Utilisation du partage spécifique à un site

Vidéo de démonstration Trail Together

Vous souhaitez être guidé pas à pas par un expert pendant que vous travaillez sur cette étape ? Regardez cette vidéo qui fait partie de la série Trail Together. Le clip commence à 46 min 09 s, au cas où vous voudriez revenir en arrière et regarder à nouveau le début de l’étape.

Partage d’enregistrements avec des sites et des portails à haut volume

Jusqu'à présent, pour les partenaires, vous avez utilisé diverses capacités de partage disponibles pour tous les utilisateurs Salesforce. Il existe cependant des capacités de partages spécifiques disponibles uniquement pour les utilisateurs externes. Commençons par les ensembles de partages.

Regardez une vidéo décrivant le fonctionnement du partage propre à un site.

Vous avez créé des ensembles de partages propres aux sites et aux portails à haut volume afin de faciliter l’accès et la consultation d’enregistrements par un nombre important d’utilisateurs externes. Contrairement aux règles de partage, qui utilisent des rôles et des groupes publics, les ensembles de partages utilisent des profils pour accorder l'accès aux enregistrements à un groupe d'utilisateurs.

Le mécanisme de partage utilisé dans des ensembles de partages est appelé mappage de l'accès. Un ensemble de partages est essentiellement un conteneur de mappages d'accès. Un mappage d'accès peut être défini de deux façons :

• En utilisant une référence directe à l'enregistrement que vous souhaitez partager, par exemple un compte associé à une requête.
  
• En utilisant une référence indirecte à l'enregistrement que vous souhaitez partager, par exemple le compte associé à un actif associé à une requête.
  

Examinons le fonctionnement des ensembles de partages et des mappages d'accès.

Utilisation d'ensemble de partages

Outre la configuration de portail partenaire, Ursa Major envisage de mettre en œuvre un centre d'aide pour ses clients. La société compte obtenir plusieurs milliers de membres dans les deux prochaines années. Une fonction importante du centre d'aide est la création de requêtes : les clients peuvent créer des requêtes pour les problèmes qu'ils rencontrent avec leur système de panneaux solaires.

Souvenez-vous, lors d’une étape antérieure, vous avez configuré le paramètre par défaut d'organisation externe sur Privé pour les requêtes. Cela signifie que chaque propriétaire de requête peut afficher uniquement sa propre requête. Toutefois, Ursa Major souhaite permettre aux clients appartenant à un même compte d'accéder à toutes les requêtes du compte.

Pour partager les données des requêtes, Maria crée un ensemble de partages avec un mappage d'accès dans l'objet Requête. Le mappage d'accès accorde d'accès en lecture aux enregistrements de requête lorsque le compte d'utilisateur correspond au compte de la requête. Ainsi, les utilisateurs d'un même compte peuvent consulter leurs requêtes respectives.

Examinons comment Maria procède.

1. Dans Setup (Configuration), saisissez Digital Experiences (Expériences numériques) dans la case Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Settings (Paramètres).
   
2. Dans la liste associée Sharing Sets (Ensembles de partages), cliquez sur New (Nouveau).
   

• Label (Étiquette) : Share Customer Cases (Partage des requêtes clients)
• Nom d'ensemble de partage : [automatiquement renseigné]
  

3. Dans la section Select Profiles (Sélectionner des profils), dans la liste des profils disponibles, ajoutez Customer Community User (Utilisateur de communauté client). Voici le profil avec lequel vous partagez les requêtes.
   
4. Dans la section Select Objects (Sélectionner des objets), dans la liste des profils disponibles, ajoutez Case (Requête). La liste des objets disponibles exclut :
   

• Les objets avec un paramètre de partage de l'organisation défini sur Accès public en lecture/écriture
  
• Les objets personnalisés qui n'ont pas de champ de référence de compte ou de contact
  

5. Pour configurer l’accès aux profils sélectionnés, dans la section Configure Access (Configurer l’accès), cliquez sur Set Up (Configurer) en regard de Case (Requête).
   
6. Accordez l'accès en fonction d'une référence à un compte :
   

• Sélectionnez Account (Compte) dans le menu déroulant User (Utilisateur).
  
• Pour déterminer la recherche sur l’objet cible, sélectionnez Account (Compte) dans le menu déroulant Target Case (Requête cible) .
  

7. Pour Access Level (Niveau d’accès), sélectionnez Read Only (Lecture seule).
   
8. Cliquez sur Update (Mettre à jour).
   
9. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Désormais, lorsque vous ajoutez au compte des utilisateurs clients, ils ont accès aux requêtes de tous les autres clients de ce compte.

Ensuite, créez un utilisateur client dans votre Trailhead Playground. (nous vous demandons d'effectuer cette étape supplémentaire afin de vérifier que vous avez correctement défini le mappage d'accès).

1. Dans App Launcher (Lanceur d’application), sélectionnez Accounts (Comptes).
   
2. Sélectionnez la vue de liste All Accounts (Tous les comptes).
   
3. Cliquez sur Burlington Textiles Corp of America.
   
4. Dans la liste associée Contact, cliquez sur Jack Rogers.
   
5. Dans le menu déroulant d’actions rapides, sélectionnez Enable Customer User (Activer l'utilisateur Client).
   
6. Dans la page de détail Nouvel utilisateur, saisissez les informations ci-dessous.
   

• E-mail : [saisissez votre adresse e-mail pour recevoir les informations de connexion des nouveaux utilisateurs que vous avez créés]
  
• Nom d'utilisateur : [nom d'utilisateur unique sous le format d'une adresse e-mail]
  
• Licence utilisateur : Customer Community (Communauté client)
  
• Profil : Customer Community User (Utilisateur de communauté client)
  
• Cochez la case Generate new password and notify user immediately (Générer un nouveau mot de passe et avertir immédiatement l'utilisateur).
  
• Cliquez sur Save (Enregistrer), puis sur OK.
  

Maintenant, vérifiez que Jack Rogers a accès aux requêtes associées à son compte. Pour ce faire, connectez-vous d’abord au site en tant que Jack.

1. Dans App Launcher (Lanceur d’application), sélectionnez Contacts (Contacts).
   
2. Sélectionnez Jack Rogers.
   
3. Dans le menu déroulant des actions rapides, sélectionnez Log in to Experience as User (Se connecter à Experience en tant qu’utilisateur).
   

Sur le portail, cliquez sur le menu déroulant en regard du nom de Jack et sélectionnez My Account (Mon compte). Vous devriez voir la liste associée Cases (Requêtes), comprenant deux requêtes associées au compte Burlington. Bon travail !

Ressources

Série de vidéos : Who Sees What in Experience Cloud (Qui voit quoi dans Experience Cloud)

Aide de Salesforce : Use Share Groups to Share Records Owned by High-Volume Experience Cloud Site Users (Utilisation de groupes de partage pour partager des enregistrements appartenant à des utilisateurs haut volume de site Experience Cloud)