Introdução ao registro de voluntários
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Mapear a estrutura do seu evento voluntário.
- Explicar por que as campanhas são importantes no Volunteers for Salesforce (V4S).
- Criar uma campanha voluntária para um evento de angariação de fundos.
Pré-requisitos
Antes de obter este emblema, recomendamos completar um emblema introdutório.
- Complete o emblema Volunteers for Salesforce (V4S): Início rápido, que dá uma visão geral do V4S e suas características.
Preparação para o grande evento
O Volunteers for Salesforce (V4S) pode ajudar com qualquer necessidade de gerenciamento de voluntários. Na organização sem fins lucrativos (fictícia) Moradia Para Todos (MPT), a necessidade imediata é recrutar e acompanhar voluntários para seu maior evento de arrecadação de fundos do ano.
A MPT usa o V4S para os voluntários da linha direta, a despensa de alimentos e outras necessidades contínuas do programa, também, mas o grande evento de arrecadação de fundos está quase chegando e os voluntários são o principal ingrediente para o sucesso.
A festa, chamada Bem-vindos ao Lar, pode ser semelhante à sua festa beneficente ou evento de arrecadação de fundos anuais. Ela é realizada principalmente devido aos esforços de voluntários dedicados, por isso mostra o que o V4S pode fazer.
Neste módulo, seguimos a equipe da MPT, pois eles usam o V4S para gerenciar o evento. À medida que você avança no módulo, você pode adotar uma abordagem prática e recriar os registros de gerenciamento de voluntários da MPT em sua própria organização ou sandbox do Salesforce, e observar como você adaptaria esses exemplos para criar registros para seus próprios eventos.
Estruturar seus registros de voluntários
Como qualquer grande evento, a festa Bem-vindos ao Lar da MPT começa com o planejamento.
Em um nível alto, a equipe sabe que precisa de voluntários para as seguintes posições e horários.
| Posição | Horários |
|---|---|
|
Equipe de preparação |
16h às 18h |
|
Empregados de mesa |
18h às 20h e 20h às 22h |
|
Barmans |
18h às 20h e 20h às 22h |
|
Equipe de limpeza |
22h às 00h |
Criar esta lista pode parecer simples, mas pode ser a parte mais crucial do planejamento.
É o momento em que a MPT deve decidir como estruturar seus dados de voluntários no Salesforce, usando campanhas, trabalhos voluntários e turnos voluntários. (Para obter um guia rápido sobre esses objetos e como eles são usados no V4S, confira Volunteers for Salesforce: Início rápido, link na seção Recursos.)
É aí que esboçar a estrutura do evento é útil; um diagrama rápido das relações entre a campanha, os trabalhos e os turnos oferece bastante clareza.
Como o Salesforce é tão flexível, existem muitas maneiras de estruturar o evento. Para nosso exemplo de evento, vamos pensar sobre o evento principal em si (a festa beneficente Bem-vindos ao Lar) como a campanha. Dentro dessa campanha, criaremos trabalhos voluntários para as tarefas, e turnos voluntários para os horários em que precisamos de voluntários.
Quando Enoch Allen, coordenador de voluntários da MPT, começa a pensar sobre o evento Bem-vindos ao Lar no contexto desta estrutura, a organização de seus dados Salesforce se torna mais clara.
Mesmo não sendo aparente agora, como você estrutura seus dados afeta como seus pedidos de voluntários são exibidos em seu site.
Nós mergulhamos mais fundo na configuração do site em outro módulo nesta trilha. Por enquanto, vamos seguir adiante e já dar uma olhada no site da MPT. Você pode ver os turnos de Bem-vindos ao Lar agrupados na noite do evento.
Configurar campanha
Agora que sabemos como queremos estruturar os registros para o nosso evento, vamos criar a campanha no V4S. O registro da campanha é o nível superior da nossa estrutura, e dados de todos os trabalhos e turnos voluntários relacionados chegam até este registro.
Nota
Neste módulo, listamos as ações que você tomaria como usuário do V4S com as devidas permissões, como ter o Usuário do Marketing marcado em seu registro de usuário no Salesforce. Se você ainda não for um usuário do V4S, tudo bem. Continue lendo para saber como você executaria essas etapas em sua organização.
- No Salesforce, encontre e selecione Voluntários no Iniciador de aplicativos (
). - Clique na guia Campanhas.
- Clique em Novo.
- Selecione o tipo de registro Campanha de voluntários se forem dadas mais de uma opção. (Você pode ter o tipo de registro Campanha de voluntários definido como o Tipo de registro de campanha padrão, dependendo do seu perfil, e você pode ver também outros tipos de registro, como a Campanha de arrecadação de fundos.)
- Clique em Avançar.
- Insira o nome de sua campanha voluntária. A MPT chama sua festa beneficente anual de Bem-vindos ao Lar, então Enoch digita
Festa beneficente Bem-vindos ao Lar. - Selecione Ativar. Se você não selecionar esta opção, a campanha não será exibida no Calendário de turno ou em seu site se você utilizar este recurso.
- Selecione uma opção em Tipo para fins de filtragem e emissão de relatórios. Enoch seleciona o tipo personalizado de Evento de arrecadação de fundos da MPT.
- Escolha um Status. Enoch escolhe Planejado conforme o padrão da MPT para os eventos futuros, mas você deve seguir o padrão que sua organização usa neste campo.
- Insira as datas inicial e final para seu evento. Leva-se muito mais do que uma noite para planejar e realizar um evento de uma noite. Você pode acompanhar todas as suas horas de planejamento e preparação no Salesforce. Assim, para a data de início, escolha a data quando você inicia os trabalhos para o evento. Enoch precisa de alguns meses para planejar o evento Bem-vindos ao Lar e lidar com os calendários dos voluntários, então ele escolhe as datas apropriadas.
- A partir da lista suspensa Fuso horário do site do voluntário, selecione o fuso horário do lugar onde o evento acontece. A MPT está localizada na Costa Oeste dos Estados Unidos, então Enoch seleciona América/Los_Angeles.
- Clique em Salvar.
O registro da campanha aparece. Veja só.
Parabéns! Você criou o primeiro nível de sua campanha de evento voluntário. Na próxima unidade, começaremos criando trabalhos voluntários.