ドキュメント種別とドキュメント生成プロセスを知る
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- ドキュメント生成の一般的なユースケースを挙げる。
- 見積のドキュメント生成プロセスを説明する。
一般的なユースケース
OmniStudio Document Generation を使用することで、Candace は Cloud Kicks のさまざまなドキュメントを作成できます。実際、Salesforce のどの標準オブジェクトまたはカスタムオブジェクトからでもドキュメントを作成できます。ドキュメント生成の一般的なユースケースは、契約、見積、提案、レポートです。
このような一般的なドキュメント種別を誰が使用するかを見ていきましょう。
ドキュメント種別 |
使用するユーザー |
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契約
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営業チームは、商談成立時に条項、義務、支払スケジュール、品目、電子署名などを含むカスタマイズされた企業契約を生成します。また、機密保持契約やサービス契約も生成します。 |
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見積
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保険エージェントや多くの業界のカスタマーサービス担当は、商品やサービスの複雑な見積を作成します。このような見積ドキュメントには、製造リベート、小売プロモーション、枠組合意などのセクションが含まれる場合があります。 |
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提案
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保険エージェントは多くの場合、複数の顧客の補償、リスク、賠償、スケジュールの詳細を定義する詳細な提案ドキュメントを生成します。 |
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レポート
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マネージャーやその他のロールは、進行中の商談、成立した商談、特定のキャンペーンからのリードなど、あらゆるものを表示する書式設定されたレポートを作成します。 |
OmniStudio Document Generation の動作
Cloud Kicks のセールスプロセスを合理化するという Candace のミッションを覚えていますか? チームが見積ドキュメントを生成できるように、設定する必要があるフローを見てみましょう。
テンプレートのカスタマイズ
最初に押さえておくべきポイントから説明します。Candace は、Microsoft Word または PowerPoint で .docx または .pptx テンプレートを作成します。見積ドキュメントの一部は動的になります。たとえば、顧客名、注文の詳細、見積日は見積ごとに異なります。このコンテンツにはトークンを使用して、JSON ソースのデータを生成されるドキュメントにマージします。
Document Template Designer
次のステップは、.docx または .pptx ファイルを Document Template Designer にアップロードすることです。ここで Candace は一意の名前とテンプレートの種類によってテンプレートを定義し、トークン対応付け方法を選択します。トークンの対応付けは JSON ベースであり、データは内部または外部のデータソースから取得できます。Candace がテンプレートを定義してテストしたら、ドキュメント生成プロセスで使用する準備が整います。
ドキュメント生成
最後のステップはドキュメント生成プロセスの起動です。クライアント側またはサーバー側のドキュメント生成を使用してプロセスを設定できます。
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クライアント側ドキュメント生成にはユーザー操作が必要であり、OmniScript を使用してドキュメントが生成されます。オブジェクトレコードで、ユーザーはドキュメントを作成するためのオプションを選択します。Salesforce には、カスタマイズして使用できるサンプルの OmniScript と Integration Procedure が用意されています。これは同期プロセスです。つまり、ユーザーはドキュメント生成を要求した後、ドキュメントの準備ができるまで待機します。実行は Web ブラウザーのリソースを使用して Web ブラウザーで行われます。これは小さいファイルに適しています。
- 通常、サーバー側ドキュメント生成にはユーザー操作は必要ありません。バックエンドサーバーが専用の Salesforce コンピューティングリソースを使用して要求を処理し、ドキュメントを生成します。これは非同期プロセスです。つまり、同時に複数のドキュメントを生成できます。大きくてレンダリングの負荷が高いファイルに適しています。トリガーベース (レコードの状況が変更されたときなど) にできます。
このように、サーバー側とクライアント側のドキュメント生成機能があり、ドキュメントテンプレートと JSON データ構造を使用して PDF または Microsoft Word/PowerPoint の形式で出力ドキュメントが作成されます。
各説明をドキュメント生成の種別と一致させることができますか?
リソース