ミーティングコンシェルジュを設定する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• プレイブックビルダーの 3 つのステップと、システム管理者が各ステップで設定するコンポーネントについて説明する。
  
• システム管理者がミーティングプレイブック定義を設定する方法を説明する。
  
• フローの自動化でカレンダーの行動からミーティングプレイブックがどのように作成されるか説明する。
  

ミーティングコンシェルジュを設定する

前の単元では、アドバイザーの視点からミーティングコンシェルジュを確認し、この機能のメリットについて学びました。

ただし、ユーザーがミーティングの準備やフォローアップを簡素化できるようにするためには、まずシステム管理者がミーティングプレイブック定義を作成して公開し、AI プロンプトとアクションプランを設定して、プレイブックをユーザープロファイルに割り当てる必要があります。こうした設定上の決定により、表示されるミーティング種別、コンテンツの生成方法、各フェーズで使用可能なアクションなど、ユーザーエクスペリエンス全体が方向づけられます。

この単元では、チームがこの機能を使い始める際の設定に関する考慮事項を見ていきます。

この単元では、ミーティングコンシェルジュを有効にする基本的な手順は説明しません。詳細は、Salesforce ヘルプの「Set Up Meeting Concierge (ミーティングコンシェルジュの設定)」を参照してください。

ミーティングプレイブック定義を作成する

システム管理者は、ローコードのガイド付きプレイブックビルダーを使用して、ミーティングプレイブック定義を作成して設定します。プレイブックビルダーは 3 つの手順に従って、各種のミーティングに応じた標準の AI プロンプト、Agentforce アクション、フェーズを定義します。各ステップは次のとおりです。

1. 定義
   
2. Configure
   
3. 割り当てと有効化
   

このセクションでは、各ステップの役割について説明します。

定義

[Define (定義)] ステップでは、システム管理者がプレイブックの名前と説明を設定し、ミーティングを構成するフェーズを確認します。

常に、[Pre-Meeting Preparation (ミーティング前の準備)]、[In-Meeting Facilitation (ミーティング中のファシリテーション)]、[Post-Meeting Follow-Up (ミーティング後のフォローアップ)] の 3 つのフェーズが事前定義されます。

Configure

[Configure (設定)] ステップでは、システム管理者が各フェーズのコンポーネント、プロンプトテンプレート、アクションプランテンプレート、Agentforce アクションをカスタマイズします。システム管理者は、プロンプトテンプレートセレクターとアクションプランセレクターを使用して、会社が承認したテンプレートをコンポーネントに割り当てます。

ビジュアルエディターに、各フェーズがユーザーにどのように表示されるかが示されます。システム管理者は一部のフェーズコンポーネントを削除できますが、必須のものもあります。

割り当てと有効化

最後のステップで、システム管理者がプレイブックを公開し、特定の権限セットにアクセス権を付与します。適切な権限セットが選択されていれば、ユーザーに各自のロールに該当するミーティングエクスペリエンスのみが表示されます。システム管理者は、ここで選択されている権限セットに関係なく、すべてのプレイブック定義にアクセスできます。

システム管理者がミーティングプレイブック定義の設定を完了して有効にするまで、ユーザーがそのプレイブック定義からミーティングプレイブックを作成することはできません。

ミーティングプレイブック定義テンプレートから開始する

システム管理者は、各自の組織の要件に合わせて、ミーティングプレイブック定義をゼロから作成できます。あるいは、ミーティングコンシェルジュに付属するミーティングプレイブック定義テンプレートの 1 つをカスタマイズして手っ取り早く作成することも可能です。

たとえば、金融サービス向け Agentforce には、すぐに使えるミーティングプレイブック定義が付属します。

• 定期レビュー: クライアントとの年次または四半期ごとのミーティングを簡素化します。レビュー用のプロンプトテンプレートやアクションプランがあらかじめ読み込まれています。
  
• セールスプロスペクティング: 新規ビジネスとのミーティングに利用します。見込み客向けのプロンプトとアクションがあらかじめ読み込まれています。
  

システム管理者はこのテンプレートをコピーし、組織のニーズやワークフローに合わせてカスタマイズできます。ゼロから作成する場合も、テンプレートを使用する場合も、迅速かつ安全にプロセスを進行できるようにプレイブックビルダーがシステム管理者を誘導します。

ミーティングプレイブック定義を設定し終えたら、検討すべき重要な設定作業がもう 1 つあります。

ミーティングをユーザーカレンダーに接続する

ユーザーは、たとえそのレコードがあればミーティングの準備に要する時間を大幅に節約できるとしても、新たなレコードの作成に時間を取られたくないと感じます。そのため、ミーティングコンシェルジュには、ユーザーカレンダーの行動に基づいてミーティングプレイブックを自動的に作成できるテンプレートフローが用意されています。この自動化により、ユーザーはクライアントとのやり取りごとにミーティングプレイブックを手動で作成する手間を省くことができます。

一体どのようなしくみになっているのでしょうか? 新しい行動にクライアント出席者が含まれている場合、[Create Meeting from Event (イベントフローからミーティングを作成)] フローが、クライアントに関連付けられている世帯レコードを特定し、適切なミーティングプレイブック定義を選択して、ミーティングプレイブックレコードを自動的に作成します。作成されたミーティングプレイブックは、ミーティングコンシェルジュのホームページに表示されます。

この自動化を開始する場合は、システム管理者がミーティングコンシェルジュに付属する [Create Meeting from Event (行動からミーティングを作成)] テンプレートフローをコピーして有効にします。コピーしたフローを、組織の行動カテゴリや世帯の関連付けロジックに合わせてカスタマイズします。たとえば、システム管理者はミーティング種別がミーティングプレイブック定義にどのように適用されるかを調整できます。

まとめ

このバッジでは、ミーティングコンシェルジュが Agentforce を使用して、ミーティングライフサイクルの 3 つのフェーズを簡略化する方法を確認しました。

ミーティングコンシェルジュをサポートするオブジェクトについて学習し、ファイナンシャルアドバイザーがこの機能を使用して、ミーティング前の準備、ミーティング中のファシリテーション、ミーティング後のフォローアップというクライアントとの一連のやり取り全般を管理するところを見てきました。Ryan をはじめとする Cumulus Wealth のファイナンシャルアドバイザーが、どのようにしてミーティングを効率よく進め、より多くのビジネスを獲得しているのかを確認しました。

最後に、この単元では、システム管理者がミーティングプレイブック定義を作成し、カレンダーとの連携を自動化して、ミーティングコンシェルジュのユーザーエクスペリエンスを実現する方法を学びました。

ここで、各自の組織でミーティングコンシェルジュをどのように活用できるか考えてみてください。どのようなミーティングで Agentforce のサマリーやガイダンスが役立つと思いますか? このバッジで学習した機能は、各フェーズでチームをどのようにサポートできるでしょうか?

リソース

• Salesforce ヘルプ: Set Up Meeting Concierge (ミーティングコンシェルジュの設定)
• Salesforce ヘルプ: Meeting Concierge Resources (ミーティングコンシェルジュリソース)