Avaliar a qualidade dos dados

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Listar as formas como os dados são utilizados para apoiar os objetivos de negócios.
  • Listar as formas de avaliar a qualidade dos dados.
  • Instalar o Data Quality Analysis Dashboards App e interpretar esses painéis.

Determine como sua empresa utiliza dados

Como administrador do Salesforce para sua empresa, você é o guardião dos dados do cliente. Se os dados são o meio ambiente e sua empresa é a Terra, isso faz de você o Capitão Planeta! Esse trabalho é muito importante, digno de alguém que veste capa e cinto de utilidades. Assim, quando a diretora de vendas lhe pergunta “A qualidade dos nossos dados é muito ruim?”, é de se ficar na defensiva.

Você reage como um verdadeiro super-herói: volta para sua mesa e executa alguns relatórios.

Infelizmente, os relatórios são tão úteis para explicar seus problemas de dados quanto o vídeo de um gato passeando em um aspirador Roomba pelo qual você tem estado obcecado. Você percebe que não faz a menor ideia de como avaliar a qualidade dos dados de sua empresa. Campos em branco? Duplicados? Informações incorretas? Por onde começar?!

Então, você se lembra de algo que leu: o primeiro passo para avaliar a qualidade dos dados é descobrir como sua empresa utiliza os dados do cliente para promover seus objetivos empresariais. Parece um bom começo.

Você se reúne com gerentes e representantes de diferentes áreas da Gelato e pergunta a eles:
  • Quais são seus objetivos empresariais?
  • Quais dados do cliente são necessários para promover esses objetivos?
  • Como vocês estão usando esses dados do cliente?
  • Onde estão armazenados seus dados do cliente?

Você percebe que, embora cada departamento possua um conjunto de objetivos único, muitos departamentos estão usando os mesmos dados do cliente. Infelizmente, cada um deles parece ter seu próprio processo para ciar e manter esses dados. Por exemplo, praticamente todos os departamentos precisam das informações de contato dos clientes. Porém, cada departamento utiliza sua própria fonte para essas informações de contato. O departamento de Vendas utiliza o Salesforce, o departamento de Contabilidade possui um sistema complexo de planilhas e o departamento de Suporte ao cliente praticamente não tem sistema nenhum. Mesma coisa com todo tipo de dados em toda a empresa.

Você se esforça ao máximo para encontrar dois departamentos que usem o mesmo processo de criação de registros. Mas é mais fácil encontrar um vegetariano em uma churrascaria. Você fala com diversos gerentes de vendas. Uma gerente lhe diz que a equipe dela mantém todas as informações dos clientes em uma planilha compartilhada. No fim de cada mês, a assistente dela transfere as informações para o Salesforce. Quer dizer, transferia, até ter pedido demissão 3 meses atrás. Outro gerente de vendas lhe diz que a equipe dele não se preocupa em inserir os dados no Salesforce (embora essa seja a política da empresa!).

Com práticas de gerenciamento de dados como essas, não é de se admirar que seus relatórios estejam cheios de duplicados, registros incompletos e dados obsoletos. Infelizmente, não existe um gênio dos dados que simplesmente aparece e lhe concede três pedidos. Se você não tem recursos da empresa dedicados à qualidade dos dados, é bem provável que seus dados possam ser melhorados.

Você organiza todas as suas descobertas em uma tabela de referência prática.

Objetivo empresarial Departamentos Dados necessários
Promover novos serviços Marketing Nome, empresa, email, endereço, telefone, indústria, número de funcionários, receita anual
Pontuar e encaminhar leads Vendas Nome, empresa, email, endereço, telefone, número de funcionários, receita anual, indústria, status, proprietário, fonte do lead
Rastrear e converter leads Vendas Nome, empresa, email, endereço, telefone, número de funcionários, receita anual, indústria, status, proprietário, última data de modificação, fonte do lead, próximas etapas
Planejar e alinhar territórios Vendas, Marketing, Suporte ao cliente Nome, empresa, email, endereço, telefone, número de funcionários, receita anual, indústria, proprietário
Rastrear pedidos de serviço Suporte ao cliente, Vendas, Jurídico Nome, empresa, email, endereço, telefone, prioridade, razão, detalhes de escalação, tipo de pedido, indicador do SLA (Acordo de nível de serviço), origem do pedido, descrição
Identifique oportunidades de cross-selling e upselling Vendas, Marketing Empresa, indústria, receita anual, número de funcionários
Faturar clientes Suporte ao cliente, Vendas, Jurídico, Financeiro Nome, empresa, email, endereço, telefone, produtos possuídos
Comunicar-se com clientes Vendas, Marketing, RH, Suporte ao cliente, Jurídico Nome, empresa, email, endereço, telefone, produtos possuídos

Você envia suas descobertas à diretora de vendas, sentindo-se orgulhoso de si mesmo. Ela o parabeniza pelo bom trabalho, mas tem uma pergunta: “O que há de errado com os dados que temos?”

Analisar relatórios e painéis de qualidade dos dados

Saber como sua empresa utiliza dados para promover seus objetivos é ótimo. Mas é tão útil quanto uma fita VHS em um aparelho Roku, se você não conseguir colocar os dados em um formato acessível e útil (ou seja, no Salesforce!).

“O que há de errado com os dados que temos?”, lhe pergunta a diretora de vendas. É preciso ver para crer, certo? A melhor maneira de avaliar a qualidade dos dados é olhar para os dados (ou para a falta de dados). Todos os departamentos da Gelato receberam a tarefa de usar o Salesforce como a fonte confiável de dados. Depois de ter conversado com gerentes e representantes em diferentes departamentos, você sabe que isso é verdade. Mas a melhor maneira de provar seu ponto de vista é analisar os dados no Salesforce. Depois que os executivos virem as falhas nos dados no Salesforce, eles certamente darão prioridade à qualidade dos dados. Então, se realmente é preciso ver para crer, como você faz para que eles vejam?

A qualidade dos dados tem vários atributos essenciais. É importante entender essas dimensões antes de tentar solucionar problemas nos dados. (A solução de problemas será abordada na próxima unidade.)

Dimensão da qualidade dos dados Descrição Como avaliá-la
Idade Dados não envelhecem como um bom vinho. Quando foi a última vez que cada registro foi atualizado? Gere um relatório sobre a Data da última modificação dos registros. Que porcentagem dos registros foi atualizada recentemente?
Integralidade Feijão sem arroz? De jeito nenhum! Da mesma forma, você não tem como encontrar oportunidades de upselling sem informações completas sobre a hierarquia da empresa e sobre a indústria. Todos os campos-chave sobre a empresa estão preenchidos? Faça uma lista dos campos necessários para cada uso empresarial. Em seguida, gere um relatório que mostre a porcentagem desses campos que estão em branco. Você também pode usar um aplicativo de qualidade dos dados disponível no AppExchange.
Precisão Ninguém ganha uma medalha de ouro nas Olimpíadas por errar o alvo. Seus dados são o mais precisos possível? Eles foram verificados e comparados com os dados de uma fonte confiável? Instale um aplicativo de qualidade dos dados disponível no AppExchange. Ele pode comparar seus registros com os dados de uma fonte confiável e informar como seus dados podem ser melhorados.
Consistência O mesmo padrão de formatação, ortografia e idioma é usado em todos os registros? Gere um relatório para mostrar os valores usados para os campos de data, moeda, estado, país e região. Quantas variações são usadas para um único valor?
Duplicação Às vezes, dois não é melhor do que um. Normalmente, dados duplicados são sinônimo de ineficiência. Os registros e dados são duplicados em sua organização? Use os recursos de Gerenciamento de duplicados do Salesforce e instale um aplicativo de detecção de duplicados do AppExchange.
Uso De que adianta ter algo e não usá-lo? Seus dados estão sendo aproveitados em relatórios, painéis e aplicativos? Analise as ferramentas e os recursos disponíveis utilizados por sua empresa. Você está otimizando o uso de dados?

Pensar em todo o trabalho exigido para gerar esses relatórios está lhe dando uma dor de cabeça. Você está prestes a terminar seu terceiro Frappuccino do dia quando se depara com o Salesforce AppExchange. Existem diversos pacotes que avaliam a qualidade de seus dados levando em conta várias dimensões. Com apenas alguns cliques, você tem acesso a vários relatórios e painéis.

Um pacote favorito do AppExchange é o Data Quality Analysis Dashboards App. Para conhecer mais pacotes úteis do AppExchange, leia a seção de recursos.

Instalar e executar o Data Quality Analysis Dashboards App

Veja as etapas para instalar o Data Quality Analysis Dashboards App do AppExchange. Para instruções mais detalhadas, confira o Guia de instalação do aplicativo.

Para acompanhar e praticar as etapas apresentadas neste módulo, você precisará instalar o pacote em seu Trailhead Playground. Siga as instruções aqui para iniciar um Playground e instalar o pacote. Você também usará esse pacote e o Playground na hora de concluir o desafio prático.

Inicie seu Trailhead Playground rolando até o fim desta página e clicando em Iniciar. Se você vir uma guia na sua organização com o rótulo Instalar um pacote, ótimo. Siga as etapas abaixo.

Do contrário, clique em Iniciador de aplicativos para abrir o Iniciador de aplicativos, clique em Playground Starter e siga as etapas. Se não vir o aplicativo Playground Starter, copie este link de instalação e consulte Instalar um pacote ou aplicativo para concluir um desafio do Trailhead na Ajuda do Trailhead.

  1. Clique na guia Instalar um pacote.
  2. Cole 04t20000000D24RAAS no campo.
  3. Clique em Instalar.
  4. Selecione Instalar apenas para administradores e clique em Instalar.

Quando a instalação do pacote for concluída, você verá uma página de confirmação e receberá um email no endereço associado ao Playground. No seu Trailhead Playground, no menu do aplicativo, clique em Painéis. Para ver todos os painéis no pacote, clique em Todos os painéis.

Ao executar o painel Análise da qualidade dos dados de alto nível, aparece a seguinte informação: Painel Análise da qualidade dos dados de alto nível com a maioria dos relatórios indicando a boa qualidade dos dados

A execução do painel Contas, contatos e oportunidades mostra a seguinte informação:Painel Qualidade dos dados de contas, contatos e oportunidades mostrando relatórios sobre a qualidade geral e os dados que faltam para cada objeto

De acordo com os painéis, os dados da Gelato estão em bom estado, mas podem receber mais atenção. Vamos nos aprofundar nos dados de oportunidade da Gelato. No Painel Qualidade dos dados de contas, contatos e oportunidades, você pode ver que várias oportunidades estão sem campos comerciais essenciais, como fonte do lead e próximas etapas. Lembre-se de que você já identificou esses dados como essenciais para viabilizar os objetivos comerciais da Gelato e, portanto, deve ser prioridade das equipes de vendas da Gelato atualizar esses campos.

Você compartilha os resultados com a diretora de vendas. Ela fica claramente impressionada e está convencida de que é importante para a Gelato melhorar a qualidade dos dados. Já fiz meu trabalho, pensa você enquanto se vira a fim de voltar para sua mesa. Não é bem assim. Ela resolve colocar alguém a cargo do aprimoramento da qualidade dos dados. Adivinha quem? Isso mesmo: você é responsável por descobrir como melhorar a qualidade dos dados da Gelato. Veja a unidade a seguir para saber como fazer isso!

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