支援の割り当ての作成と編集

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

一般会計単位 (GAU) の用途について説明する。
商談の割り当てを作成または変更する。
継続支援やキャンペーンに割り当てをどのように設定するか説明する。

一般会計単位と割り当てについて理解する

多くの非営利団体は資金会計と一般会計単位 (GAU) を使用して支援を追跡しています。GAU とは、特定用途のため、または支援者、助成機関、管轄官庁、規制当局によって定められた制限に従うために備蓄しておく資金です。

Nonprofit Success Pack (NPSP) の一般会計単位の割り当て機能を使用すると、商談レコードで追跡する支援や収益を 1 つ以上の GAU に分割できます。また、キャンペーンや継続支援に割り当てを指定すれば、こうしたレコードに関連するすべての商談が同じ一般会計単位の割り当てを継承します。

割り当ては、商談や支払の総額のパーセント値 (例: 10%) か、特定の通貨の金額 (例: 10 ドル) で定義できます。

NPSP では各自の財務状況に合わせて必要なだけいくつでも GAU を定義でき、各 GAU の積み上げ集計項目に自身が指定した割り当てが集計されます。

では、No More Homelessness (NMH) という架空の非営利団体が、割り当てを作成して変更する手順をいくつかの例とともに見ていきましょう。

商談の割り当てを管理する

NMH には、フードパントリー専用の資金集めを目的とする 2 ～ 3 のキャンペーンがあります。そのため、Food Pantry Programs (フードパントリープログラム) という名前の GAU レコードがあります。支援者が各自の支援の全額または一部の使い道としてこの資金を指定すると、その金額がフードパントリーに使用されます。

NMH の開発担当者である Sofia が先ほど、Candace Evans から受け取った $100 の支援の商談レコードを作成しました。Candace からは支援の 50% をフードパントリー、50% を NMH の女性支援プログラムに割り当てるよう依頼されています。

では、Sofia がこの支援の割り当てを作成する手順を一緒に見ていきましょう。

割り当てる商談レコードを開きます。受講しながら記載の手順を実行している場合は、最初の単元で作成した [Candace Evans Donation (Candace Evans 支援)] で始まる支援を開きます。
[関連] タブをクリックして、[一般会計単位の割り当て] 関連リストを見つけます。[一般会計単位の割り当て] 関連リストが見つからない場合は、システム管理者が商談ページレイアウトに追加しなければならない可能性があります。
[一般会計単位の割り当て] 関連リストの [割り当ての管理] をクリックします。
[商談の割り当てを管理] ページで、最初の行にある [一般会計単位] 項目で各自の GAU を見つけて選択します。システム管理者がデフォルトの GAU (通常は「無制限」や「一般運営」など) を設定している場合は、この項目にその GAU が表示されていることがあります。Sofia は [Food Pantry Programs (フードパントリープログラム)] を見つけて選択します。
GAU に充当する支援のパーセント値または金額を入力します。支援のうち、現時点で割り当て可能な金額が行の下部に示されます。Sofia は [パーセント] 項目に 50 と入力します。
[行を追加] をクリックします。
他の割り当てについてもこのプロセスを繰り返します。Sofia は支援の残りの 50% を [Women’s Services (女性支援サービス)] GAU に割り当てます。
[保存] をクリックします。

商談レコードに戻ると、[一般会計単位の割り当て] 関連リストに新しい割り当てが両方とも表示されています。

[Food Pantry Programs (フードパントリープログラム)] と [Women’s Services (女性支援サービス)] の 2 つの割り当てを示す [一般会計単位の割り当て] 関連リスト

ところで、この割り当てを変更する必要がある場合にはどうすればよいのでしょうか? Sofia が支援者の Candace と話したところ、自身の支援先をフードパントリーから自立支援住宅キャピタルキャンペーンに変更したいということです。Sofia が割り当てを変更する必要があります。

変更する割り当てが含まれる商談を開きます。
[関連] タブをクリックします。
[一般会計単位の割り当て] 関連リストを見つけて、[割り当ての管理] をクリックします。
任意の項目の情報を変更するか、削除する必要がある場合はその行の [削除] をクリックします。Sofia はフードパントリーの [一般会計単位] 項目をクリックしてから、[Transitional Housing Capital Campaign (自立支援住宅キャピタルキャンペーン)] を選択して値を置き換えます。
[保存] をクリックします。

Sofia は、NPSP で GAU を正常に入力して変更できました。制限付きと制限なしの両方の資金に関するレポートを簡単に作成できるようになったため、計画時や調整時に経理チームと協力して取り組むことができます。

各自の非営利団体が会計補助元帳を使用して Salesforce と会計システムを連携させている場合には、GAU の重要性が増大します。詳細は、「リソース」にリンクが記載されている「非営利団体や教育機関向けの会計補助元帳」Trailhead モジュールを参照してください。

継続支援の割り当てを管理する

継続支援の割り当てを作成する方法は 1 回限りの支援のプロセスと似ていますが、割り当てがその継続支援の一部として作成されたすべての商談または支払レコードに自動的に割り当てられる点が異なります。

1 回限りの支援と同様に、継続支援の [一般会計単位の割り当て] 関連リストの [割り当ての管理] ボタンを使用して、継続支援の割り当てを作成して管理します。

一般会計単位の割り当てと継続支援について理解しておくべき重要事項がいくつかあります。

継続支援の一部として作成された新規商談には、その継続支援の割り当てが自動的に適用されます。たとえば、NMH の支援者である Candace が自立支援住宅プログラムとフードパントリーに毎月支援を行いたいと考えている場合、Candace の継続支援に関連する各割賦商談レコードにその意向が反映されます。
継続支援レコードの割り当てを追加、変更、削除すると、新しい割り当てがその継続支援スケジュールにあるすべての進行中の商談に適用されます。スケジュールに含まれる完了した商談の割り当ては変更されません。

キャンペーンの割り当てを管理する

キャンペーンに割り当てを指定すると、そのキャンペーンの一部として作成された商談または関連する支払にこの割り当てが自動的に適用されます。

個別の商談や継続支援の場合と同様、キャンペーンの [一般会計単位の割り当て] 関連リストの [割り当ての管理] ボタンを使用して、割り当てを作成して管理します。

一般会計単位の割り当てとキャンペーンについてはいくつかの重要な留意点があります。

割り当てが関連付けられたキャンペーンに追加された新規商談には、自動的にそれらの割り当てが適用されます。
キャンペーンの既存の割り当てを追加、変更、削除した場合、そのキャンペーンの一部として作成された新規商談のみに影響します。以前に作成した商談が変更されることはありません。
キャンペーンと継続支援の両方が指定されている商談では、継続支援の割り当てが使用されます。
既存の商談に対してキャンペーンを追加または削除しても、商談の割り当てが自動的に変更されることはありません。

割り当て積み上げ集計を確認する

各 GAU レコードには、割り当ての追跡に役立つ一連の積み上げ集計項目が設定されています。この積み上げ集計項目を確認するには、アプリケーションランチャー ( アプリケーションランチャーアイコン ) で [一般会計単位] を検索して選択します。リストビューで、GAU レコードを選択して確認します。

[一般会計単位] レコードの割り当て積み上げ集計項目

GAU レコードには、[支援成立] フェーズの商談 (設定によっては支払) に指定されている割り当てからの積み上げ集計情報が示されます。積み上げ集計情報は夜間に自動更新されますが、GAU レコードで [積み上げ集計の再計算] をクリックすれば手動で更新できます。

積み上げ集計項目は事前設定されていますが、システム管理者が必要に応じて更新できます。こうした積み上げ集計項目で商談レコードタイプが除外されているか、他の条件が行われているかを把握するには、システム管理者にお問い合わせください。

一般会計単位の割り当てではマルチ通貨がサポートされています。GAU には任意の通貨を設定でき、割り当ての集計時に積み上げ集計項目で通貨の換算が行われます。割り当てには、割り当てが関連付けられている商談、キャンペーン、継続支援の通貨が継承されます。

これまでこのモジュールで 1 回限りの支援の作成、支払の管理、継続支援の作成、収益の GAU への割り当てを行いました。まだ支援の特に重要な部分が残っています。支援者に謝意を示すことです。次の単元でこの点を説明します。