Crie sua apresentação do projeto
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Criar um esboço de conteúdo para sua apresentação.
- Destacar os principais pontos do seu projeto.
Introdução
Agora vamos criar seu esboço! Esta é sua oportunidade de pegar esse esboço e criar sua obra-prima de comunicação corporativa. Vamos ver algumas ideias para criar uma ótima apresentação.
Slide 1
Executivos raramente têm tempo para entrar em muito detalhes em um projeto, portanto, use o primeiro slide como um resumo do seu projeto. Forneça uma visão geral dos pontos-chave com rapidez. A verdade é que este poderá ser o único slide que você apresentará, portanto, seja sucinto e direto. Ao se concentrar neste único slide, você é forçado a focar em apresentar apenas as informações essenciais. Usar pontos principais é apropriado, especialmente se você tiver seu plano de projeto mais detalhado pronto para ser enviado por e-mail para todos, incluindo aqueles que não puderam participar. Lembre-se que você ainda pode entrar em detalhes durante o resto da apresentação, conforme necessário ou conforme o tempo permitir.
Slide 2
Neste slide, dê orientações e fale sobre seu plano com mais detalhes. É aí que você quer delinear as principais dificuldades, alinhar a estratégia de transição com os objetivos de negócios da empresa e descrever o estado futuro. Não se esqueça de incluir itens como:
- Partes interessadas no projeto
- Partes do negócio que são afetadas ou que precisam tomar medidas
- Quanto custa o projeto
- Quanto tempo o projeto leva para ser concluído
É importante reconhecer se há riscos para o projeto, por isso é melhor identificá-los aqui. Se a equipe executiva adicionar mais alguns por meio de discussões e perguntas, certifique-se de anotá-los.
Este também é um bom momento para falar sobre os custos do projeto. Certifique-se de entrar em um pouco mais de detalhes sobre quais são os custos e de onde o dinheiro virá. Ao dar estimativas de custos, é importante mencionar economias ou benefícios, mesmo que sejam apenas previsões. O ponto principal aqui é que você pensou nesse aspecto comercial do projeto. Lembre-se que qualquer estimativa inicial de custo será usada para orientar o orçamento do seu projeto.
Slide 3
É aqui que você mergulha na linha do tempo do projeto. Se for um projeto de longo prazo, divida o projeto em vários segmentos com pontos de pausa ou fases. Os pontos de pausa são portões que avaliam os resultados da fase concluída antes de tomar a decisão de avançar mais adiante (também conhecidos como pontos de decisão go/no-go). Você não precisa incluir a linha do tempo no slide, mas certifique-se de descrever o que será feito durante uma determinada fase e quanto tempo se espera que demore, quais são os custos, quais riscos são conhecidos e quais mudanças são previstas. E não se esqueça de destacar as conquistas esperadas do seu projeto!
Slide 4
Ao final da apresentação, resuma rapidamente as principais fases e conquistas, os custos projetados, a economia potencialmente esperada, as mudanças no estado existente e qual a aparência do estado final. Esta também é sua chamada à ação para os executivos. O que você está perguntando a eles ou o que você precisa deles? Lembre-se de deixar tempo para perguntas e informar a equipe que você enviará um e-mail ou entregará um plano mais detalhado posteriormente.
Considerações gerais ao criar sua apresentação
Veja alguns pontos a serem lembrados ao criar sua apresentação.
Foco no fluxo
Trabalhe na criação de uma apresentação que resuma claramente seu projeto, por que você está falando sobre isso, o que você acha que vai acontecer, quem precisa tomar atitudes, e quanto tempo essa ação vai levar.
Tenha um único objetivo final
Ter um único objetivo final ajuda você a manter-se concentrado no seu tópico. Você quer garantir que todos os dados, fatos, citações e evidências apóiam seus pontos principais. Com um único objetivo final em mente, você deve dizer o que precisa dentro do tempo que você tem.
Inclua estatísticas relevantes
Use seus dados para contar uma história. Certifique-se de que suas estatísticas sejam relevantes e válidas para seu projeto. Verifique duas ou três vezes seus dados antes de fazer sua apresentação.
Apresente os dados para que eles chamem a atenção
Destaque os dados mais relevantes para que eles impactem e esclareçam por que esse projeto é relevante e importante.
Concentre-se no design de slides
Evite encher um slide com muito conteúdo. Tente evitar uma bloco de texto. Certifique-se de que suas informações-chave não se percam no meio das palavras. Não convém ter muitas cores ou palavras em uma página. Gráficos são ótimos, mas certifique-se de que eles não estejam sobrecarregados com dados. Use cores com inteligência e rotule tudo com clareza. Você quer que os slides pareçam bons, mas não superlotados.
Você quer que os slides tenham uma boa aparência, mas não fiquem superlotados.
