Salesforce でデータ品質を向上させる

「Lightning Experience のセールス機能の最適化」トレイルをたどった方は、Salesforce のシステム管理者、Ursa Major の Maria Jimenez を知っているでしょう。彼女は営業チームが効率的に作業し、効果的に営業するのを助けるために尽力しています。しかし、会社の営業マネージャーの Lincoln は、営業担当が仕事に用いるデータの品質に関して、進行中の問題を Maria と共有しています。

重複データはあなたを含むシステム管理者にも影響を与えます。重複レコードにより、営業チームは CRM システムで信頼を失うためです。最も避けたいことは、チームが信頼するデータの有効性に疑問を持つことです。

幸運なことに、Maria は Ursa Major の評判を向上させて、Salesforce で営業担当の信頼を回復させる方法を知っています。彼女は Lincoln に、重複の可能性のあるレコードにフラグを付けることで、営業担当の時間を節約し、重要なセールスの商談が失われるのを防ぐことができると説明しました。営業担当は引き続き、すべての見込み客と顧客の関連する詳細にアクセスできます。しかし、重複の可能性のあるレコードを知っているため、正しいレコードのデータを取得していると確信できます。

重複なしデータで作業すれば、営業担当は同僚が同じ見込み客をすでに評価しているかどうかで迷う必要がありません。また、営業担当は重複レコードで詳細を探す代わりに、すべての情報が 1 つの取引先責任者レコードにあると確信できます。

営業チームがチームの信頼と成功を念頭に置いて Salesforce を管理し、機能を提供していると確信していることが重要です。CRM システムに重複データがない場合、営業担当はデータがクリーンで価値があると信頼できます。

重複データが会社にもたらす問題について、いくつか説明しました。Salesforce は、あらゆるデバイスの重複レコードを処理する営業担当を支援します。また、重複管理によって営業担当に重複レコードを作成させないようにするオプションも用意されています。Professional Edition、Enterprise Edition、Unlimited Edition を無料で利用できます。

ただし、特定項目の分散に基づいて重複候補レコードを識別する、あいまい一致を含むルールを設定することもできます。たとえば、ファーストネームのあいまい一致を含むルールを作成できます。重複管理では、Margaret Chan と Maggie Chan の 2 件の取引先責任者を、重複候補レコードとして識別します。

Ursa Major 営業担当の 1 人である Erin が Salesforce で取引先責任者を作成すると何が起きるか確認してみましょう。

Erin は取引先責任者を作成し、Salesforce は重複候補を探します (1)。Maria が前に設定した一致ルールの条件に基づいて、Salesforce は重複候補のリストを提供します (2)。

重複ルールで Erin のオプションが判断されます。ルールでは、Erin がレコードを作成するのをブロックするか、作成させてからアラートを表示できます (3)。Erin が取引先責任者を作成する場合、ルールでは、マネージャー (Lincoln) が確認できるようにレポートに重複候補を追加することもできます。

この場合、標準重複ルールによって Erin に重複候補のアラートが表示されます。Erin はすでに Salesforce に存在する取引先責任者に移動するか、レコード (重複候補であったとしても) の作成を続行するかを選択できます。