ミーティングコンシェルジュを使ってみる
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- ミーティングコンシェルジュが Agentforce を使用して、ミーティングライフサイクルの各フェーズをどのように補佐するか説明する。
- ミーティングコンシェルジュをサポートするオブジェクトを特定し、それぞれの役割について説明する。
- ミーティングコンシェルジュのホームページについて説明する。
最先端のミーティング管理
ファイナンシャルアドバイザーなど、クライアントに直接対応する職種のプロフェッショナルにとって、ミーティングは成功を左右する極めて重要な要素です。実りあるミーティングを実現させるためには、綿密なリサーチや事務処理が欠かせません。
クライアントに直接対応する職務に携わっている場合、複数のシステムを駆使してミーティングの準備をし、散在する情報を手作業でまとめてクライアントの全体像を把握することが多々あります。クライアントとのミーティングが頻繁にあれば、準備作業が大きな負担となり、各ミーティングの準備の質にばらつきが生じることがあります。
さらに、ミーティング中にマルチタスクを強いられれば、注意が分散するという問題が生じます。クライアントに応対しながら、細かなメモを取るような場合です。要点を書き留めようと焦るあまり、複雑な議論や、クライアントの懸念の微妙なニュアンス、重要な決定事項を端折ったり、逃したりすることがあります。
ミーティングの終了後も、走り書きのメモを基に、フォローアップタスクの作成やメールの送信、Salesforce レコードの更新などに時間を費やします。実際、こうした事務処理の質と迅速さは、一貫したプロセスではなく、個人の習慣に左右されることが少なくありません。
ミーティングコンシェルジュは、開始前の準備から、実施中のファシリテーション、終了後のフォローアップまで、ミーティングのライフサイクル全体に Agentforce AI を組み込むことで、こうした負担を軽減します。
このバッジでは、ミーティングコンシェルジュの基本について学習します。
自分専用のミーティングエージェント
ミーティングコンシェルジュは、Agentforce を基盤とする Salesforce 機能で、ミーティングライフサイクル全体を刷新し、何時間もかかっていた手作業をわずか数分で遂行します。その方法を紹介していきましょう。
- ミーティングの開始前に、既存のクライアントの財務データとリレーションデータから自動的に収集されたコンテキストを基に準備を進めます。
- ミーティングの実施中は、クライアントとの話し合いに意識を集中させながら、構造化された方法でミーティングのメモを取ります。
- ミーティングの終了後、AI が生成したミーティングサマリーを活用してフォローアップを行い、次のステップに取り組みます。
この機能があれば、何時間もかかっていた断片的な手作業が、再現可能な AI 支援型のワークフローに早変わりします。クライアント対応が重視されるプロフェッショナルであれば、事務処理に費やす時間が減り、リレーションを深め、収益拡大につながる会話にかける時間が増大します。
主要なオブジェクト
このような変化を可能にするのが、Agentforce と連携して機能する一連の基盤オブジェクトです。ミーティングコンシェルジュを使い始めるにあたり、理解しておくべきオブジェクトグループが 2 つあります。設定オブジェクトと実行時オブジェクトです。
設定オブジェクトは、再利用可能な各ミーティング種別を定義します。以下は、ミーティングコンシェルジュの主要な設定オブジェクトで、システム管理者がローコードの設定フローで定義します。
オブジェクト |
説明 |
|---|---|
ミーティングプレイブック定義 |
ミーティング種別の再利用可能なテンプレートを備え、そのフェーズ、プロンプト、アクションを定義します。 |
ミーティングプレイブック定義フェーズ |
ミーティングの事前準備、セッション中、終了後の各フェーズを定義し、プロンプト、アクション、アクションプランテンプレートに結び付けます。どのミーティングプレイブック定義も、フェーズごとにレコードが 1 つ存在します。 |
ミーティングプレイブック定義フェーズ機能 |
関連付けられた AI プロンプトテンプレートとアクションを定義して、各フェーズでコンテンツの生成とアクションを実行できるようにします。 |
ミーティングプレイブック定義権限セット |
ミーティングプレイブック定義を、それを使用できる権限セットに結び付けます。 |
実行時オブジェクトは、チームがミーティングの準備、実施、フォローアップを行う際に実施した作業を保存します。チームがミーティングコンシェルジュを使用するたびに、実行時オブジェクトを使用します。
オブジェクト |
説明 |
|---|---|
ミーティングプレイブック |
ミーティングプレイブック定義で指定された機能を使用して、各クライアントまたは取引先のミーティングを追跡します。 |
ミーティングプレイブックフェーズ |
関連付けられたアクションプランなど、ミーティングの各フェーズに関する情報を保存します。どのミーティングプレイブックも、フェーズごとにレコードが 1 つ存在します。 |
ミーティングプレイブックフェーズテキスト |
各フェーズの AI 生成コンテンツとユーザーが編集したコンテンツを保存します。 |
ミーティングプレイブックフェーズ機能 |
どのアクションが実行中で、どのアクションが実行済みかを追跡します。 |
ミーティングプレイブックフェーズコンテンツドキュメント |
プレイブックフェーズをアップロードされたドキュメントに関連付け、そのドキュメントの AI 生成サマリーを保存します。 |
ミーティングコンシェルジュで使用するオブジェクトを理解できました。次は、ミーティングが表示されるページを見てみましょう。
ミーティングコンシェルジュのホーム
ミーティングコンシェルジュのホームページは、ミーティングのワークフローを開始する場所です。
![このユーザーには今日スケジュールされているミーティングが 1 件あり、[Today's Meetings (今日のミーティング)] セクションに表示されています。](https://res.cloudinary.com/hy4kyit2a/f_auto/fl_lossy/q_70/learn/modules/meeting-concierge/get-started-with-meeting-concierge/images/ja-JP/0046d9dd59de8a753e61c5be5fb1e946_kix.ftm9xge9a7rj.png)
ミーティングコンシェルジュのホームからは、次の操作を実行できます。
- 過去と今後のミーティングを見つける。
- ミーティングプレイブックを開き、ミーティングの準備、実施、フォローアップを行う。
個々のミーティングセッションから、1 つのミーティングプレイブックレコードでミーティングライフサイクル全体を進行できます。
次のステップ
この単元では、Agentforce を活用したミーティングコンシェルジュの基本を確認しました。これは、ミーティングの準備、実施、フォローアップに必要な作業を簡素化するツールです。ミーティングコンシェルジュが利用するオブジェクトと、ミーティングを確認できるホームページについて学習しました。
続いて、ミーティングコンシェルジュが実際にどのように機能するか確認します。
次の単元では、ファイナンシャルアドバイザーがミーティングコンシェルジュを使用して、クライアントとのミーティングの準備からフォローアップまで進めていくところを見ていきます。