Introdução ao gerenciamento de voluntários

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

Utilizar o Volunteers for Salesforce (V4S) para melhorar o gerenciamento de voluntários.
Registrar as habilidades, disponibilidade e status dos voluntários no Salesforce.

Pré-requisitos

Antes de obter este emblema, recomendamos completar dois emblemas introdutórios.

Complete o emblema Volunteers for Salesforce (V4S): Início rápido, que fornece uma visão geral do V4S e suas características.
Complete o emblema Registro de voluntários no V4S, que fornece os conceitos básicos de gerenciamento de registros do V4S e atribuição de voluntários a turnos voluntários.

Conectar-se com seus voluntários de uma forma totalmente diferente

Um elemento crucial no recrutamento e retenção de bons voluntários é ajudá-los a se sentir conectados com sua organização e mostrar apreço pelo trabalho que eles fazem em seu nome.

Imagine voluntariar-se para um evento e não receber informações sobre como chegar lá. Então, depois de conseguir encontrar o caminho para o evento e contribuir com seu tempo e talento, você não recebe uma mensagem de agradecimento. Você provavelmente não se sentirá motivado a se voluntariar novamente naquela organização.

Mesmo em organizações pequenas, manter um bom nível de gerenciamento de voluntários pode ocupar alguém quase em tempo integral. E quando sua organização é como a nossa organização sem fins lucrativos (fictícia) Moradia Para Todos (MPT), que conduz vários eventos com centenas de voluntários, enviar mensagens de agradecimento, fornecer informações e encontrar voluntários com habilidades específicas pode ser uma tarefa árdua.

Felizmente, o Volunteers for Salesforce (V4S) pode ajudar.

Com o V4S, você também pode pesquisar por, e encontrar, voluntários com habilidades específicas. Você pode automatizar e-mails personalizados para voluntários quando eles se inscreverem ou completarem um turno. O V4S também fornece relatórios e painéis práticos que mostram os resultados gerados pelos esforços dos voluntários e destacam onde você precisa de ajuda extra.

Vamos acompanhar para ver como a MPT usa todas essas ferramentas para gerenciar seus voluntários.

Informações do voluntário

A MPT conduz alguns programas de alimentação, e está sempre procurando voluntários que saibam se virar na cozinha. Mas quais voluntários adoram cozinhar? E quem está disponível?

O coordenador de voluntários da MPT reflete sobre uma cozinha vazia.

O V4S inclui campos personalizados no objeto Contato para acompanhar habilidades, disponibilidade e status do voluntário. Estes campos são agrupados na seção Informações do voluntário no layout do registro de contato.

Nota

Esta seção também contém um campo importante chamado Lembrete automático de cancelamento de email do voluntário. Se esta caixa de seleção estiver selecionada, o voluntário não receberá as notificações automáticas de emails sobre as quais falaremos posteriormente em outra unidade.

A seção de Informações do voluntário, incluindo campos para Status do voluntário, Horas de voluntariado, Habilidades do voluntário e muito mais

Caso não veja esses campos em sua página de contato, o seu administrador do Salesforce pode precisar incluí-los em seu layout da página de contato. (Você pode encontrar os layouts da página de contatos em Configuração. Clique em Gerenciador de objetos, em seguida, Contatoe, em seguida, Layouts de página.)

Você também pode personalizar os valores em cada campo para corresponder às necessidades de sua organização. Por exemplo, a MPT adicionou Cozinhar, Serviços alimentares, Segurança alimentar e outras habilidades úteis para o campo Habilidades do voluntário. Seu administrador pode editar valores da lista de opções em Configuração selecionando Campos e relacionamentos no objeto Contato no Gerenciador de objetos. Para obter instruções detalhadas, consulte os links de documentação na seção Recursos.

Inserir informações principais do voluntário

A MPT integrou suas páginas do V4S com seu site para que os voluntários possam se inscrever em turnos por conta própria. Embora a maioria dos dados sejam inseridos pelos próprios voluntários, eventualmente, alguém da equipe deve atualizar manualmente o registro de contato de um voluntário.

Um dos voluntários mais antigos da MPT, Peter Delauranti, ligou para dizer ao coordenador de voluntários, Enoch Allen, que ele concluiu recentemente um curso em segurança alimentar e gostaria de colocar suas novas habilidades em prática em uma das instalações da MPT. Peter também diz a Enoch que ele agora está disponível para ajudar durante a semana. Vamos acompanhar Enoch, conforme ele adiciona essas informações ao registro de contato do Peter. (Para acompanhar em sua própria organização ou sandbox Salesforce, crie um contato para Peter Delauranti agora para praticar ou escolha outro contato para inserir habilidades e disponibilidade do voluntário.)

Encontre e selecione seu registro de contato através da guia Contatos ou através da Pesquisa global. Enoch encontra e seleciona Peter Delauranti.
No registro de contato, clique no ícone do lápis () ao lado do campo Habilidades do voluntário.
Mova as habilidades que deseja incluir da lista Disponíveis para a lista Escolhidas, destacando as habilidades e clicando na seta apontando para a direita (). Enoch destaca Segurança alimentar e a transfere para a lista Escolhidas.
Para atualizar a disponibilidade de um contato, role para o campo Disponibilidade do voluntário e mova as disponibilidades que deseja incluir da lista Disponíveis para a lista Escolhidas, destacando uma escolha e clicando na seta apontando para a direita (). Enoch destaca Dias de semana e move-a para a lista Escolhidas.
Clique em Salvar.

Agora que você sabe como inserir habilidades e disponibilidade do voluntário, vamos cobrir como encontrar voluntários quando você precisa deles para um turno voluntário.