Accounting Subledger を探る
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- Accounting Subledger のしくみを説明する。
- Accounting Subledger によって教育機関の会計プロセスを効率化できるしくみを説明する。
Education Cloud は Agentforce Education に改称されましたが、 アプリケーションやドキュメントでは、まだ Education Cloud という名称が使われている場合があります。
教育機関の会計部門へとつながる架け橋
教育について考えるとき、会計のことを真っ先に思い浮かべることはないかもしれませんが、教育機関で最も重要な部門の 1 つであることは間違いありません。教育機関は膨大な量の財務データを扱っています。
会計部門が適切に機能するためには、お金をやり取りする部門からの絶え間ない情報の流れを必要とします。(お金をやり取りする部門とは、要はほぼすべての部門ということです。) 助成金、奨学金、授業料、図書館利用料、食事関連費など、非常に多くの項目を計上しなければなりません。
ただし、ほかの部門には、会計ソフトウェアや会計実務について特別な訓練を受けたスタッフはいません。同様に、会計部門のスタッフも、Salesforce のような顧客リレーション管理 (CRM) システムを日常的に使用しているわけではないでしょう。たとえば募集や入学審査の担当者は日々の業務管理に Salesforce を大いに活用していますが、会計チームのメンバーは会計ソフトウェアで大半の時間を過ごしています。
では、会計以外の部門は、財務データが適切に記録されるように、会計部門が必要とするタイミングと形式に合わせて財務データをどのように渡しているのでしょうか?
よくある解決策として、手作業で複数のスプレッドシートにエクスポートする方法がありますが、データが完全かつ正確であることを確認するために、多くの余分な時間と労力がかかることがあります。そうした追加作業をすべて行っても、部門間で延々と確認のやり取りが続く原因となる不一致が残ることがあります。
そこで役立つのが、Accounting Subledger (会計補助台帳) です。
データ統合の簡素化
Accounting Subledger では、すでに Salesforce に慣れているユーザーが、既存の CRM レコードから借方と貸方を直接生成し、会計システムに対応した仕訳形式で新しいレコードを作成できます。その後、整った完全なデータを会計システムにスムーズに転送できます。
大まかなしくみを見てみましょう。
- 実装の一環として、会計セットを使用して財務データを Accounting Subledger のデータモデルに対応付け、トランザクションジャーナルレコードを生成するよう設定します。
- 教職員は、手数料、授業料、寄付などの財務データを Salesforce で取得します。
- Accounting Subledger は、手動実行またはシステム管理者が設定したスケジュールに基づいて、対象となるすべてのレコードのトランザクションジャーナルレコードを作成します。
- レポート、カスタムインテグレーション、またはミドルウェアソリューションを介して、会計データを会計システムに転送します。
Accounting Subledger では、特定の基金への詳細な配分も行うことができ、Salesforce の柔軟なレポートオプションによって、さまざまな部門がそれぞれに最適な方法でデータを確認できます。
これは、教育機関全体の部門にとってメリットがあります。教職員は、複雑な会計プロセスへの対応に費やす時間を減らして、学生とのやり取りにより多くの時間を使えるようになります。会計チームのメンバーは、帳簿の正確性を維持して期限どおりに締めるために必要な、適切な形式の財務データを一貫して受け取ることができます。
教育機関には、次のようなメリットもあります。
- 意思決定に役立ち、リソースを最大限に活用し、財務上の課題に対処するための、堅実な財務レポートと可視性
- 会計部門とのコミュニケーションの効率化とパートナーシップの強化
- 組み込まれたコンプライアンス対策
Accounting Subledger によって得られる効率化やインサイトについて概要を確認できたので、さらに詳しく学習しましょう。リソースセクションには、より深く理解するために役立つドキュメントや Trailhead コンテンツが用意されています。
リソース