Configuration de rôles de compte et de la hiérarchie des rôles

Vidéo de démonstration Trail Together

Vous souhaitez être guidé pas à pas par un expert pendant que vous travaillez sur cette étape ? Regardez cette vidéo qui fait partie de la série Trail Together. Le clip commence à 29 min 28 s, au cas où vous voudriez revenir en arrière et regarder à nouveau le début de l’étape.

Récapitulatif

Jusqu'à présent, vous avez créé un nouveau portail, converti des comptes Salesforce en comptes partenaires, converti des contacts en utilisateurs partenaires et configuré un modèle de partage externe. Dans cette étape, vous allez configurer des rôles de compte, examiner comment ils s'intègrent à la hiérarchie des rôles de Salesforce et vérifier la visibilité de quelques opportunités.

Voici un aperçu du fonctionnement des rôles de compte.

Attribution de rôles à des utilisateurs

Lorsque vous avez créé des utilisateurs partenaires, vous ne leur avez attribué aucun rôle. Salesforce attribue automatiquement à tous les nouveaux utilisateurs partenaires le rôle Utilisateur partenaire de leur compte. Cependant, que faire si vous souhaitez configurer une hiérarchie dans un compte afin d'utiliser la hiérarchie des rôles de l'organisation pour partager des enregistrements ?

Vous pouvez le faire.

Souvenez-vous, à l’étape 2 du projet, vous avez défini le paramètre du rôle utilisateur partenaire par défaut sur 2 (sous Setup [Configuration] | Digital Experiences [Expériences numériques] | Settings [Paramètres]).

Le paramètre par défaut des rôles de compte est défini sur 1, mais vous pouvez configurer jusqu'à 3 rôles pour des comptes partenaires. Pour Usra Major, Maria a déjà configuré deux rôles par compte partenaire (Utilisateur et Responsable) afin de permettre aux partenaires de partager des opportunités et d'autres enregistrements selon une hiérarchie.

Modifiez les rôles de quelques utilisateurs partenaires.

1. Dans Setup (Configuration), saisissez Users (Utilisateurs) dans la case Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Users (Utilisateurs).
   
2. Cliquez sur Edit (Modifier) en regard de Levy, Barbara.
   
3. Changez son rôle sur Express Logistics and Transport Partner Manager.
   
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   
5. Suivez la même procédure pour changer le rôle de Sean Forbes en Edge Communications Partner Manager.
   

Vous avez configuré une petite hiérarchie de rôle dans vos comptes partenaires, qui comprend des responsables partenaires de rang supérieur aux utilisateurs partenaires. Pour pouvoir utiliser la hiérarchie des rôles de l'organisation Salesforce interne pour ces utilisateurs partenaires, vous devez ajouter un responsable de compte réseau en définissant cet utilisateur comme propriétaire des comptes partenaires.

Considérations relatives à l'utilisation de rôles de compte

Vous pouvez avoir jusqu'à trois rôles de compte dans votre organisation, mais cela ne signifie pas que vous devez nécessairement en avoir autant. Nous recommandons de conserver le paramètre par défaut défini sur un seul rôle de compte et d'utiliser d'autres mécanismes de partage si vous souhaitez augmenter la visibilité des enregistrements. Une augmentation du nombre de rôles peut affecter les performances.

Si vous définissez votre rôle partenaire sur 1 et décidez d’augmenter le nombre de rôles ultérieurement, l’augmentation du nombre de rôles n’est pas appliqué aux comptes partenaires existants.

Par défaut, les nouvelles organisations peuvent avoir un maximum de 50 000 rôles de compte pour les utilisateurs d’Experience Cloud. Pour augmenter le nombre de rôles de comptes à 100 000, contactez le support. Vous devrez soumettre une analyse détaillée de la conception du système pour approbation. Le nombre maximal absolu de rôles de compte dans Salesforce est de 500 000, qui nécessite au préalable une approbation spéciale de Salesforce.

Les rôles de compte peuvent augmenter rapidement, car Salesforce génère des rôles pour chaque compte disposant d’utilisateurs de site associés. Ainsi, si vous configurez 2 rôles de compte partenaire dans votre organisation et que vous avez 100 comptes partenaires, vous créez 200 rôles de compte.

Vous pouvez attribuer des rôles de compte uniquement à des utilisateurs externes détenteurs d'une licence Customer Community Plus ou Partner Community.

Ajout d'un responsable de compte réseau à la hiérarchie des rôles

Maintenant, ajoutez un utilisateur responsable de compte réseau à votre Trailhead Playground et attribuez un rôle à cet utilisateur dans la hiérarchie des rôles.

1. Dans Setup (Configuration), saisissez Users (Utilisateurs) dans la case Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Users (Utilisateurs).
   
2. Cliquez sur New User(Nouveau utilisateur), puis saisissez ces informations.
   

• Prénom : Maya
• Nom : Pasqua
• E-mail : [votre adresse e-mail]
  
• Alias : [automatiquement renseigné]
  
• Nom d'utilisateur : [nom d'utilisateur unique sous le format d'une adresse e-mail]
  
• Surnom : [doit être unique]
  
• Rôle : Channel Sales Team
  
• License : Salesforce
  
• Profil : Custom:
  
• Décochez ces cases :
  
  • Utilisateur de Salesforce CRM Content
    
  • Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Recevoir les alertes Salesforce CRM Content par e-mail) (si cette option est sélectionnée)
    
• Cochez la case Generate new password and notify user immediately (Générer un nouveau mot de passe et avertir immédiatement l'utilisateur).
  
• Cliquez sur Save (Enregistrer).
  

Une fois l'utilisateur créé, vous devriez recevoir un e-mail de vérification de votre compte et de définition de votre mot de passe. Vous n’êtes pas obligé de le faire pour ce projet, mais vous pouvez le faire.

Test de la visibilité des opportunités

Pour tester la visibilité des opportunités, modifiez la propriété de certains enregistrements.

1. Dans App Launcher (Lanceur d’application), sélectionnez Accounts (Comptes).
   
2. Cliquez sur Edge Communications.
   
3. Dans le menu déroulant d’actions rapides, sélectionnez Change Owner (Modifier le propriétaire).
   
4. Recherchez et sélectionnez Maya Pasqua.
   
5. Cliquez sur Submit (Soumettre).
   
6. Dans la liste des opportunités de l'onglet Related (Associé) d’Edge Communications, sélectionnez Edge Installation (Installation Edge).
   
7. Dans le menu déroulant d’actions rapides, sélectionnez Change Owner (Modifier le propriétaire).
   
8. Recherchez et sélectionnez Rose Gonzalez. Si vous ne trouvez pas Rose, définissez d’abord la cible de recherche sur Partner Users (Utilisateurs partenaires).
   
   
9. Cliquez sur Submit (Soumettre).
   

Résumons ce que vous venez de configurer.

Le rôle de Rose est Edge Communications Partner User. Tous ses enregistrements sont visibles par Sean Forbes, de rang immédiatement supérieur au sien dans la hiérarchie des rôles avec le rôle Edge Communications Partner Manager.

Les opportunités de Rose sont également visibles par Maya Pasqua, qui est propriétaire du compte partenaire dans Salesforce. Les mêmes opportunités sont également visibles par tous les utilisateurs de rang supérieur à Maya Pasqua dans la hiérarchie des rôles de l'organisation.

N'hésitez pas à tester ces accès en vous connectant au portail au nom de Rose et de Sean afin de vérifier la visibilité d'Edge Installation.

Ressources

Série de vidéos : Who Sees What in Experience Cloud (Qui voit quoi dans Experience Cloud)