch insere
Serviços alimentares. - Selecione a opção Ativar. Se você não selecionar esta opção, a campanha não será exibida no Calendário de turno ou em seu site.
- Os campos Tipo e Status são mais usados para filtrar e reportar sobre suas campanhas. Faça as suas seleções com base em como sua organização utiliza esses campos, apenas seja consistente para que seus relatórios sejam precisos. Aqui estão as escolhas de Enoch:
- Para Tipo, ele seleciona Serviços, um valor personalizado na lista de opções.
- Para Status, ele seleciona Em curso.
- A partir da lista suspensa Fuso horário do site do voluntário, selecione o fuso horário do lugar onde o evento acontece. A MPT está localizada na Costa Oeste dos EUA, então Enoch seleciona América/Los Angeles.
- Clique em Salvar.
A página Detalhes da campanha é exibida. Experimente!
Parabéns! Acabamos de configurar o primeiro nível de nossa campanha de evento de voluntariado. Continue na próxima unidade para criar o próximo nível de trabalhos e turnos recorrentes relacionados.