Industries Document Generation の紹介

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• ドキュメント生成のいくつかの課題を説明する。
  
• ビジネスで Industries Document Generation を使用する利点を挙げる。
  
• このソリューションによってビジネスの課題がどのように解決されるかを説明する。
  

ドキュメント生成での課題

Sophia Perez をご紹介します。Sophia は Infiwave という通信サービスプロバイダー (CSP) の営業マネージャーです。Infiwave は売上の増加に伴って、新たな地理的・技術的市場で急速に成長しています。Sophia は社内の営業活動を統括するとともに、Salesforce システム管理者と協力してセールスプロセスを向上させています。

Sophia とその営業チームは優れた仕事振りを発揮して、毎月記録を塗り替えています。多数の商談を成立させれば、それだけ必要なドキュメントも増えていきます。チームはお客様のための見積書、提案書、契約書を無数に作成することになります。ドキュメントがそれだけ多くなると、追跡するのが困難になります。

Sophia のチームはドキュメントの生成でいくつかの課題に直面しています。その理由は次のとおりです。

• すべてのドキュメントを手動で作成する必要がある。
  
• 名前、日付、注文の詳細など、同じ情報を繰り返し入力する必要がある。
  
• 複数のドキュメントテンプレートを使用したり、テンプレートバージョンを管理したりする必要がある。
  
• ドキュメントの正確性を検証する必要がある。
  
• 法令順守に対応する必要がある (ドキュメントに適切な条項や修正条項を含めるなど)。
  

この手動プロセスに業務時間の多くを取られることが彼女の悩みです。営業チームはそれよりもお客様と話をして、営業目標を達成したいと思っています。この窮状から救ってくれるのは誰でしょうか?

Infiwave は Industries Document Generation を実装して、ドキュメント生成機能を強化し、ドキュメント処理に追われる現状を脱しようとしています。このソリューションがあれば、優れたカスタマーエクスペリエンスを実現して、市場を支配することも可能です。

Sophia のチームが Industries Document Generation を使用することにより、どのようにドキュメントに費やす時間を減らし、商談とお客様との関係強化に時間を割けるようになるかを見てみましょう。

ソリューション

Industries Document Generation は、ユーザーが事前定義済みのカスタマイズされたテンプレートからドキュメントを作成できるアプリケーションです。これは 営業チームがビジネスに不可欠なドキュメントを一貫してすばやく的確かつ正確に作成するのに役立ちます。実際にどう役立つのかと言うと、Microsoft Word や PowerPoint などのテキストベースのファイルを他のデータソースとマージして、契約、提案、見積、レポートといったカスタマイズされた各種ドキュメントを作成します。出力形式には .docx、.pptx、.pdf があります。企業やその他の組織はワープロアプリケーションやプラグインツールを使用せずにネイティブ HTML 形式でドキュメントテンプレートを設計できます。

アプリケーションを見てみましょう。次に示すのは見積レコードのスクリーンショットです。ここからさまざまな種類のドキュメントを生成できます。

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見積ドキュメントを作成するために、Sophia は見積レコードから [ドキュメントを作成] (1) を選択します。そうすると、カスタマイズされた見積ドキュメントが Sophia が選択した出力形式に応じて作成されます。新しいドキュメントは [メモ & 添付ファイル] セクション (2) に表示されます。

ビジネスへの影響

Infiwave のような企業が Industries Document Generation を活用すれば、障害を取り除き、業務を大幅に改善できます。

• ドキュメント生成の高速化: 簡単かつ正確に、しかもすばやくドキュメントを作成します。
  
• バージョン管理: ドキュメントテンプレートの複数のバージョンを管理します。 
  
• 売主側契約: 各種 Salesforce オブジェクトからマージしたデータを使用してカスタマイズした売主側契約を作成します。売主側契約は収益を生成する合意であるため、慎重な監視と管理を行うだけの価値があります。
  
• 詳細な提案ドキュメント: 定義済みの視覚形式でデータのセグメントをマージする詳細な提案ドキュメントを生成します。
  
• 統合見積: 複雑な見積には強力なドキュメント生成機能が必要です。
  
• 複数レポート: シンプルなものから複雑なものまで、複数のレポートドキュメントを生成します。