クライアントとのミーティングにミーティングコンシェルジュを使用する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• ミーティングコンシェルジュの事前準備ツールについて説明する。
  
• ミーティング中にメモを取りながら、タスクに沿って進行する方法について説明する。
  
• ミーティングサマリーとミーティング後のアクションを生成し、フォローアップチェックリストを完了する方法について説明する。
  

ミーティング管理

前の単元で、ミーティングコンシェルジュの基本について学習しました。この単元では、具体例に沿って、クライアントに直接対応するプロフェッショナルをミーティングコンシェルジュがどのように補佐するのか見ていきます。

Ryan Dobson をご紹介します。大手金融機関の傘下にある Cumulus Wealth という資産運用企業のファイナンシャルアドバイザーです。Ryan は経験豊富なアドバイザーですが、残念なことに、そのキャリアの多くの時間をクライアントへの対応ではなく、ミーティングの事務処理に費やしてきました。

以前は、ミーティングごとにクライアントの財務データを手作業で抽出していました。続いて、資産保管機関のポータルでポートフォリオのパフォーマンスを確認し、過去のメールやテキストメッセージにも目を通していました。こうした情報をつなぎ合わせて、クライアントの状況やニーズを把握するだけのために、これほどの作業を行っていました。ミーティング中は手書きでメモを取り、後からメモを基にフォローアップアクションを作成するために何時間も費やしていました。この煩雑な作業にその処理能力を吸い取られ、ミーティングの準備にばらつきが生じ、機会の損失につながることも少なくありませんでした。

最近になって Ryan も Cumulus Wealth も、Agentforce Financial Services とミーティングコンシェルジュを使い始めました。こうしたツールによって各ミーティングの準備やフォローアップに費やす時間が大幅に減少しています。

では、Ryan がクライアントとのミーティング全体でどのように業務に取り組んでいるのか確認しましょう。ミーティングの事前準備から見ていきます。

ミーティング前の準備

Ryan は数時間後に控えたクライアントとのミーティングの準備を進めています。まず、ミーティングコンシェルジュのホームページを開き、予定されているミーティングのプレイブックレコードを選択します。Ryan のカレンダーにクライアントとのミーティングが設定されているため、フローでミーティングプレイブックレコードが自動的に作成されました。このフローについては、次の単元で詳しく説明します。

[Pre Meeting (ミーティング前)] タブで、Ryan は AI が生成したクライアントサマリーを確認します。このサマリーには、クライアントの次の詳細が示されます。

• 財務状況
  
• リレーションの健全性
  
• 目標の達成状況
  
• ポートフォリオのパフォーマンス
  
• 過去のやり取り
  
• ライフイベント
  

Cumulus Wealth のシステム管理者は、ほかのオブジェクトからの情報を含めるようにプロンプトを設定することもできます。

Ryan はさらに、[Meeting Preparation Brief (ミーティングの準備ブリーフィング)] で最近の変更のサマリーと推奨のミーティングアジェンダを確認します。

Ryan がミーティング前のステップにドキュメントをアップロードしたら、Agentforce にそれを自動的に要約して、新しい情報をミーティング前のサマリーに追加してもらうことができます。Ryan が実際に指示すると、ミーティングの準備ブリーフィングが再生成され、新しいクライアントの詳細が反映されます。

Agentforce は、世帯データや関連レコードに基づいて、クライアントサマリーとミーティングの準備ブリーフィングの両方を、数時間ではなく、数秒でまとめ上げます。

ただし、Ryan はミーティングの準備ブリーフィングで自動的に生成された出力をそのまま受け入れるわけではありません。[Edit (編集)] を選択して、変更箇所を手作業で入力するか、変更したい内容の説明を入力して、ブリーフィングを修正するよう Agentforce に指示することができます。

サマリーに問題がなければ、作業内容を保存します。

最後に、Ryan は [Meeting Preparation Tasks (ミーティングの準備 ToDo)] チェックリストの進行中の項目をすべて完了にします。このチェックリストは、システム管理者が設定したアクションプラン機能によって動作します。チェックリストの各項目は Salesforce の ToDo レコードに対応付けられ、チームの全員が準備状況を追跡してレポートを作成できます。必要に応じて、チェックリストに ToDo を追加することも可能です。

最後の ToDo を完了した時点で、クライアントの優先事項を明確に把握できるようになります。しかも、この情報を手作業で収集していた頃の何分の一かの時間で達成できます。[Generate Meeting Discussion Guide (ミーティングディスカッションガイドを生成)] をクリックして、ミーティング中に参照できるサマリーとアジェンダを Agentforce に作成してもらいます。

ミーティング中のファシリテーション

クライアントとのミーティング中、Ryan は [In Session (セッション中)] タブにある AI が生成したミーティングディスカッションガイドに沿って、アジェンダとクライアントの重要な決定事項に絞って話し合いを進めます。ミーティングの前にこのガイドを編集する場合も、ミーティングの準備ブリーフィングと同様に、手作業で変更するか、Agentforce に出力の修正を指示することができます。

Ryan はミーティングセッションに直接メモを入力し、参照ドキュメントもアップロードします。セッション中に書き留めたメモもアップロードできます。

手書きのメモ、音声サマリー、アップロードされた資料など、会話のあらゆるコンテキストがミーティングプレイブックに記録されます。

ミーティングコンシェルジュは、音声の録音全体や文字起こしの全文を保存することはありません。保持されるのは、音声によるディスカッションを基に AI が生成したサマリーのみです。

ミーティングの終了時、Ryan は会話中に注意が逸れたり、エンゲージメントが疎かになったりすることなく、クライアントの重要な詳細情報をすべて記録できたと確信します。[Generate Meeting Follow-Up (ミーティングのフォローアップを生成)] をクリックして、[Post Meeting (ミーティング後)] タブに移動し、フォローアップメモを生成します。

ミーティング後のフォローアップ

ミーティングの終了後、Ryan はミーティングのフォローアップサマリーを使用して、次のステップを調整します。Agentforce は、Ryan のメモ、音声サマリー、その他のミーティング中のコンテンツをクライアントのその他の情報と組み合わせて、構造化されたサマリーを生成します。このサマリーには、話し合ったトピック、決定事項、次のステップが示されます。

Ryan はこの場合も、ミーティングのフォローアップサマリーを手作業で編集するか、Agentforce に推敲してもらう指示を入力することができます。生成されたサマリーは、Ryan が確認して承認し、保存して初めて Salesforce レコードの一部になります。このため、Ryan が自社の信頼できる一元的な情報源に何を記録するかを自ら管理できるようになります。

Ryan はミーティング終了後の Agentforce アクションも確認します。表示されるアクションは、ミーティングのコンテンツに基づきます。つまり、ミーティングプレイブックには最も適切なアクションだけが示されるため、Ryan とそのチームは最適な次のステップに注力することができます。

Ryan が実行できるアクションの 3 つの例をご紹介します。

• メールを作成する: ディスカッションの要点と次のステップをまとめ、クライアント向けにパーソナライズしたメールのドラフトを作成します。
  
• アクション項目を提案する: ミーティングの内容に基づいて、Ryan とそのチーム向けに優先順位が示された ToDo リストを作成します。たとえば、ミーティング中にクライアントがニーズについて言及した場合には、そのニーズのフォローアップミーティングをスケジュールする ToDo を作成することができます。
  
• ライフイベントまたは目標を更新する: ミーティングメモに基づいて、ライフイベントや財務目標を追加または更新します。たとえば、クライアントが子どもの誕生を控えていると述べた場合、新しいライフイベントと大学進学資金口座に関する目標を提案します。
  

最後に、Ryan は [Meeting Follow-Up Tasks (ミーティングのフォローアップ ToDo)] にチェックマークを付けていきます。ToDo に漏れがなければ、Ryan と Cumulus Wealth の両方に対するクライアントの信頼が高まります。クライアントの信頼が高まれば、運用資産が増大します。Ryan と会社にとって大きな成果になります。

次のステップ

この単元では、ファイナンシャルアドバイザーがクライアントとのミーティングの 3 つのすべてのフェーズを進行するところを確認し、ミーティングコンシェルジュによって各ステップがどのように効率化されるか見てきました。Ryan は入念な準備をしてミーティングに臨み、会話中も相手に意識を集中させ、ミーティングの終了時には完全なフォローアップ計画を作り上げました。かつては同じ成果を得るために何時間も手作業に費やしていましたが、一切不要になりました。

ミーティングコンシェルジュがユーザーをどのように補佐できるのかを理解できたところで、次はこの機能をシステム管理者側の視点で見ていきます。次の単元では、システム管理者がミーティングプレイブック定義を作成し、AI プロンプトとアクションプランを結び付けて、カレンダーの行動からミーティングプレイブックレコードを自動的に作成する方法について説明します。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Create a Meeting Concierge Playbook (ミーティングコンシェルジュプレイブックの作成)
• Salesforce ヘルプ: View and Explore a Meeting Concierge Playbook (ミーティングコンシェルジュプレイブックの表示と探索)