ミーティングコンシェルジュでミーティングを簡素化する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• ミーティングコンシェルジュの概要と、ウェルスアドバイザーの管理業務の負担をどのように軽減するかを説明する。
  
• ミーティングコンシェルジュのライフサイクルの 3 つのフェーズと、各フェーズで行われることを特定する。
  
• ミーティングコンシェルジュが今日の活動およびクライアント詳細ページと連携して、アドバイザーのワークフロー全体をどのようにサポートするかを説明する。
  

ミーティングの負担を乗り越える

これまでに、今日の活動でアドバイザーに優先順位付きの業務リストを提供する仕組みについて学習しました。また、拡張クライアント詳細ページにクライアントと世帯に関する情報を集約して表示し、アドバイザーがクライアントをすばやく把握できるようにする仕組みについても学びました。ただし、アドバイザーが最も力を発揮するのはクライアントとやり取りするときです。そこで役立つのがミーティングコンシェルジュです。

ミーティングコンシェルジュは、アドバイザーによるミーティングの計画、実施、フォローアップをサポートします。

たとえば、ファイナンシャルアドバイザーの Ryan は、リスクのあるクライアントとの関係を強化するためのミーティングを予定しています。以前は、ミーティングの準備だけで少なくとも 1 時間かかっていました。財務データを手作業で集め、カストディアンポータルでポートフォリオのパフォーマンスを確認し、過去のメールに目を通して、アジェンダを作成していました。

現在は、ミーティングコンシェルジュを使用して AI によるサマリーを確認しながら準備を整え、ミーティングを進行し、迅速にフォローアップしています。

この単元では、ミーティングコンシェルジュの基本を確認しながら、Ryan のミーティングのライフサイクルを一緒に追っていきましょう。

ミーティングコンシェルジュの基本

ミーティングコンシェルジュは Agentforce を活用してミーティングのライフサイクルを変革し、何時間もの手作業をわずか数分に短縮します。ミーティングの準備、メモ取り、フォローアップのための、AI を活用した再現性のあるワークフローを自社で構築できるツールを提供します。ミーティングコンシェルジュは、専用のホームページから開くか、[Run My Day (今日の活動)] ページでミーティングを選択して開きます。

ミーティングごとに独自のミーティングプレイブックレコードがあります。Salesforce システム管理者が簡単な設定をするだけで、アドバイザーのカレンダーにクライアントのミーティングが追加されると、自動的にこのレコードが作成されます。手動でレコードを作成する必要はありません。

ロールとタスク固有のミーティングプレイブック定義からミーティングプレイブックが生成されます。Salesforce システム管理者は、ミーティング種別ごとに適切なプロンプト、アクションプラン、Agentforce アクションを使用してこれらの定義を設定します。設定は簡単です。付属のテンプレートとローコードのプレイブックビルダーが、ミーティングのフェーズを設定し、ミーティングプレイブック定義を特定の権限セットに割り当てる手順を案内します。この単元では設定の詳細には触れていません。詳細は、Trailhead の「Meeting Concierge (ミーティングコンシェルジュ)」バッジを参照してください。

各ミーティングプレイブックでは、アドバイザーの業務が [Pre Meeting (ミーティング前)]、[In Session (セッション中)]、[Post Meeting (ミーティング後)] という 3 つのフェーズ (タブ) に整理されています。

ミーティングコンシェルジュの機能をより深く理解するために、Ryan が各フェーズを進む様子を実際に確認してみましょう。

ミーティング前の準備

Ryan がクライアントミーティングの行動を作成したとき、フローによって自動的にミーティングプレイブックが作成されました。Ryan はそれを [Run My Day (今日の活動)] ホームページで確認できます。Ryan はまず、プレイブックの準備フェーズを確認します。このフェーズには、AI によって生成された [Client Summary (クライアントサマリー)] が含まれており、クライアントの財務状況、目標、ポートフォリオのパフォーマンス、過去のインタラクション、ライフイベントが網羅されています。Agentforce は、Salesforce と Data 360 のデータからこのサマリーを数秒で作成します。

Ryan はまた、Agentforce が生成した、提案アジェンダ付きのミーティングの準備ブリーフィングも確認します。

クライアントサマリーまたはミーティングの準備ブリーフィングを変更するには、Ryan は [Edit (編集)] を選択して変更を加えるか、変更したい内容を説明して Agentforce にブリーフィングの修正を指示できます。

Ryan は、システム管理者がアクションプランを通じて定義したいくつかのミーティングの準備 ToDo に取り組みます。また、関連するドキュメントをいくつかアップロードします。ドキュメントをアップロードするときに、Ryan は Agentforce がドキュメントを要約して新しい情報をミーティング前のサマリーに追加するオプションを選択します。

クライアントとのミーティングの準備ができたら、Ryan は [Generate Meeting Discussion Guide (ミーティングディスカッションガイドを生成)] をクリックします。Agentforce がミーティング中に活用できるサマリーとアジェンダを作成します。

ミーティング中のファシリテーション

ミーティングの時間になると、Ryan はミーティングプレイブックの [In Session (セッション中)] タブに移動します。そこで、AI が生成したミーティングディスカッションガイドを活用し、アジェンダとクライアントの重要な決定事項に注力します。AI が生成したほかのサマリーやブリーフィングと同様に、Ryan はミーティング前にガイドを編集し、内容を変更したり、Agentforce に出力の修正を依頼したりします。

Ryan はクライアントの同意を得てミーティングの音声を録音し、ミーティングセッションに直接メモを入力し、参考ドキュメントをアップロードします。また、セッション中に手書きしたメモもアップロードします。会話の完全なコンテキスト (書かれたメモ、音声サマリー、アップロードされた資料) をミーティングプレイブックに記録します。

ミーティングコンシェルジュは、音声の録音全体や文字起こしの全文を保存することはありません。音声ディスカッションの AI が生成したサマリーのみを保持するため、企業はコンプライアンスルールの範囲内で運用できます。

ミーティングが終わる頃には、Ryan はクライアントの重要な情報をすべて記録できたと確信しています。[Generate Meeting Follow-Up (ミーティングのフォローアップを生成)] を選択して、[Post Meeting (ミーティング後)] タブに移動し、フォローアップメモを生成します。

ミーティング後のフォローアップ

Ryan が [Post Meeting (ミーティング後)] フェーズに移ると、Agentforce はミーティングメモとクライアントの Salesforce と Data 360 のデータを組み合わせ、議論されたトピック、決定事項、次のステップを含む、構造化されたフォローアップサマリーを生成します。

Ryan はミーティングのフォローアップサマリーを確認し、修正して、レコードに保存します。生成されたサマリーは、Ryan が内容を確認して保存してはじめて Salesforce レコードの一部になります。そのため、自社の唯一の信頼できる情報源にどのような情報を記録するかを、Ryan 自身が管理できます。

フォローアップ ToDo に対応するために、Ryan はミーティング後の Agentforce アクションを使用します。たとえば、次のようなものがあります。

• フォローアップメールのドラフトを作成
  
• 財務目標を更新
  
• フォローアップ ToDo を作成
  
• 世帯メンバーを更新
  
• 紹介を作成
  

ミーティングサマリーに関連するアクションは Agentforce によってランク付けされます。また、対応漏れを防ぐために、ミーティングのフォローアップ ToDo のリストを 1 つずつ処理していきます。

Ryan は最後のフォローアップ ToDo を完了した時点で、クライアントが他社にビジネスを移すリスクはなくなったと確信しています。エージェンティックアドバイザー環境スイートの機能を組み合わせることで、Ryan はクライアントとの関係を築き、クライアントの取引を拡大する新たな機会を見つけることができました。

次のステップ

この単元では、ミーティングコンシェルジュが、ミーティング前の準備からミーティング中のファシリテーション、ミーティング後のフォローアップまで、ミーティングのライフサイクル全体をどのように変革するかを学びました。

次の単元では、チームの収益拡大を支援するもう 1 つのツール、インテリジェント紹介管理について詳しく説明します。

リソース

• Trailhead: Meeting Concierge (ミーティングコンシェルジュ)
• Trailhead: プロンプトとプロンプトビルダー入門
• Salesforce ヘルプ: アクションプラン