申込レビューを管理する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 一般的な申込のレビュープロセスと、それに関連する課題について説明する。
  
• 申込の検証プロセスについて説明する。
  
• Agentforce Education での申込のレビューとスコアリングについて説明する。
  
• 推薦と決定のしくみを説明する。
  

簡略化された出願のレビュー

毎学期、入学事務チームは無数の出願を精査し、候補者を教育機関全体で評価します。各レビュー担当者は明確に定義されたルールと条件に従い、各出願にスコアを付け、推薦を提出します。入学担当部長はこれらの結果をもとに、候補者の合格、不合格、または補欠合格を決定します。

大量の出願やガイドライン、レビュー作業に対応するのは大変なことで、それがこのプロセスを非常に難しいものにしているのですが、 Agentforce Education を使用すれば、はるかに管理しやすくなります。

入学者選考コンソール

募集と入学者選考アプリケーションを使用すると、コラボレーション、可視性、一貫性が向上し、各出願を効率的に管理できます。入学者選考コンソールは、出願を管理するための一元化されたインターフェースを入学事務チームに提供します。典型的な入学者選考コンソールは次のようになります。

次に、入学者選考コンソールの各コンポーネントの機能を学びましょう。

• Admissions Overview (入学者選考の概要) (1): 申込件数、レビュー状況、入学選考効率、未完了の申込、決定準備完了のメトリクスを表示します。
  
• Ready for Decision (決定準備完了) / My Reviews (私のレビュー) (2): 決定準備が完了した申込、未完了の申込、申込のレビュー割り当てを表示します。
  
• Today’s Tasks (今日の ToDo) (3): 今日が期日の ToDo を表示します。
  
• My Upcoming Events (私の今後の行動) (4): 今日の今後の行動を表示します。
  

Astro U の入学者選考担当者である Regina は毎朝、入学者選考コンソールにログインして、登録に向けた進捗状況、自分に割り当てられた ToDo や行動を確認します。

今学期のチームの進捗状況をすばやく確認した後、Regina が [My Reviews (私のレビュー)] リストを開くと、Sophia の申込が割り当てられています。レコードを開いて評価を開始します。

申込の検証

個人申込レコードには、Sophia がこれまでに提出したすべての資料と、レビュープロセスの現在の状況を示す進行状況バーが表示されています。

このページから、Regina は提出された資料を簡単に追跡したり、関連レコードを管理したり、申込が次の段階に進む準備が整っているかを確認できます。

申込受入時の最初のステップは、すべての必須書類が揃っていて有効であることを確認することです。場合によっては、直前に提出されたファイルをアップロードする必要があります。

Sophia の場合、進路指導教員が標準の推薦者用紙を使用せずに間違って Sophia にメールで推薦状を送りました。Sophia はそれを入学事務局に転送しました。Regina は受け取ったファイルを申込の [Files (ファイル)] セクションにすばやくアップロードします。さらに、Sophia の標準テスト結果を [Test Results (テスト結果)] セクションに追加します。

このプロセスをガイドするために、[Item Status Summary (項目状況の概要)] には必須の申込コンポーネントのリストが表示されます。各項目について、レビュー担当者はコンテキストやポリシーに応じて、承認、却下、または要件を免除できます。

すべての初期要件を満たし、検証ステップが完了すると、申込はレビューおよびスコアリングフェーズに進む準備が整います。

申込のレビューとスコアリング

Agentforce Education では、提出された申込を入学事務チームが共同で簡単にレビューできます。条件が定義されたスコアリングルーブリックを使用することで、レビュー担当者は各申込者を体系的かつ一貫して評価できます。申込レビューレコードには、各レビュー ToDo に関連するすべての情報が保存され、レビュー担当者による候補者の総合スコアや推薦も含まれます。

たとえば、Regina は Sophia の申込レコードで [Ready for Review (レビュー準備完了)] を選択します。申込レビューレコードが作成され、スコアリングルーブリックが申込資料と共に表示されます。

レビュー担当者はこのルーブリックをチェックリストとして使用し、必須資料の受領を確認したり、さまざまな条件に基づいて申込者を評価したりできます。個々のレビューで一貫した条件を使用することで、出願プロセスでの公平性が確保されます。

Regina は Sophia の申込のすべてのセクションを丁寧に確認し、ルーブリックの調査の質問を使ってスコアを割り当てます。次に、Sophia の添付ドキュメントを評価します。

スコアリングルーブリックを設定するには、条件を調査の質問としてモデル化し、各質問の評価を定義します。各評価には Incomplete (未完了)、Acceptable (可)、Unacceptable (不可) などの表示ラベルが含まれ、それぞれが数値に対応しています。Integration Procedure によって、これらの評価と条件に基づいて各レビューのパーセンテージスコアが計算されます。必要に応じて、特定の条件に重みを付け、最終スコアへの影響を大きくすることも可能です。

レビュー担当者がルーブリックを完了すると、申込レビューレコードにパーセンテージとして計算されたスコアが保存され、Flexcard に各質問に対するレビュー担当者の評価が表示されます。組織の共有設定を変更して、他のレビュー担当者がこれらのレビューレコードにアクセスできないようにすることも可能です。

動的申込と同様に、調査の質問と評価を設定した後は、申込表示方法、フェーズ定義、アクションプランテンプレートを使用して、評価を申込に接続します。Agentforce Education には、調査の質問と評価を含む事前設定済みのサンプルコンポーネントが用意されており、すぐに使用を開始できます。

さまざまなプログラム、学期、申込タイムライン、申込状況に対応するスコアリングルーブリックを作成できます。また、必要に応じて質問をフォーム間で再利用することも可能です。たとえば、大学の理系プログラム出願用ルーブリックと大学院の数学プログラム出願用のルーブリックを作成し、それぞれ独自の評価条件セットを設定できます。

スコアリングルーブリックの設定についての詳細は、Salesforce ヘルプの記事「Create a Rubric (ルーブリックの作成)」を参照してください。

推薦と決定

各レビューの後、レビュー担当者は Admit (入学)、Admit with Conditions (条件付き入学)、Deny (拒否) など、候補者に対する推薦を提出します。すべてのレビューが完了するまで、申込状況は In Review (レビュー中) のままです。

Regina はルーブリックを完了し、Sophia の申込のレビューを終了します。彼女は、Sophia の経歴に感銘を受け、Astro U に非常に適していると判断しました。レビューレコードの [Application Recommendation (推薦者)] 項目で [Admit (入学)] を選択し、決定の理由を説明するコメントを入力します。

レビューが完了すると、フローによって申込は自動的に次のレビュー担当者に送られます。このレビュー担当者も Regina と同様に、申込とサポートドキュメントを評価し、ルーブリックを使用して申込者にスコアを付け、決定を提出します。

フローテンプレートを使用して自動化された申込レビュープロセスを設定する方法については、ヘルプ記事「Automate the Application Review Process (申込レビュープロセスの自動化)」を参照してください。

すべてのレビューが完了すると、申込は [Application Decision (申込決定)] フェーズに進みます。この時点で、申込は入学担当部長やその他の関係者に送られ、各レビュー担当者のスコアと推薦を確認して、申込者の入学を許可するかどうかを決定します。

入学者選考を迅速化するために、ビジネスルールエンジンを使用して決定を自動化することもできます。詳細は、Salesforce ヘルプの記事「Automate Processes in Agentforce Education (Agentforce Education でのプロセスの自動化)」を参照してください。

すべてのレビュー ToDo が提出されると、Sophia の申込は Astro U の入学担当部長に送られます。部長は各レビュー担当者が提出したスコアと決定を評価し、総合評価に同意した上で、最終的な入学可否決定として [Admit (入学)] を選択します。

申込決定レコードは、定義した決定リリース日に自動的に申込者ポータルで候補者と共有されます。

Sophia がポータルにログインすると、Astro U の新入生になったことを知らせるメッセージが表示されます。

Astro U のスタッフは Sophia を新入生として迎えることを喜んでいますが、さらにもう 1 つお祝いする理由があります。学期の入学者数目標を達成したのです! Agentforce Education を使用することで、この成功を維持できるという自信がこれまで以上に高まっています。

このモジュールでは、Agentforce Education が募集の各フェーズを簡素化し、教育機関が入学希望者と長期的な関係を築き、質問に対応し、出願プロセスを通じて支援する方法を学びました。また、入学事務チームが各学期の入学者数を予測し、各出願者を一貫性のある、徹底的かつ迅速な方法で共同でレビューできることも確認しました。これで、これらのツールを活用して、自校に最適な新入生を募集し、入学につなげる準備が整いました。

リソース

• Salesforce ヘルプ: 学生募集と入学事務
• Salesforce ヘルプ: Score Applications (申込のスコア付け)
• Salesforce ヘルプ: Manage Applications (申込の管理)
• Salesforce ヘルプ: Set Up Application Timeline Record Page (申込タイムラインレコードページの設定)