Planejar as atividades, cronograma e custos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:  

• Criar uma estrutura analítica do trabalho.
  
• Desenvolver um cronograma do projeto.
  

Planejar para o sucesso

Imagine o seguinte. Você é um gerente de projeto em um grande hospital. Um novo CEO foi recentemente nomeado. Hoje, eles anunciaram que a organização está realizando um grande projeto: um sistema automatizado de gerenciamento de leitos projetado para otimizar o uso de leitos e, por sua vez, aumentar a economia e o lucro. O CEO declara que o projeto começará na próxima semana, terminará em apenas algumas semanas e custará exatamente US$ 100.000,00.

Ninguém foi consultado sobre essa decisão, e esses parâmetros do projeto parecem ter caído aleatoriamente do céu. Infelizmente, cenários como este são comuns. Projetos com prazo e custos fixos, do ponto de vista de gerenciamento de projetos, são muito problemáticos, e são mais propensos a falhar. Por quê? Simplificando, impor um prazo e orçamento antes de entender o escopo é um erro.

Você foi designado como gerente de projeto para esta iniciativa e foi instruído a começar. O que você faz? Você coloca suas habilidades de gerenciamento de projetos para funcionar, e começa a planejar para definir as expectativas certas. A Walden University nos diz como.

Dividir em partes

Fazer o escopo do projeto é o primeiro passo no planejamento do projeto. O escopo abrange todo o trabalho que deve ser feito para entregar o resultado esperado. Você desenvolve o escopo usando os requisitos fornecidos pelo patrocinador e pelas principais partes interessadas. 

Você captura o escopo por meio de uma ferramenta comum chamada estrutura analítica do trabalho (WBS). A WBS identifica as atividades que devem ser concluídas para produzir o resultado final e quaisquer outros sub-resultados associados. Com a WBS, você pode planejar o cronograma e os custos.

Vamos supor que o escopo deste projeto foi definido e uma WBS foi desenvolvida e fornecida à equipe do projeto.

Que informações podemos obter da WBS? 

• O sistema de gerenciamento de leitos é o resultado final esperado do projeto.
  
• A tecnologia do sistema é um sub-resultado do sistema de gerenciamento de leitos.
  
• Existem dois sub-resultados associados à tecnologia do sistema: software do aplicativo e hardware do sistema.
  
• Quatro atividades foram definidas e devem ser concluídas para entregar o software do aplicativo e o hardware do sistema.
  

Você está um passo mais perto de definir a expectativa certa com o CEO.

Quanto tempo vai demorar?

Para simplificar, vamos olhar para apenas um componente do projeto: software do aplicativo de gerenciamento de leitos. Você estima a duração de cada uma das atividades definidas na WBS. Estimar a duração das atividades é um dos aspectos mais técnicos do trabalho de um gerente de projeto.

Para começar, as pessoas devem ser designadas para as atividades. Que nível de experiência é necessário para realizar as atividades? Sua organização tem pessoas com o nível necessário de experiência? Elas estão disponíveis quando necessário? Estas são apenas algumas das perguntas que devem ser respondidas para determinar com precisão quanto tempo levará para concluir o projeto.

Um gráfico de Gantt é a ferramenta mais usada para desenvolver um cronograma de projeto. Ele pode ser exibido em formato de estrutura de tópicos como mostrado aqui ou como um gráfico de barras. A visualização do gráfico de barras é particularmente útil para se comunicar com executivos que podem não querer ver os detalhes, mas querem ter uma noção da linha do tempo.

Vamos ver o que o gráfico de Gantt pode nos dizer sobre este componente do projeto.

Você tem uma lista das atividades, pessoas atribuídas e durações estimadas para cada atividade. Você identificou os antecessores (esses serão explicados em breve). Muito bem! Você tem um cronograma completo para a entrega do software do aplicativo de gerenciamento de leitos.

Quais são algumas das principais lições? 

• A duração do componente de software do aplicativo do projeto é de 21 dias.
  Se começar em 1º de junho, terminará em 5 de julho. Espere, isso não é mais que 30 dias? Não. Fins de semana e feriados não são contabilizados.
  
• A duração total é de 21 dias.
  Como você conseguiu chegar a esse cálculo? Nem todas as atividades podem ser iniciadas ao mesmo tempo. Algumas atividades exigem um antecessor, uma atividade que deve ser concluída primeiro. Um bom exemplo é que você não pode avaliar as respostas da RFQ antes dela ser enviada. Os antecessores podem ser muito complexos, uma equipe do projeto deve entender como as atividades devem ser sequenciadas e aplicar os antecessores apropriados para obter um cronograma preciso.
  

Você tem as atividades e os cronogramas. Vamos agora falar de dinheiro. 

Quanto vai custar?

As atividades ajudam a identificar os componentes necessários para comprar (software e hardware para o sistema de gerenciamento de leitos), e o cronograma ajuda você a identificar quem precisa trabalhar neste projeto com você, para que agora você possa dividir as taxas. É hora de somar tudo, certo?

Claro que parece simples, mas simples não significa fácil. A taxa para o trabalho das pessoas pode ser determinada de muitas maneiras e depende muito da organização. Como gerente do projeto, você pode precisar trabalhar com a equipe de recursos humanos do hospital ou a equipe de operações para encontrar a taxa certa. E apesar de sua pesquisa, a fase de solicitação de cotação pode revelar que sua estimativa para o hardware e software precisa ser ajustada.

Esses são todos riscos que você deve antecipar e sobre os quais você deve conscientizar as partes interessadas, incluindo o CEO, antes de embarcar no projeto. A Walden University falará mais sobre riscos na próxima unidade.